Piloter la performance dans le secteur médico-social

1 Piloter la performance dans le secteur m dico -socialExp rimentation d un tableau de bord de pilotagePRESTATIONSRESSOURCESFINANCESQUA LIT Contact :Dr Marie-Dominique va BATTAGLIAANAP HOAREAUANAP SUM | 3R sum L ANAP a lanc fi n 2010 un projet visant proposer aux tablissements et services m dico -sociaux (ESMS) un tableau de bord de pilotage de la performance couvrant les cinq dimensions suivantes : prestations de soins et d accompagnement, ressources humaines et mat rielles, fi nances et budget, politique qualit et syst me d tableau de bord de pilotage de la performance a plusieurs objectifs : faciliter le dialogue et les changes des structures avec les Agences r gionales de sant (ARS) et les conseils g n raux (CG) ; permettre le pilotage interne des structures ; favoriser la diffusion d une culture du pilotage, de la mesure et de l valuation dans les structures m d fi nition des principes et des indicateurs int grer a t faite avec le concours des professionnels de plus de 80 tablissements et services et les partenaires de l ANAP (DGCS, CNSA, ANESM, ARS, conseils g n raux).

2 Le tableau de bord a ensuite t exp riment par 448 tablissements et services en partenariat avec 5 ARS (Alsace, Limousin, Lorraine, Pays de la Loire, Rh ne-Alpes) et 8 conseils g n raux (Corr ze, Creuse, Haute-Vienne, Loire, Maine-et-Loire, Moselle, Bas-Rhin, Haut-Rhin).La pr sente publication a pour objectif de pr senter la d marche conduite avec les professionnels des ESMS exp rimentateurs et les partenaires, agences r gionales de sant et conseils g n raux. Il s agit galement de restituer de mani re large les enseignements et premiers r sultats de l exp rimentation de cette premi re version du tableau de 2010, the ANAP launched a project aimed at offering ESMS ( tablissement m dico -sociaux or medico-social facilities) and departments a management scorecard for performance covering the following fi ve dimensions : healthcare and patient care assistance, human and material resources, fi nancial and budgetary, quality and information system policy.

3 Several objectives were set for this management performance scorecard, which include to : facilitate dialogue and exchanges between facilities with ARS (Agences r gionales de sant or Regional Health Agencies) and regional councils ; facilitate internal and facility management ; promote spreading management culture, measurement and assessing medico-social facilities. Defi ning the principles and indicators was done in collaboration with professionals from more than 80 facilities, departments and ANAP partners (Direction g n rale de la coh sion sociale DGCS or General Directorate for Social Policy, Caisse nationale de solidarit pour l autonomie CNSA or National Solidarity Fund for Autonomy, Agence nationale de l valuation de la qualit des tablissements et services sociaux et medico-sociaux ANESM or National Agency for the Quality Assessment of Health and Social Care Organizations and Services, ARS and regional councils). The scorecard was then tested by 448 facilities in partnership with 5 ARS (Alsace, Limousin, Lorraine, Pays de la Loire, Rh ne-Alpes) and 8 regional councils (Corr ze, Creuse, Haute-Vienne, Loire, Maine-et-Loire, Moselle, Bas-Rhin and Haut-Rhin).

4 The aim of this publication is to present the approach used with ESMS healthcare professionals experimenters and partners, ARS as well as regional councils. This document also broadly re-contextualizes the lessons learned and initial results from the testing of this initial version of the scorecard. Mots-cl sTableau de bord, pilotage, indicateur, m dico -social, exp rimentation, parangonnage, dialogue de gestion, contractualisationKeywordsScorecard, management, indicator, medico-social industry, experimentation, comparative analysis, management dialogue, contractualization 4 | Piloter LA performance DANS LE secteur M dico -SOCIALS ommaireINTRODUCTION ..51. LE PROJET TABLEAU DE BORD DE PILOTAGE : BILAN D TAPE ..7 OBJECTIFS G N RAUX ..7 Postulats et objectifs de d part ..8 Coordination avec les autres d marches conduites dans le secteur m dico -social ..8 UNE PREMI RE ARCHITECTURE DES DONN ES DE PILOTAGE ..92009-2010 : la structuration du tableau de bord.

5 9L exp rimentation 2011 : pr sentation du tableau de bord ..9 Focus sur l axe objectifs ..12 chelle de maturit de la dynamique d am lioration continue de la qualit ..12 chelle de maturit du syst me d information ..15 PREMI RE EXP RIMENTATION ..16 Phasage du projet ..16 Objectifs ..16 Modalit s ..16 Gouvernance du projet ..16P rim tre de l exp rimentation ..17 Focus sur le dispositif de formation ..18 Les modalit s d appui la mise en uvre destination des exp rimentateurs ..18 Premiers r sultats ..18 GRANDS ENSEIGNEMENTS ..26 PERSPECTIVES ..282. METTRE EN PLACE UN TABLEAU DE BORD DE PILOTAGE : D MARCHES ET PRATIQUES ORGANISATIONNELLES ..31 CONDU ITE DE LA DEMARCHE EN ESMS ..31 Phasage de l exp rimentation en ESMS ..31 Les outils et supports utilis s pour la mise en uvre au sein de l ESMS ..31 Les documents utiles pour pr parer la collecte des informations et donn es ..32La plate-forme informatique ..33 CONDU ITE DE LA DEMARCHE EN ARS ET CG.

6 36 ARS ..363. RETOURS D EXP RIENCES ..41 TABLISSEMENTS ET SERVICES ..41L EHPAD Les Signolles (Limousin) ..42Le SESSAD de Saint-Barth l my d Anjou - APF (Pays de la Loire) ..43 LES ARS ET LES CONSEILS G N RAUX ..44L ARS Limousin ..44Le Conseil g n ral de la Corr ze ..45L ARS Pays de la Loire ..454. ANNEXES ..47L EHPAD DES QUATRE SAISONS (LORRAINE) ..47L EHPAD LE SOLEIL SAINT- TIENNE (RH NE-ALPES) ..48LE SAMSAH DE STRASBOURG (ALSACE) ..49L H PITAL DE LA GRAFENBURG BRUMATH (ALSACE) ..50L ARS LORRAINE ET LE CONSEIL G N RAL DE MOSELLE ..51L ARS ALSACE ET LES CONSEILS G N RAUX DU HAUT-RHIN ET DU BAS-RHIN ..51L ARS RH NE-ALPES ..525. REMERCIEMENTS ..54 IntroductionLa description des prestations offertes et des ressources mobi-lis es est devenue incontournable du fait des r formes et changements profonds que connaissent les ESMS en mati re d autorisation, de contractualisation ou encore d valuation.

7 Il appara t ainsi n cessaire de : d crire les missions, les objectifs et les modalit s de suivi de la r alisation de ces derniers ; d crire les prestations r alis es, les personnes prises en charge ou accompagn es, les activit s produites ; d crire les modalit s de mobilisation des ressources fi nan-ci res mais galement humaines et mat rielles ; d crire l inscription de l intervention des ESMS dans un terri-toire. Tels sont les objectifs des outils et m thodes propos s par l ANAP et les ARS, notamment le tableau de bord d velopp en 2010 avec les professionnels du secteur , dont l exp rimentation est pr sent e dans le pr sent tableau de bord de pilotage de la performance a plusieurs objectifs : faciliter le dialogue et les changes des structures avec les ARS et les conseils g n raux ; permettre le pilotage interne des structures ; favoriser la diffusion d une culture du pilotage, de la mesure et de l valuation dans les structures m le mettre en place, deux phases ont t n cessaires.

8 La premi re a permis la d fi nition des principes et des indicateurs int grer, avec plus de 80 acteurs du secteur (DGCS, CNSA, ANESM, ARS, conseils g n raux, tablissements et services). Dans une deuxi me phase, le tableau de bord a t exp riment par 448 tablissements et services en partenariat avec 5 ARS (Alsace, Limousin, Lorraine, Pays de la Loire, Rh ne-Alpes) et 8 conseils g n raux (Corr ze, Creuse, Haute-Vienne, Loire, Maine-et-Loire, Moselle, Bas-Rhin, Haut-Rhin). La pr sente publication a pour objectif de pr senter la d marche conduite avec les professionnels des ESMS exp rimentateurs et les partenaires, agences r gionales de sant et conseils g n raux. Il s agit galement de restituer de mani re large les enseignements et premiers r sultats de l exp rimentation de cette premi re version du tableau de bord. Ceux-ci permettent notamment de formaliser les facteurs d terminants pour l appro-priation d une culture de pilotage de la performance en ESMS.

9 L issue de la premi re exp rimentation, plusieurs constats et enseignements g n raux peuvent tre formalis s : L outil est adapt et les indicateurs sont pertinentsL analyse des commentaires des ESMS et leurs propositions montrent que le tableau de bord constitue un outil globalement adapt pour l ensemble des structures exp rimentatrices de types pourtant tr s divers (19 cat gories de structures m dico -sociales ont en effet particip l exp rimentation).Toutefois, les niveaux de maturit des structures (autonomes et rattach es) restant tr s h t rog nes, le tableau de bord propos ne peut dans un premier temps que constituer une base commune, un socle compl ter et adapter par les ESMS en fonction de leurs propres besoins de pilotage. La logique de comparaison est un moteur puissantLa possibilit pour les structures de se situer par rapport d autres structures comparables au sein de groupes homo-g nes (logique de benchmarking ou parangonnage) est un levier fort d adh sion la d marche.

10 Des adaptations de l outil exp riment sont n cessairesPour rendre plus pertinente l utilisation du tableau de bord, des adaptations sont int grer dans la nouvelle version de l outil. Elles permettront notamment de mieux r pondre aux attentes et besoins des services et structures organis s pour d livrer des consultations particuli rement dans le secteur de l enfance ou encore de s adapter aux structures adoss es un organisme gestionnaire (association, groupe ou tablissement de sant ). Toute g n ralisation devra s appuyer sur un renforcement et une convergence des syst mes d informationLa probl matique du syst me d information de la structure s est av r un facteur important prendre en compte dans la mise en uvre de l exp rimentation. L acc s aux informations, l orga-nisation de celles-ci dans un syst me, qu il soit d mat rialis ou non, la disponibilit et la capacit des logiciels m tiers s interfacer sont extr mement vari s.