PRINCIPES D'ORGANISATION ADMINISTRATIVE - …

1 PRINCIPES D'ORGANISATION . ADMINISTRATIVE & COMPTABLE. Version - 09/2012. C2M Expertise Comptable SARL au capital de 10 000 - 26 Ter Avenue JF Kennedy 26200 Mont limar 1. Cher client, Ce guide revisite les proc dures internes qui sont en interaction directe avec la Gestion comptable et la prestation du cabinet : gestion du personnel, Tr sorerie, flux li s aux achats, flux li s aux Ventes et Inventaires. De plus, vous y trouverez des conseils pratiques sur la gestion ADMINISTRATIVE interne votre entreprise ind pendante de la mission du cabinet : principe de contr le interne, r gles de traitement du courrier, r gles d'archivages, d lais de conservation des documents.

2 Ce recueil vous est communiqu titre indicatif, et peut servir de base afin que chaque chef d'entreprise puisse se l'approprier, l'adapter et le personnaliser en fonction de son activit , de son organisation interne et de la taille de l'entreprise. Nous vous souhaitons une bonne lecture et une bonne r flexion ! St phane Moisan et Jean-Luc Carle C2M Expertise-Comptable - Sarl au capital de 10 000 - 26 Ter Avenue JF Kennedy 26 200 Mont limar 2. PRINCIPES D'ORGANISATION . ADMINISTRATIVE & COMPTABLE. Sommaire g n ral (Sommaire d taill : ). A - organisation des proc dures internes en interaction directe avec les missions du cabinet B - Autres conseils sur proc dures internes C2M Expertise Comptable SARL au capital de 10 000 - 26 Ter Avenue JF Kennedy 26200 Mont limar 3.

3 A. organisation DES PROCEDURES INTERNES EN. INTERACTION AVEC LES MISSIONS DU CABINET*. *selon la prestation de services retenue par le client. 1. GESTION DU PERSONNEL ET PAIE. R gles de base Il appartient chaque entreprise de poss der la convention collective la concernant, r guli rement mise jour. Toute entreprise de plus de 20 salari s doit mettre en place un r glement int rieur. Embauche Il est conseill d' tablir un contrat de travail crit, rendu obligatoire dans le cas des contrats dur e d termin e ou temps partiel. Celui-ci devra respecter le droit du travail et la convention collective concern e.

4 Il convient de s'assurer que : - les trangers poss dent des cartes de s jour et de travail ou de r sidence, en cours de validit ;. - les dipl mes aff rents au poste pouvoir sont fournis (pour la d termination du coefficient) ;. - les certificats de travail des emplois ant rieurs sont tous fournis (calcul de l' chelon et de l'anciennet ). - la rubrique "enfants" est correctement remplie ;. - les coordonn es bancaires sont justifi es par un relev d'identit bancaire ou postal pour virement du salaire. Au plus tard, avant la fin de la p riode d'essai, le nouveau salari devra fournir : - une fiche individuelle ou familiale d' tat civil correspondant sa situation maritale.

5 - une carte navette de la s curit Sociale ;. - un extrait de casier judiciaire n 3. Sanctions disciplinaires Les sanctions disciplinaires sont prises en fonction de la gravit de la faute commise. Il existe tout d'abord la possibilit de donner un avertissement ou bl me, puis une mise . pied et enfin le licenciement. Le motif de licenciement doit tre invoqu dans la lettre de licenciement pour viter la qualification et ses cons quences du licenciement abusif. Il convient galement dans tous ces cas de respecter la proc dure l gale et conventionnelle. De toute mani re, il convient de constituer un dossier avec des crits d s le premier probl me avec un salari.

6 Acompte sur salaire L'acompte sur salaire ne doit pas exc der 80% du montant du salaire per u habituellement par le salari , en fonction du temps r ellement effectu . Cette facilit doit rester exceptionnelle. Le remboursement doit intervenir par pr l vement sur le salaire du mois au cours duquel l'acompte est vers . Le principe de l'acompte sur salaire ne constitue pas un droit pour le salari . C2M Expertise-Comptable - Sarl au capital de 10 000 - 26 Ter Avenue JF Kennedy 26 200 Mont limar 4. Gestion des maladies Il convient de se r f rer la convention collective, aux choix faits en sus par l'entreprise en mati re de pr voyance.

7 Gestion des cong s et absences Principe La p riode de r f rence pour le calcul de l'indemnit de cong s pay s est du 1er juin de l'ann e pr c dente au 31 mai de l'ann e en cours. La p riode de prise de cong s par les salari s est fix e du 1er juin au 31 octobre. Durant la p riode de prise de cong s, le salari doit, en r gle g n rale, prendre au moins 14 jours ouvrables de cong s. Gestion L' tablissement doit suivre sur un document l' volution des cong s pris par le salari en cours d'ann e. Un imprim est sign par l'int ress chaque fois que ce dernier prend des cong s. Cet imprim est transmis au service Paie.

8 Absences Comme pour les cong s, les absences, hormis celles pour maladies ou cong s pay s ou r cup ration, sont port es sur les documents mentionn s ci-dessus et sign es par l'int ress . Ces documents sont transmis au service Paie. Registres obligatoires Registre Unique du personnel (conservation 5 ans). Registre de l'Inspecteur du travail, des mises en demeure et du CHSCT (conservation 5. ans). Registre de la m decine du travail. Registre des d l gu s du Personnel. Registre du Comit d'Etablissement. Registre des contr les techniques et de s curit . Affichages Convention Collective (lieu d'embauchage, lieu de travail).

9 R glement Int rieur (lieu d'embauchage, lieu de travail). Dur e du travail (lieu de travail). Egalit professionnelle (lieu d'embauchage, lieu de travail). Textes g n raux articles L 123-1 123-7 (lieu d'embauchage, lieu de travail). Coordonn es Inspection du Travail (local accessible au personnel). Coordonn es M decine du Travail (local accessible au personnel). Liste des membres CHSCT (local accessible au personnel). Consignes en cas d'incendie Secours. Utilisation des v hicules A l'embauche, le Directeur doit v rifier si le salari poss de bien son permis de conduire ainsi que l'assurance couvrant les trajets dans le cadre du travail.

10 La photocopie de ces deux documents doit tre tablie et ins r e dans le dossier de l'int ress . C2M Expertise-Comptable - Sarl au capital de 10 000 - 26 Ter Avenue JF Kennedy 26 200 Mont limar 5. 2. GESTION DE LA TRESORERIE. R gles de bases Aucune op ration n'est faite sans pr sentation d'une pi ce justificative de la d pense, quel que soit le mode de r glement. Tout r glement doit tre soumis l'approbation du chef d'entreprise et lui seul signe les ch ques, ordres de virement et acceptations d'effets. Les remises doivent tre faites chaque jour la banque avant l'heure de caisse. Inventaire physique de la caisse A une date donn e, le solde comptable de la caisse doit correspondre au solde physique des esp ces d tenues.