Ponencia Juan Miguel Castillo Fonseca

1 LA METODOLOGIA DE SISTEMAS BLANDOS COMO HERRAMIENTA PARA LA IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD. M. B. juan Miguel Castillo Fonseca . Coordinador de la Licenciatura en Archivolog a. Escuela de Ciencias de la Informaci n. Universidad Aut noma de San Luis Potos , M xico. Direcci n: Av. Industrias # 101 Fracc. Talleres 78494 San Luis Potos , S. L. P. Tel fono: (01 444) 81859024 y 81859025. Ext. 117, 115 Cel. 5532251173 ( Ponencia ) LA METODOLOGIA DE SISTEMAS BLANDOS COMO HERRAMIENTA PARA LA IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD.

2 Introducci n. Las necesidades de las organizaciones para conseguir eficacia, eficiencia y mejora continua en todas sus funciones y actividades, que generalmente requieren el uso de documentos, conlleva a replantear las estrategias de acci n e implementar sistemas de gesti n de calidad que les ayuden a entender su comportamiento, su entorno y sus necesidades de informaci n, tendientes a la calidad de sus procesos, productos y servicios. En muchos de los casos se habla de sistemas de calidad, sin embargo, el punto de arranque de dichos sistemas, implica el estudio exhaustivo de la organizaci n, para evaluar y detectar con ello debilidades y fortalezas, inclusive antes de escoger una compa a certificadora y de realizar una preauditoria.

3 El presente trabajo plantea y describe desde la concepci n te rica de los sistemas y de la metodolog a de sistemas blandos (Soft System Methodology, SSM), los elementos para el estudio de las organizaciones, tendientes a implementar sistemas de gesti n de calidad. Objetivo. Dar a conocer la metodolog a de sistemas blandos como herramienta para que los archivistas puedan implementar sistemas de gesti n de calidad desde un enfoque sist mico de aprendizaje social en la organizaci n. Desarrollo.

4 Concepto de sistema. De acuerdo con Felipe Ochoa, un sistema puede ser concebido como: 1 Un conjunto de elementos que interact an y tienen un objetivo com n. 2 Un conjunto ordenado de procedimientos, relacionados entre si, que contribuyen a realizar una funci n. 3 Una serie de funciones, pasos o procedimientos, que permiten obtener un resultado predeterminado. 4 Un conjunto de partes, elementos, componentes o funciones interrelacionados que conducen a un fin especifico. 1 El autor, Peter Checkland, se ala que el concepto central de sistema engloba la idea de un grupo de elementos conectados entre si, que forman un todo, que muestra propiedades que son propiedades del todo y no s lo propiedades de sus partes componentes.

5 2 Los sistemas de gesti n, son acciones y procedimientos planificados y organizados por medio de los cuales se busca conseguir el mejoramiento de productos o servicios. La gesti n de documentos ha sido definida, como un proceso o programa de acci n, el cual pretende normalizar y racionalizar el ciclo de vida de los documentos en las organizaciones, desde su planificaci n, hasta su eliminaci n o conservaci n permanente sin importar el medio. Duchein, desde el punto de vista de los archivos administrativos, la expresa como un sistema que pretende organizar y racionalizar la gesti n de los fondos, desde el mismo momento de la producci n de los documentos hasta su ingreso a los 1 Ochoa Rosso, Felipe.

6 M todo de los Sistemas. (Cuadernos de Planeaci n de Sistemas ; 10). M xico: Departamento de Posgrado. Facultad de Ingenier a. UNAM, 1997. P g. 9 2 Checkland, Peter. Pensamiento de Sistemas. Pr ctica de Sistemas. Editorial Limusa. M xico, 1997. P archivos nacionales, interviniendo en el trabajo de las oficinas y en los servicios administrativos en las distintas etapas del tratamiento de los fondosG 3 La UNESCO ha definido a la gesti n como esfera de la gesti n administrativa encaminada a conseguir la econom a y la eficacia de las operaciones, con vista a la creaci n, mantenimiento, utilizaci n y por ltimo, a la eliminaci n de los documentos o a su conservaci n definitiva durante su ciclo vital.

7 4 Por otra parte la gesti n de la calidad, es el conjunto de acciones planificadas y sistem ticas, que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un producto o servicio va a satisfacer los requisitos dados sobre la calidad 5 Un sistema de gesti n de calidad debe estar documentado con un manual de calidad y con procedimientos e instrucciones t cnicas, debi ndose revisarse su cumplimiento a trav s de auditorias, basadas en las normas de aseguramiento de la calidad de la serie ISO 9000.

8 El sistema debe contemplar todos aquellos aspectos que tengan incidencia en la calidad final del producto o servicio que presta la organizaci Por lo anterior, podr amos se alar que un sistema de gesti n de calidad, es un conjunto de partes, elementos, componentes o funciones, cimentados en sus procesos documentales, desde su creaci n, vida activa, conservaci n y destrucci n de los mismos, encaminado a conseguir econom a, eficacia y mejora continua en sus operaciones, productos y servicios.

9 La metodolog a de sistemas blandos. 3 Archivo General de la Naci n. Gesti n Documental: Bases para la elaboraci n de un programa. Colombia, Santa Fe de Bogot : El archivo, 1996, P g. 10. 4 Ibid. 5 Torregosa Sanchez, Rafael. Calidad, concepto y generalidades. Consorcio Hospital General Universitario. Valencia. Pagina Web. Consultada el 2550652008. Disponible en: 6 Ibid. La metodolog a de sistemas blandos, aborda los problemas derivados del mundo real, definidos como aquellos a los cuales se enfrenta el analista de manera cotidiana, tanto en las empresas como en cualquier tipo de organizaci n.

10 Son inestructurados, no est n delimitados y tampoco es posible abordarlos bajo condiciones de laboratorio .7 Su aparici n se debe a la necesidad de representar y administrar sistemas sociales que integran a individuos en situaciones reales y cambiantes. Por lo anterior, el pensamiento de sistemas, entonces, hace uso consiente del concepto particular de integridad que se aprende en la palabra sistema, para ordenar nuestros pensamientos. La pr ctica con sistemas, entonces, implica el uso del producto de ese pensamiento para iniciar y guiar acciones que podemos llevar a cabo en el mundo.