Personaladministration Zusammenfassung 1 …

1 Personaladministration Zusammenfassung 1 Einf hrung Begriffserkl rung Fr her: administrativ, reagierend, isoliert Heute: aktiv betreuend, agierend, integriert, MA fordern & f rdern Warum? Leistungsf rderung, Unternehmen attraktiver f r gute MA Aufgaben: Dienstleistung: Auskunft Freitage => Abteilungsleiter, Bundesamt Statistik Diskretion: Schutz der pers nlichen Infos der MA (Datenschutzges.) Rationalisierung: PA kennt Bed rfnisse & Anforderungen der Abteilungen Koordination: Arbeitsabl ufe abstimmen & optimieren Sandwich-Position Unternehmensleitung - MA Einfl sse auf die Personalarbeit Intern: Leitbild/Strategie Philosophie Werte & Normen japanisch: langes Arbeitsverh ltnis Menschenbild des Kaders Umgang mitenand Stellenwert der PA Engagement?

2 Mitarbeiterpotential Art der MA: Bildung, Herkunft, Sprache Extern: Gesellschaft Wandel: freier, mobiler, Spass Wirtschaft Wandel: Globalisierung Konjunktur Gesetze/Vertr ge L-GAV Technologie neue Qualifikationen & Berufsbilder Arbeitsmarkt & andere Branchen: qualifizierter, weiblicher, lter, j nger Arbeitslosigkeit - Personalmangel Arbeit muss Spass machen Individualisierung, Wunsch nach Bildung => Planungshorizont => vorsorgend agieren, Ziele darauf ausrichten, Massnahmen treffen T tigkeiten in der Personaladministration Wann Wo Wie Planung Organisation Bedarf Einsatz Organigramme, Stellenpl ne, Stellenbeschreibung, Arbeitsbeschriebe Bedarfsmeldungen Arbeitspl ne Gewinnung Beschaffung Werbung Auswahl Anforderungsprofil an Bewerber Inserate, Vermittler, Schulen, interner Aushang Bewerber sortieren, Formulare, Checklisten, Referenzen.

3 Korrespondenz Einstellung Dossier Einf hrung Vertr ge erstellen, Personaldaten erfassen Einf hrungspl ne, Probezeitgespr che Betreuung Lohnbuchhalt. Absenzen Mutationen Jubil en Lohnabrechnungen, j hrl. Lohnausweise, Sozialleistungen Krankheit, Unfall, Milit r nderungen Personaldaten: Bef rderung, Zivilstand, Adresse Geburtstage, Dienstjahre Entwicklung Qualifikation Weiterbildung Pers. Entwickl. Quali-gespr che Ausbildungsvertr ge, Auswertungen, Zielvereinbarungen Potentialanalyse, Karriereplanung Austritt Nat rlich Freistellungen Pensionierung Todesfall Zeugnisse, Austrittsgespr che Organisation bergaben Abschiedsfeiern Checkliste Vorgehen, Todesanzeige, Kondolenzbesuch, Administration 2 Personaldaten Personaldossier Inhalt: Personalblatt (S.)

4 46, erstellen k nnen & als Instrument der PA kennen) Bewerbung (Brief, Lebenslauf, Zeugniskopien, Interview-Notizen, Tests, Referenzen) Unterlagen (Arbeitsvertrag, Qualifikationen, Versetzung, Bef rderung) Entwicklung (Weiterbild., Ausbildung, Schulungen, besondere Leistungen, Pr mien) Verwarnungen Finanzielles (Lohnbl tter, -ausweise, Beteiligungen, Boni, Zulagen, Spesen) Diverses (Korrespondenz Beh rden, Jubil en) Aufbewahrung: H ngeregister Evtl. gliedern: Eintritte, Probezeit, gek ndigt, Aktiv (nach Abteilungen & Hierarchie) Unter Verschluss! Abschliessen: Ablegen, geordnet (schneller Zugriff), 10 Jahre aufbewahren Datenschutz Bez glich Mitarbeiter- und G stedaten Schutz der Pers nlichkeit rechtm ssig Referenzen 3er-Sicherung verh ltnism ssig keine Tiefenpsychologie der Putzfrau zweckm ssig nur Daten die relevant sind Beispiele nennen k nnen!

5 DSG: Richtigkeit der Daten: unrichtige Daten m ssen berichtigt werden Datensicherheit: techn. & organisator. vor unbefugt. Zugriff sch tzen => Verlust, Missbrauch Auskunftsrecht: Auskunft geben ber vorhandene Daten & Zweck des Bearbeitens Einsichtsrecht: AN darf alle Infos sichten (ausser pers. Notizen & Karriereplanung) Schweigepflicht: Strafe bei unbefugter Bekanntgabe von Daten aus Berufsaus bung 3 Personalplanung Bedeutung Zielgerichtete Planung, damit nicht kurzfristig reagiert werden muss St ndige Personalkostenintensivierung (v. a. im Vergleich mit Umsatz) Gesetzl., tarifl., betriebl. Bestimmungen => Einschr nkung Bed rfnis Arbeitsplatzsicherheit, Arbeitsinhalte Ver nderung Arbeitsplatzanforderungen Arbeitszeitverk rzung, Flexibilisierung Was soll erreicht werden?

6 Wie gelingt das? => vorausschauende Massnahmen Ziele AG: h here Effizienz durch PA Personalengp sse fr h erkannt MA anforderungsgerecht einsetzen Qualit tssteigerung = unabh ngiger vom Arbeitsmarkt, mehr Innovationsf higk. Vermeidung Personalbeschaffungskosten (interne L sungen) Vermeidung von Kosten durch Kurzfristigkeit AN: mehr Arbeitsplatzsicherheit durch Planung MA-Entwicklung = Arbeitsplatzsicherheit & Arbeitsmarktf higkeit Transparenz der Aufstiegschancen Innere Ruhe = weniger K ndigungen = weniger Beschaffungskosten Teilbereiche Siehe Seite 12 inkl. R ckseite Vorgehen Bottom-up: Einsatzplanung in Abteilungen (Dienstpl ne <= gesetzl.)

7 & betriebl. Anforderung) Bedarfsplanung (Kontrolle auf Korrektheit, Doppelspurigkeit, Synergien) Qualit t Quantit t Zeitlich R umlich Kontrolle interne & externe Anforderungen I: Angebot, neue Produkte, Kooperationen, Outsourcing, Umstrukturierung E: Recht, Wirtschaft, Politik, Technologie, Gesellschaft Top-down: Anzahl MA, deren F higkeiten, Ver nderungen in Zukunft Bestandesplanung: + Eintritte - Austritte Abg nge (K ndigung, Bef rderung, Weiterbildung, Milit r, Mutter, Pensionierung, LAP, Entlassung) Zug nge (Bef rderung, R ckkehr von Abg ngen, Einstellungen) Vergleich Bestand Umsatz: 40% Personalkosten Mehr Umsatz oder Kosten runter ffnungszeiten?

8 Qualit tsstandards? Anforderungen an MA? Produktionsarten? Gewinnungspolitik? Lohnpolitik? Synergien! Fluktuation reduzieren! Personalnebenkosten: Gewinnung, Entwicklung, Personalmarketing, (Freisetzung) Seite 15 R ckseite 4 Personalbeschaffung Implementierungsmittel Vakanz: kritisch mit Stelle & Aufgaben auseinandersetzen Implementierungsmittel: WAS an Aufgaben ist zu tun (stellenbezogen) Anforderungsprofil: WIE F higkeiten des MA (mitarbeiterbezogen) Aufgabe Kompetenz Verantwortung: m ssen Einheit bilden Mitarbeiter: A = K = V S ndenbock: A & K < V Wassertr ger: A > K < V MA m ssen wissen: Rangordnung, Aufgaben & Erwartungen, Verantwortung & Kompetenzen m ssen geregelt sein Implementierungsmittel: verbindlich, Kompetenzen, Ziele, organisat.

9 Einordnung, sach- nicht personenbezogen Bedeutend weil: st rkere Leistungsentl hnung, Management by objectives (F hren durch Zielvereinbarungen), Total Quality Management mit standardisierten Arbeitsschritten Wahl der Implementierungsmittel nach: Zweck, F hrungsstufe, Detaillierungsgrad GL: Job Contract Bereichsleiter: Funktionen- Diagramm Abteilung: Arbeitsbeschrieb/Stellenbeschreibung/ Pflichtenheft/ MA-Gespr ch Alle Hilfsmittel: planbare & erfassbare Aufgaben H here Position: weniger definierbare Aufgaben Tiefere Position: genauer definierte Aufgaben Stellenbeschreibung Hauptaufgaben: organisatorisch eingliedern, Aufgaben klar umschreiben Eignung: mittleres Kader, selbst ndig/isoliert, Neubesetzung einer Stelle Weitere Form: Pflichtenheft (auf bestimmte Person zugeschnitten, St rken/Schw chen ber cksichtigt, meist erst nach Einarbeitungszeit) Vorteile: f rdert Transparenz, l sst M ngel erkennen, vermeidet Konflikte, erm glicht modernen F hrungsstil, Grundlage f r Anforderungsprofil/ Planung/Entwicklung/Beurteilung Nachteile: B rokratisierung, berorganisation, Aufwand, kann Initiative hemmen Inhalt: Organisationsbereich: Name Abteilung Stellenbezeichnung Stelleninhaber: Name, Vorname Vorgesetzte.

10 Offizielle Stellenbezeichnung Stellvertretung: wird vertreten durch & vertritt Mitarbeitende: direkt untergeordnete Stellen Ziel der Stelle: Zielsetzung & Hauptaufgabe global & kurz Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung (+ evtl. zeitl. Aufwand) Kontakte, Informationen, Zusammenarbeit (interne & externe Stellen) Besondere Hinweise ( Nachtarbeit, Reiset tigkeit) Ort, Datum, Unterschrift (Stelleninhaber & Vorgesetzter) Problem: Detaillierungsgrad = Aufwand, un bersichtlich, st ndig anpassen Aufgaben, nicht Arbeitsschritte beschreiben Merks tze: relativ vollst ndige Aufz hlung & Kompetenzen f r vertikale Arbeitsteilung Chef MA nicht f r Stellen mit viel Interaktion mit anderen Abteilungen grosser Arbeitsaufwand bei Erstellung pr zise formulieren Grundlage f r Anforderungsprofil, Anstellung, Einf hrung, Beurteilung Job Contract Zweck.