privés pour la gestion de leurs personnels Modifiée par ...

1 COMMMISSION NATIONALE DE L INFORMATIQUE ET DES LIBERTES R PUBLIQUE FRAN AISE 8 rue Vivienne CS 30223 - 75083 Paris Cedex 02 - T l. : 01 53 73 22 22 - Fax : 01 53 73 22 00 Norme simplifi e n 46 Version consolid e au 15 f vrier 2016 Norme simplifi e n 46 : D lib ration n 2005-002 du 13 janvier 2005 portant adoption d'une norme destin e simplifier l'obligation de d claration des traitements mis en uvre par les organismes publics et priv s pour la gestion de leurs personnels Modifi e par d lib ration n 2005-277 du 17 novembre 2005 COMMMISSION NATIONALE DE L INFORMATIQUE ET DES LIBERTES R PUBLIQUE FRAN AISE 8 rue Vivienne CS 30223 - 75083 Paris Cedex 02 - T l. : 01 53 73 22 22 - Fax : 01 53 73 22 00 Norme simplifi e n 46 Version consolid e au 15 f vrier 2016 La Commission nationale de l'informatique et des libert s, Vu la convention n 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes l' gard du traitement automatis des donn es caract re personnel ; Vu la directive 95/46/CE du Parlement europ en et du Conseil du 24 octobre 1995 relative la protection des personnes physiques l' gard du traitement des donn es caract re personnel et la libre circulation de ces donn es ; Vu le code du travail.

2 Vu les lois n 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, n 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives la fonction publique de l'Etat, n 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives la fonction publique territoriale, et n 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives la fonction publique hospitali re ; Vu la loi n 78-17 du 6 janvier 1978 relative l'informatique, aux fichiers et aux libert s modifi e, et notamment ses articles 24 et 69 alin a 8 ; Apr s avoir entendu M. Hubert Bouchet, commissaire, en son rapport et Mme Catherine Pozzo di Borgo, commissaire adjoint du Gouvernement, en ses observations ; En vertu de l'article 24 de la loi du 6 janvier 1978 modifi e, la Commission nationale de l'informatique et des libert s est habilit e tablir des normes destin es simplifier l'obligation de d claration des traitements les plus courants et dont la mise en uvre, dans des conditions r guli res, n'est pas susceptible de porter atteinte la vie priv e ou aux libert s.

3 Les traitements informatis s relatifs la gestion de leurs personnels mis en uvre par des employeurs publics ou priv s sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de cette d finition. Apr s avoir recueilli les observations des repr sentants des organisations professionnelles d'employeurs et d'employ s, et des minist res concern s, D cide : Article 1er Peut b n ficier de la proc dure de la d claration simplifi e de conformit la pr sente norme tout traitement automatis relatif la gestion du personnel des organismes publics ou priv s qui r pondent aux conditions suivantes. COMMMISSION NATIONALE DE L INFORMATIQUE ET DES LIBERTES R PUBLIQUE FRAN AISE 8 rue Vivienne CS 30223 - 75083 Paris Cedex 02 - T l. : 01 53 73 22 22 - Fax : 01 53 73 22 00 Norme simplifi e n 46 Version consolid e au 15 f vrier 2016 Article 2 : finalit s du traitement Le traitement peut avoir tout ou partie des finalit s suivantes : la gestion administrative des personnels : gestion du dossier professionnel des employ s, tenu conform ment aux dispositions l gislatives et r glementaires, ainsi qu'aux dispositions statutaires, conventionnelles ou contractuelles qui r gissent les int ress s ; r alisation d' tats statistiques ou de listes d'employ s pour r pondre des besoins de gestion administrative ; gestion des annuaires internes et des organigrammes.

4 gestion des dotations individuelles en fournitures, quipements, v hicules et cartes de paiement ; gestion des lections professionnelles (d lib ration n 2005-277 du 17 novembre 2005) l'exclusion du cas o est utilis un dispositif de vote lectronique; gestion des r unions des instances repr sentatives du personnel ; gestion de l'action sociale et culturelle directement mise en uvre par l'employeur, l'exclusion des activit s de m decine du travail, de service social ou de soutien psychologique ; la mise disposition des personnels d'outils informatiques : suivi et maintenance du parc informatique ; gestion des annuaires informatiques permettant de d finir les autorisations d'acc s aux applications et aux r seaux ; mise en uvre de dispositifs destin s assurer la s curit et le bon fonctionnement des applications informatiques et des r seaux, l'exclusion de tout traitement permettant le contr le individuel de l'activit des employ s ; gestion de la messagerie lectronique professionnelle, l'exclusion de tout traitement permettant le contr le individuel de l'activit des employ s ; r seaux priv s virtuels internes l'organisme permettant la diffusion ou la collecte de donn es de gestion administrative des personnels (intranet) ; COMMMISSION NATIONALE DE L INFORMATIQUE ET DES LIBERTES R PUBLIQUE FRAN AISE 8 rue Vivienne CS 30223 - 75083 Paris Cedex 02 - T l.

5 : 01 53 73 22 22 - Fax : 01 53 73 22 00 Norme simplifi e n 46 Version consolid e au 15 f vrier 2016 l'organisation du travail : gestion des agendas professionnels ; gestion des t ches des personnels , l'exclusion de tout traitement permettant un contr le individuel de leur productivit ; la gestion des carri res et de la mobilit : valuation professionnelle des personnels , dans le respect des dispositions l gislatives, r glementaires ou conventionnelles qui la r gissent, l'exclusion des dispositifs ayant pour objet l' tablissement du profil psychologique des employ s ; gestion des comp tences professionnelles internes ; validation des acquis de l'exp rience professionnelle ; simulation de carri re ; gestion de la mobilit professionnelle ; la formation des personnels : suivi des demandes de formation et des p riodes de formation effectu es ; organisation des sessions de formation ; valuation des connaissances et des formations.

6 Les fonctionnalit s de gestion informatis e des courriers et d'archivage lectronique des documents produits dans le cadre des finalit s pr c demment d crites sont couvertes par la pr sente norme. Article 3 : donn es trait es Les donn es trait es pour la r alisation des finalit s d crites l'article 2 sont : a) pour l'identification de l'employ : identit : nom, pr nom, photographie (facultatif), sexe, date et lieu de naissance, nationalit , coordonn es professionnelles, coordonn es personnelles (facultatif), matricule interne, r f rences du passeport (uniquement pour les personnels amen s se d placer l' tranger) ; COMMMISSION NATIONALE DE L INFORMATIQUE ET DES LIBERTES R PUBLIQUE FRAN AISE 8 rue Vivienne CS 30223 - 75083 Paris Cedex 02 - T l.

7 : 01 53 73 22 22 - Fax : 01 53 73 22 00 Norme simplifi e n 46 Version consolid e au 15 f vrier 2016 type, num ro d'ordre et copie du titre valant autorisation de travail pour les employ s trangers en application de l'article du code du travail ; le cas ch ant, coordonn es des personnes pr venir en cas d'urgence ; distinctions honorifiques (facultatif) ; b) pour la gestion administrative de l'employ : gestion de la carri re de l'employ : date et conditions d'embauche ou de recrutement, date, objet et motif des modifications apport es la situation professionnelle de l'employ , simulation de carri re, desiderata de l'employ en termes d'emploi, sanctions disciplinaires l'exclusion de celles cons cutives des faits amnisti s ; gestion des d clarations d'accident du travail et de maladie professionnelle : coordonn es du m decin du travail, date de l'accident ou de la premi re constatation m dicale de la maladie professionnelle, date du dernier jour de travail, date de reprise, motif de l'arr t (accident du travail ou maladie professionnelle), travail non repris ce jour.

8 Valuation professionnelle de l'employ : dates des entretiens d' valuation, identit de l' valuateur, comp tences professionnelles de l'employ , objectifs assign s, r sultats obtenus, appr ciation des aptitudes professionnelles sur la base de crit res objectifs et pr sentant un lien direct et n cessaire avec l'emploi occup , observations et souhaits formul s par l'employ , pr visions d' volution de carri re ; validation des acquis de l'exp rience : date de la demande de validation, dipl me, titre ou certificat de qualification concern , exp riences professionnelles soumises validation, validation (oui/non), date de la d cision ; formation : dipl mes, certificats et attestations, langues trang res pratiqu es, suivi des demandes de formation professionnelle et des p riodes de formation effectu es, organisation des sessions de formation, valuation des connaissances et des formations ; suivi administratif des visites m dicales des employ s : dates des visites, aptitude au poste de travail (apte ou inapte, propositions d'adaptation du poste de travail ou d'affectation un autre poste de travail formul es par le m decin du travail) ; type de permis de conduire d tenu par l'employ ; COMMMISSION NATIONALE DE L INFORMATIQUE ET DES LIBERTES R PUBLIQUE FRAN AISE 8 rue Vivienne CS 30223 - 75083 Paris Cedex 02 - T l.

9 : 01 53 73 22 22 - Fax : 01 53 73 22 00 Norme simplifi e n 46 Version consolid e au 15 f vrier 2016 suj tions particuli res ouvrant droit cong s sp ciaux ou un cr dit d'heures de d l gation (telles que l'exercice d'un mandat lectif ou repr sentatif syndical, la participation la r serve op rationnelle ou aux missions de sapeur-pompier volontaire) ; c) pour l'organisation du travail : annuaires internes et organigrammes : nom, pr nom, photographie (facultatif), fonction, coordonn es professionnelles, le cas ch ant, formation et r alisations professionnelles ; agendas professionnels : dates, lieux et heures des rendez-vous professionnels, objet, personnes pr sentes ; t ches des personnels : identification des personnels concern s, r partition des t ches ; gestion des dotations individuelles en fournitures, quipements, v hicules et cartes de paiement : gestion des demandes, nature de la dotation, dates de dotation, de maintenance et de retrait, affectations budg taires ; annuaires informatiques permettant de d finir les autorisations d'acc s aux applications et aux r seaux ; donn es de connexion enregistr es pour assurer la s curit et le bon fonctionnement des applications et des r seaux informatiques, l'exclusion de tout traitement permettant le contr le individuel de l'activit des employ s.

10 Messagerie lectronique : carnet d'adresses, comptes individuels, l'exclusion de toute donn e relative au contr le individuel des communications lectroniques mises ou re ues par les employ s ; r seaux priv s virtuels de diffusion ou de collecte de donn es de gestion administrative des personnels (intranet) : formulaires administratifs internes, organigrammes, espaces de discussion, espaces d'information ; d) pour l'action sociale et la repr sentation du personnel : gestion des activit s sociales et culturelles mises en uvre par l'employeur : identit de l'employ et de ses ayants droit ou ouvrants droit, revenus, avantages et prestatio