PENGURUSAN KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA …

1 PENGURUSAN . KEHILANGAN DAN. HAPUSKIRA WANG AWAM. TAFSIRAN KEHILANGAN . KEHILANGAN wang awam disebabkan oleh kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam; kemalangan, kebakaran, bencana alam, kekurangan ,bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa,hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan sia-sia. TAFSIRAN HAPUSKIRA . Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang. TAFSIRAN WANG AWAM. Definasi menurut Seksyen 3 Akta Tatacara Kewangan .. Termasuk wang tunai dan kesetaraan tunai(cash equivalent). serta semua instrumen kewangan TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL.

2 Pegawai Pengawal ialah: Pegawai yang dilantik oleh Menteri Kewangan /MB/KM menurut Seksyen 15A Akta Tatacara kewangan 1957 . Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah jabatan TAFSIRAN KETUA jabatan . Ketua jabatan termasuk: Ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah. TAFSIRAN PERBELANJAAN SIA-SIA. Perbelanjaan oleh kem/jab menggunakan peruntukan yang diluluskan untuk perbelanjaan yang tiada faedah,tiada guna, tidak membawa pulangan kepada kem/jab TAFSIRAN PEMBAYARAN TANPA KUASA. Pembayaran yang dibuat dengan tidak wajar samada bertentangan dengan peruntukan undang- undang,peraturan atau tidak mengikut syarat/kaedah/tatacara yang ditetapkan bagi sesuatu bayaran KUASA MELULUS HAPUSKIRA .

3 Dua (2) peringkat: (a)Perbendaharaan (b) Pegawai Pengawal KUASA MELULUS. PERINGKAT PERBENDAHARAAN. (a) Menurut Seksyen 17 Akta Tatacara Kewangan 1957(Semakan 1972) kuasa terletak pada Menteri Kewangan bagi amaun lebih RM 25,000 bagi setiap kes/akaun KUASA MELULUS. PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL. (a) Menteri Kewangan telah mewakilkan kuasa di bawah Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa 1953 kepada Pegawai Pengawal bagi menimbang dan meluluskan HAPUSKIRA di bawah Seksyen 17(b) Akta Tatacara Kewangan 1957(semakan 1972) bagi amaun sehingga RM. 25,000 bagi setiap kes/ akaun PROSES HAPUSKIRA . 1. Melaporkan KEHILANGAN Wang Awam disebabkan oleh kecurian/Penipuan/Penyelewangan dan Kecuaian Pegawai (a) Ketua jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas KEHILANGAN atau yang menjaga aset atau yang mengetahui KEHILANGAN berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu KEHILANGAN diketahui jika ia ada alasan untuk mempercayai satu kesalahan jenayah telah berlaku bersabit KEHILANGAN itu.

4 PROSES HAPUSKIRA . 2. Laporan Awal Lampiran J -AP 316(c). (a) Ketua jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi KEHILANGAN yang melibatkan seorang Ketua jabatan , Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian /. Ibu Pejabat. PROSES HAPUSKIRA . 2. Laporan Awal Lampiran J. (b) Ketua jabatan di mana KEHILANGAN berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 5 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada: (i) Pegawai Pengawal di kem/ jabatan di mana KEHILANGAN berlaku; dan (ii)Ketua Setiausaha Perbendaharaan PROSES HAPUSKIRA . 2. Laporan Awal Lampiran J.

5 (c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara. LAMPIRAN J. [Arahan Perbendaharaan 316(c )]. LAPORAN AWALKEHILANGAN WANG AWAM KERAJAAN. Nyatakan:- 1. Jenis KEHILANGAN 2. Anggaran jumlah wang tunai 3. Tempat sebenar KEHILANGAN berlaku 4. Tarikh dan masa KEHILANGAN berlaku 5. Cara bagaimana KEHILANGAN berlaku LAMP J. 6. Nama dan pegawai terakhir sekali menyimpan wang tersebut. 7. Sama ada seseorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke atas KEHILANGAN itu. Jika ya, nama dan jawatannya. 8. Sama ada seseorang pegawai telah ditahan kerja.

6 9. Sama ada laporan kepada Polis telah dibuat selaras dengan AP nyatakan rujukan Polis dan tarikh Laporan Polis. LAMP J. 9. Langkah berjaga-jaga yang telah diambil untuk mengelakan KEHILANGAN itu berlaku 10. Langkah-langkah yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini. 11. Catatan lain sekiranya ada Tarikh: Tandatangan Ketua Pejabat/ ketua jabatan Nama: Jawatan: Cop jabatan : PROSES HAPUSKIRA . 3. Jawatankuasa Penyiasat (a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan format seperti di Lampiran 2 PP Tahun 2008 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

7 (b) Keanggotaan: (i) Pegawai yang tidak terlibat dengan KEHILANGAN itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama;. (ii) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana seorang dari kumpulan P&P. (iii) Mempunyai pengalaman dalam PENGURUSAN kewangan PROSES HAPUSKIRA . 3. Jawatankuasa Penyiasat (c) Bagi KEHILANGAN yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan KEHILANGAN itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat. PROSES HAPUSKIRA . 4. Tugas Jawatankuasa Penyiasat Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan.

8 Mengenal pasti pegawai-pegawai yang bertanggungjawab atas KEHILANGAN itu Menyoal siasat pegawai-pegawai yang terlibat atau mana-mana pegawai yang difikirkan perlu Meneliti rekod-rekod kewangan,laporan Polis dan laporan awal Melawat dan meriksa sendiri tempat kejadian. Mendapatkan bukti bergambar sekitar tempat kejadian,salinan dokumen yang berkaitan sebagai bahan bukti(sekiranya perlu). Tindakan lain yang difikirkan sesuai bagi melengkapkan PROSES HAPUSKIRA . 4. Tugas Jawatankuasa Penyiasat Mengenal pasti sama ada Arahan Perbendaharaan dan peraturan kewangan yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dipatuhi Mendapatkan keterangan samada punca KEHILANGAN disebabkan kecuaian pegawai,kegagalan mematuhi peraturan yang telah disengajakan,kegagalan penyeliaan,tidak mempunyai pengetahuan atau pengalaman dalam PENGURUSAN wang awam.

9 Mendapatkan penjelasan terhadap kelemahan yang wujud sehingga berlakunya KEHILANGAN PROSES HAPUSKIRA . 4. Tugas Jawatankuasa Penyiasat Mengenal pasti risiko keselamatan dan mengesyorkan langkah-langkah kawalan dan pencegahan;dan Menyediakan laporan siasatan dan menandatangani Laporan Akhir serta mengemukakan kepada pengawai pengawal untuk ulasan dan syor PROSES HAPUSKIRA . 5. Laporan Akhir Lampiran K -Arahan Perbendaharaan 317(b). (a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyedia Laporan Akhir dan kemuka kepada Pegawai Pengawal dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

10 PROSES HAPUSKIRA . 5. Laporan Akhir Lamp K. (b) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan rekod kewangan,laporan hasil siasatan Polis,gambar lokasi kejadian(jika Perlu) dan lain-lain dokumen berkaitan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada. PROSES HAPUSKIRA . 5. Laporan Akhir Lamp K. (c) Pegawai Pengawal setelah berpuashati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk :- (i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira wang awam yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau (ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira wang awam yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan (iii)Menandatangani sendiri syor dan ulasan.