PENYEDIAAN LAPORAN & KERTAS KERJA BERKUALITI

1 PENYEDIAAN LAPORAN & KERTAS KERJA BERKUALITID isediakan Oleh:Mohd. Norazlin,Institut Perkhidmatan Dalam PENYEDIAAN SWOT & Menyediakan LAPORAN & KERTAS penghujung program ini peserta akan dapat: Mendiakan LAPORAN yang bersesuaian dengan keperluan pembaca Meningkatkan kemahiran penulisan melalui kaedah yang betul Menggunakan format yang bersistematik1. PENGENALANKOMUNIKASI DALAM ORGANISASI menghantar dan menerima mesej di kalangan individu yang berkaitan dalam persekitaran tertentu untuk mencapai matlamat bersama the sending and receiving of messages among interrelated individuals within a particular environment or setting to achieve individual and common goals al. 2011 SESAWANGSURAT RASMIBUKUPAPAN NOTISMINITMESYUARATLAPORANKERTAS KERJAE-MELPESANAN RINGKASS aluran Komunikasi Bertulis Dalam Organisasi.

2 Satuketeranganbertulisyangmenyampaikanma klumatyangdidapatimelaluipemerhatian,pen dengaranatauperlaksanaanuntukdigunakanol ehpihak-pihakyangterbabitdalammenyelesai kanmasaalah,membuatkeputusandanmembuatca dangan. Hj DuramanTuah ( MantanPenolong Pengarah IPA )PENGERTIAN LAPORAN1)Rekod maklumat2)Bahan Rujukan3)Menyampaikan cadangan tanpa mengambil kira pandangan penulis4)Membantu dalam membuat keputusanFUNGSI LAPORAN & KERTAS KERJAJ enis LAPORAN AkademikTesisKajianTeknikalKewanganDasar (WhitePaper)PengurusanMenghadiri LatihanPerlaksanaan ProjekMaklumatSokonganCadanganObjektif Penulis menentukan jenis laporanJENIS LAPORAN PENGURUSANLAPORAN: LAPORAN Tidak FormalLaporan FormalLaporan PanjangLaporan MaklumatKertas KerjaLaporan BerformatLAPORAN TIDAK FORMAL Menyampaikan maklumat atau hasrat 1-2 Muka surat Dihadapkan kepada ketua atau Dan TarikhLAPORAN FORMALLAPORAN BERFORMATLAPORAN PANJANGL aporan Menyampaikan maklumat yang sudah berlaku Mencatat fakta Menghadapkan pengalaman atau cadanganKertas KERJA Memerlukan dokumen atau kajian Kesimpulan kajian menjadi cadangan tindakan Cadangan perlu disokong FORMALS ebelum Menulis (Pre-Writing)Deraf (Drafting)Meniliti Semula (Revising)Menyunting (Editing)Mencetak (Publishing)Proses PENYEDIAAN LAPORAN :MENGHASILKAN LAPORAN2.

3 CABARAN DALAM PENYEDIAAN LAPORANCABARAN DALAM PENYEDIAAN LAPORANA pakah Perasaan Awda Terhadap Membaca Dan Menulis LAPORAN ?Di antara kesukaran menulis LAPORAN adalah:1)Penggunaan Gaya dan Bahasa2)Data terlalu banyak untuk dikumpulkan3)Harapan tinggi dari pihak pengurusan atasCABARAN DALAM PENYEDIAAN LAPORANP embacaPenulisCABARAN DALAM PENYEDIAAN LAPORAN CABARAN BAGI PEMBACA LAPORAN terlalu panjang Terlalu banyak maklumat LAPORAN tidak teratur Maklumat sukar difahami Bahasa teknikal digunakan Tajuk yang mengelirukanCABARAN BAGI PENULIS Masa terhad Maklumat sukar dipilih dan disusun Pembinaan dan penstrukturan ayat Dibaca oleh audiens dari pelbagai peringkatAKIBAT LAPORAN TIDAK SISTEMATIK Cepat mengalah Gagal menemui maklumat penting Teragak-agak mengambil tindakan, atau Bertanya orang lainKAJIAN KES.

4 N A S KES NationalAeronauticsandSpaceAdministratio n(NASA), Amerika Syarikat menggunakan sistem Imperial. Lockheed, United Kingdom menghantar LAPORAN menggunakan sistem Metrik. Ini mengakibatkan satelit yang menuju ke Marikh terbakar dalam atmosfera. Kos perbelanjaan adalah $320 juta LAPORAN memerlukan:1)Data atau maklumat yang penting dan relevan sahaja2)Ejaan dan gaya bahasa yang mudah difahami3)Cadangan selaras dengan objektif dan berpandukan kajian*KajiandikendalikanAwangMohd Norazlin bagipensijilanCIPD 2008 KEPERLUAN PEMBACAPERSEDIAAN AWAL (PRE-WRITING) MengenalpastiTutur Rujukan (TermsofReference). Menggunakan kaedah-kaedah seperti 5W1H, percambahan fikiran (brainstorming) dan peta minda (mindmap).TUTUR RUJUKANM engenalpastiTutur Rujukan (TermsofReference): Objektif Skop LAPORAN Jangka masa yang diberikan Siapa yang mengarahkan menulis Keperluan pembaca atau audiensTHE PROBLEM STATEMENT A problem well-statedis half-solved.

5 -Charles PROBLEM STATEMENTM emfokuskan pembaca kepada masalah yang dibentangkan dengan menyediakan ProblemStatementmelalui 3 kaedah:1)State the problem in a )Make the problem statement into a )Restate the question in five PENGUMPULAN DATA KAEDAH MENGUMPUL PENYELIDIKAN ONLINE4. ANALISISSWOT & PESTLE TEKNIK MENYEDIAKAN LAPORANAda 5 teknik sebagai panduan :KUMPUL DATASISTEM HIERARKIMEMBERI TAJUKGUNAKAN VISUALKONSISTENTEKNIK MENULIS KEDAH CHUNKING Secara semula jadi kita tidak dapat memproses maklumat yang banyak. Setiap maklumat perlu disatukan untuk memudahkan penulis dan Up ContentBite Sized InformationEasy to ManageEasier to identify, process and rememberGunakan hierarki atau nombor bersiri:1. Tajuk Tajuk Kecil Tajuk Kecil b2.

6 Tajuk Tajuk Kecil Tajuk Kecil SISTEM HIERARKI Namakan (label) segala bahagian, carta, jadual dan lampiran LAPORAN Memudahkan pembaca meneliti dan merujuk MEMBERI TAJUKTop 5 NCDs Death in 2017 (Health Information Booklet 2017, Ministry of Health) Mudah difahami. Memberi impak. Jika terlalu besar boleh dijadikan GUNAKAN VISUALC arta Bar PendudukNegara Brunei Darussalam Tahun2018 (CIA Factbook) lokasi pelan semula semula beroperasiJadual Berpindah Bangunan Jabatan Penggunaan bahasa dan visual perlu konsisten. Kelebihan termasuk:1)Meningkatkan kefahaman )Satu kumpulan dapat menghasilkan LAPORAN yang KONSISTEN Penggunaan visual seperti Logo, carta, jadual atau gambar seumpamanya perlu : VISUAL Gaya bahasa dalam bentuk pasif dan pandangan orang ketiga.

7 Elak menggunakan ungkapan andaian seperti barangkali, mungkin, seiranya. Pemilihan dan penggunaan ayat yang konsisten; Matlamat Vs. Objektif Vs. SasaranKONSISTEN: BAHASAB ahasa Objektif: Penggunaan Ayat Pasif dan Kata Ganti Diri Nama perlu dijaga. Penggunaan saya atau kita dalam LAPORAN boleh memberikan anggapan bahawa penulis memberikan pandangan (subjektif). Saya mencadangkan tindakan-tindakan berikut dilaksanakan. Dicadangkan tindakan-tindakan berikut : BAHASA Tidak mengganggutumpuan pembaca. Mengurangkan kewahaman dan kesilapan tindakan. Memudahkan pencarian maklumat atau keterangan. Mencapai keputusan dengan : KENAPA DIPERLUKAN?6. STRUKTUR LAPORAN & KERTAS STRUKTUR LAPORAN Format LAPORAN tidak tetap; bergantung kepada budaya dan panduan setiap organisasi.

8 Umumnya, LAPORAN mengandungi bahagian Pengenalan, Isi Kandungan LAPORAN dan Cadangan atau Rumusan. Jika LAPORAN adalah panjang (lebih daripada 10 muka surat), penulis perlu menyediakan senarai isi STRUKTUR (jika ada) atau STRUKTUR LAPORANM engandungi:1)Tajuk Laporan2)Logo atau ilustrasi Jabatan / Organisasi3)Pihak dihadapkan4)Nama penuh penulis5)Tarikh LAPORAN disiapkanLAPORAN PENYERTAAN SEMINAR: THE ASIA HRD CONGRESS 2010 Dihadapkan: Unit HRD, JabatanPerdanaMenteriDisediakanOleh:Ahma dbibin HajiOthmanHajahRusidahBintiHajiHidupMohd NorazlinDPHMKPada: 1hb September TAJUK UTAMAPENGGUNAAN MS WORD: TITLE ISI KANDUNGANM engandungi: Senarai isi kandungan LAPORAN tersebut. Dimulakan dengan LAPORAN itu sendiri (Pengenalan). Disediakan selepas Tajuk LAPORAN dan sebelum MS WORD:INSERT TABLE OF CONTENTPENGGUNAAN MS WORD: INSERT TABLE OF CONTENTPENGGUNAAN MS WORD:INSERT TABLE OF PENGENALANB oleh Mengandungi:1)Tutur Rujukan,2)Rasional menulis LAPORAN ,3)Sejarah Ringkas,4)Kaedah penyelidikan,5)Nama penerima LAPORAN ,6)Skop LAPORAN ,7)Definisi terma yang ISI LAPORANM enghuraikan: Menghuraikan kaedah digunakan.

9 Hasil penemuan dari kajian atau RUMUSANF ungsi: Meringkaskan fakta-fakta penting. Membuat kesimpulan logik berpandukan fakta. Menyampaikan perkara positif atau CADANGANF ungsi: Menyampaikan cadangan berpandukan pengalaman penulis. Tidak memaksa pembaca membuat hasil pengalaman atau apa yang telah masa tindakan yang perlu diambil CADANGAN ATAU RUMUSAN DAHULU?MASA DEPANMASA RUJUKANF ungsi: Menunjukkan maklumat diperoleh dari sumber lain. Kesahihan fakta. Memberikan pembaca rujukan sumber STYLE LAMPIRAN (APENDIKS)Fungsi: Diperlukan untuk menyokong isi kandungan LAPORAN . Sebagai simpanan atau kenangan. Jadual, Ilustrasi, Gambar, Carta, Persuratan atau Salinan DokumenLampiran AMemo Rujukan A/B/C Tarikh 1/9/2009(Ms.)

10 10) STRUKTUR KERTAS STRUKTUR KERTAS LAPORAN (data) (jika perlu) LAPORAN (Kajian) RINGKASAN EKSEKUTIF Sebelum senarai Isi Kandungan. Mengandungi rumusan:1)Latar belakang2)Objektif KERTAS kerja3)Kajian atau analisis4) RINGKASAN EKSEKUTIFB ackground Latar BelakangProblem Masalah atau cabaran yang dihadapiM ethodology Kaedah KajianConclusion Kesimpulan Hasil KajianRecommendations CADANGAN KERTAS KERJAM enyenaraikan:1)Cadangan-cadangan berpandukan )Cadangan bernas dan dapat dilaksanakan dalam tempoh masa yang )Berikan KESALAHAN UMUM Mulakan dengan bahagian yang senang seperti objektif dan pengenalan. Fokus kepada menulis atau menaip. SentiasaSavedan catat nombor draf selepas DRAF LAPORANMENYUNTING Baca berulang-ulang; memohon bantuan rakan KERJA .