POLÍTICA DE CAJA CHICA

1 2012 SOCIEDAD OPERADORA DE MICROFINANZAS DE SOFOM ENR POL TICA DE CAJA CHICA POL TICA DE CAJA CHICA Abril 2012 2 AUTORIZACIONES: APROBACION REVISION ELABORACI N Jorge Aguirre Bauer Direcci n General Leonardo Dario Mateos Perez Direcci n de Administraci n y Finanzas Laura Moreno Herrera Gerencia de Cuentas por Pagar Graciela Isabel Abogado Mu oz Subgerente de Cr dito POL TICA DE CAJA CHICA Abril 2012 3 CAMBIOS EN VERSI N: VERSI N MODIFICADA CAMBIOS REALIZADOS REAS COLABORADORAS FECHA DE MODIFICACION 02 Actualizaci n del documento al est ndar institucional Menci n de los conceptos que se descartar n para ser reembolsados Integraci n de las pol ticas para el caso de facturaci n electr nica Actualizaci n de anexos Cuentas por pagar Abril 2012 POL TICA DE CAJA CHICA Abril 2012 4 NDICE 1.

2 Introducci n .. 5 2. Prop sito .. 5 3. Alcance .. 5 4. Responsabilidades .. 6 la Direcci n de Administraci n y Finanzas .. 6 Cuentas por pagar .. 6 personal que administra la caja CHICA .. 6 5. Pol ticas .. 7 la Caja CHICA .. 7 otorgamiento y uso .. 8 reembolso de Caja 8 6. Anexos .. 11 POL TICA DE CAJA CHICA Abril 2012 5 1. Introducci n El presente documento contiene los controles necesarios relacionados con la definici n, otorgamiento, comprobaci n y reembolso de la Caja CHICA proporcionado a los responsables de cada Oficina de Promoci n para el Desarrollo. 2.

3 Prop sito Establecer los criterios necesarios para el otorgamiento y reembolso de la caja CHICA , as como asegurarse que el responsable de dicho fondo comprenda claramente las pol ticas y procedimientos acorde a los niveles de gasto de cada una de las Oficinas de Promoci n para el Desarrollo y con ello hacer frente a los gastos menores y/o emergentes necesarios. 3. Alcance La siguiente pol tica es de observaci n general y aplicaci n inmediata a partir de la fecha de publicaci n de la misma. El desconocimiento de sta no exime a nadie de su cumplimiento. POL TICA DE CAJA CHICA Abril 2012 6 4.

4 Responsabilidades De la Direcci n de Administraci n y Finanzas Cumplir y hacer cumplir la presente pol tica. Autorizar los gastos por concepto de gastos menores o emergentes. Gestionar el pago de impuestos y derechos por tr mites ante autoridades locales o federales. De Cuentas por pagar Revisar los gastos realizados por las diversas Oficinas de Promoci n para el Desarrollo. Autorizar la reintegraci n de los recursos destinados para Caja CHICA . Solicitar aclaraciones de gastos y correcciones en los formatos correspondientes, siempre que sea detectada alguna inconsistencia en la informaci n.

5 Del personal que administra la caja CHICA Administrar eficientemente el efectivo destinado en caja CHICA para los conceptos mencionados en el presente documento. Solicitar la aprobaci n a la Direcci n de Administraci n y Finanzas y/o Cuentas por Pagar para cualquier gasto que no sea mencionado en el presente documento. POL TICA DE CAJA CHICA Abril 2012 7 Solicitar el respectivo reintegro de los fondos por medio del formato reembolso de Caja CHICA (Anexo 3); por lo que la documentaci n presentada como comprobatoria deber contener los requisitos fiscales establecidos por ley.

6 5. Pol ticas De la Caja CHICA El concepto de Caja CHICA ser asignado nicamente a las Oficinas de Promoci n para el Desarrollo para solventar los gastos menores o emergentes seg n sea el caso. El monto proporcionado a las Oficinas de Promoci n para el Desarrollo ser de $3, (tres mil pesos 00/100 ) y s lo podr ser utilizado para la adquisici n de los siguientes art culos: o Despensa (agua, caf , z car, cucharas, vasos, servilletas, bolsas para basura, art culos de limpieza, etc.). o Pago de limpieza de las Oficinas de Promoci n para el Desarrollo, en este caso $ semanales (de Lunes a S bado).

7 O Reparaciones menores (duplicado de llaves, compostura de chapas, compra de focos, etc.) o Pasajes nicamente taxi, autob s; siempre y cuando se utilicen para atender asuntos extraordinarios o urgentes de la administraci n. Excluyendo los siguientes conceptos: POL TICA DE CAJA CHICA Abril 2012 8 o Pago de transporte para la entrega de documentos (Kits de Desembolso) o Traslado de autos utilitarios para realizar servicios de mantenimiento en agencia. o Pasajes para la compra de despensa para eventos en OPD (capacitaci n). Del otorgamiento y uso Los recursos destinados a Caja CHICA ser n resguardados y administrados por alguno de los siguientes colaboradores: o Administradora de Oficina de Promoci n para el Desarrollo.

8 O Gerente de Oficina de Promoci n para el Desarrollo. o Gerente Regional. Los facultados mencionados anteriormente, deber n solicitar los recursos mediante la solicitud de Caja CHICA (Ver Anexo 1) ; mismo que ser autorizado por el Gerente de cada OPD. El encargado de la administraci n de la Caja CHICA deber firmar la respectiva Carta Responsiva de Caja CHICA (Ver Anexo 2) ratificando el compromiso sobre el uso y destino de los recursos a su cargo. Los documentos originales ( solicitud de Caja CHICA y Carta Responsiva de Caja CHICA , Anexo 1 y 2 respectivamente) deber n ser enviados a Cuentas por pagar en la Oficina Corporativa para que sea realizada la transferencia al Monedero Electr nico de la persona responsable del fondo.

9 Del reembolso de Caja CHICA POL TICA DE CAJA CHICA Abril 2012 9 Para la gesti n del reembolso de los fondos destinados para Caja CHICA , deber ser solicitada por medio del Anexo 3 ( reembolso de Caja CHICA ) que deber contar con previa autorizaci n del Gerente de la OPD correspondiente. El responsable de la administraci n de Caja CHICA deber enviar junto con el reembolso de Caja CHICA , las facturas a nombre de la empresa SOCIEDAD OPERADORA DE MICROFINANZAS de Los comprobantes de los gastos efectuados deber n ser enviados al rea de Cuentas por Pagar debidamente firmados para su reembolso (las facturas deber n ser pegadas en hojas recicladas).

10 La solicitud de reembolso de Caja CHICA deber ser enviada el viernes de cada semana para que el rea de Cuentas por Pagar lo reciba y programe para pago el viernes siguiente a la fecha de su recepci n. Los comprobantes presentados deber n de cumplir los siguientes requisitos fiscales que solicita la para que puedan ser deducibles: o Contener impreso el nombre, denominaci n o raz n social, c dula, domicilio fiscal y RFC de quien los expida. o Deben contener los datos de identificaci n del impresor autorizado por SAT, as como la fecha de impresi n y vigencia. o Contener impreso el n mero de folio o Lugar y fecha de expedici n.