PROCÉDURES D'ACHATS ET DE COMPTES À PAYER

1 PROC DURES D'ACHATSETDE COMPTES PAYERD irection du d veloppement des entreprisesPr par par Andr Labelle et Jacques VilleneuveConseillers en gestionPubli par la Direction des communications : janvier 1997R dit par la Direction des communications et des services la client le : avril 2003R vis : juillet 2004 Actualis : juillet 2004R imprim : janvier 2002 Num ro de document : 1547 Toute reproduction de ce document est autoris e avec la mention de la sourceL emploi du genre masculin pour d signer des personnes, des titres et des fonctions sefait sans discrimination et n a pour but que de faciliter la lecture du une tr s petite entreprise, le dirigeant s occupe g n ralement de la gestion, ducontr le et du paiement des achats.

2 Cependant, lorsque l entreprise requiert de plus enplus de personnel administratif, la possibilit de perte de contr le pr sent document vise donc s curiser le dirigeant qui s interroge sur les pointssuivants : quantit factur e par le fournisseur sup rieure la quantit re ue; possibilit de fraude avec un fournisseur; r ception par erreur de mat riel non command ; d couverte d une augmentation de prix apr s la r ception de la marchandise; manque de suivi sur les r ceptions partielles; perte de stocks (ex. : vol, gaspillage); perte d'escompte de caisse ou paiement de p nalit pour retard; paiement en double d'une faut donc tablir une s rie de proc dures, selon la taille de l entreprise, pour s assurerque le contr le interne soit efficace et que le processus d achats r ponde bien auxinterrogations mentionn es au paragraphe pr c pr sent document tablit une liste de proc dures qui devrait se retrouver dans leprocessus de contr le des achats et des COMPTES PAYER .

3 Le dirigeant devrait comparersa m thode actuelle avec celle propos e dans ce guide et faire les corrections qu il jugen DES MATI RESSERVICE DES 5 LES INFORMATIONS INSCRIRE SONT LES SUIVANTES :.. 6 SERVICE DE R 7 SERVICE DES 7 SERVICE DES COMPTES 8 ANNEXE - EXEMPLE D TAMPE DES COMPTES 12- 5 -PROC DURES SUIVRESERVICE DES ACHATS R gle de baseToute commande d'achat doit tre support e par un bon de commande. Le bon de commandeLa technique utiliser est la formule de bon de commande pr num rot en trois ouquatre copies selon le besoin. D signation et acheminement des copiesD signationCouleurDestinataireMode de classementOriginal(blanc)Fournisseuromet tre cette copie si envoy erarement;utiliser le t l copieur Fax copie(jaune) COMPTES PAYER en ordre num rique dans le dossier bons d achat mis.

4 3e copie(chamois)Acheteuren ordre alphab copie(rose)R ceptionen ordre alphab tique (sans prix).- 6 -LES INFORMATIONS INSCRIRE SONT LES SUIVANTES : Nom du fournisseur; Adresse du fournisseur; Date d' mission : AA/MM/JJ; Confirm : poste, FAX; Confirm : nom de l'interlocuteur chez le fournisseur; Date(s) requise(s) : AA/MM/JJ; Adresse de facturation; Adresse de livraison; Num ro de code grand livre; Conditions de paiement; Point FAB; Transport : port pay et percevoir, percevoir, via; Quantit command e; Num ro de code du produit; Description de l achat; Unit de mesure; Co t unitaire.

5 Num ros de taxes avec cases exempt , extra , incluse pour TPS et TVQ; Signature autoris 7 -SERVICE DE R CEPTION Lors de la r ception de la marchandise, les tapes sont les suivantes : s'assurer qu'il y a un bon de r ception (rose) mis pour ce mat riel; l'aide du bon de livraison (aussi appel bon d'exp dition ou liste d'emballage)v rifier sommairement la validit des informations, : type de produit, nombre decolis, dimensions, etc.; signer et dater le bon de livraison; utiliser l tampe sujet v rification lorsque lamarchandise n'est pas v rifi e en pr sence d'un repr sentant du fournisseur; lorsque la commande est v rifi e, contre le bon de livraison, inscrire les quantit sre ues sur la copie r ception (rose) du bon de commande.

6 Attacher le bon de r ception au bon de livraison du fournisseur et envoyer le tout l' DES ACHATS Sur r ception des documents en provenance de la r ception, mise jour parl acheteur de sa copie (chamois) du bon d achat : si la commande est compl te, classer la copie chamois en ordre permanentnum rique; si la r ception est partielle, inscrire les quantit s re ues, la date, et garder en ordrealphab tique pour faire les suivis, avec les fournisseurs, des soldes suivre; acheminer au service des COMPTES PAYER les documents en provenance de lar 8 -SERVICE DES COMPTES PAYER Sur r ception du bon de livraison et du bon de r ception (rose) : v rifier la pr sence sur le bon de r ception de : la signature la date la concordance des quantit s re ues avec celles du bon de livraison; si la commande est compl te, assembler la copie comptable du bon d'achat (jaune)avec le bon de livraison et le bon de r ception (rose).

7 Si la commande est partielle : faire une photocopie du bon de r ception (rose) et de la copie comptable (jaune); retourner le bon de r ception (rose) la r ception; classer la copie comptable (jaune) dans le dossier bons d'achat mis ; assembler la photocopie de la copie comptable (jaune) du bon d'achat avec le bonde livraison et la photocopie du bon de r ception (rose); faire la mise jour de l'inventaire permanent s'il y a lieu; classer les documents alphab tiquement dans le dossier en attente defactures . Sur r ception de la facture : apposer l' tampe de COMPTES PAYER sur la facture (voir annexe ci-jointe) et yinscrire les informations suivantes : num ro de code du fournisseur; num ro de la facture; date de la facture; date due (omettre si calcul e par le syst me informatique).

8 - 9 - Sur r ception de la facture (suite) : v rifier les quantit s avec le bon de r ception (rose); v rifier les prix avec la commande (jaune); v rifier les extensions et les additions; v rifier les taxes; s'il y a divergence entre la facture et le bon d'achat (jaune), le service des COMPTES PAYER appelle le fournisseur pour faire mettre une note de cr dit; si le fournisseur accepte d' mettre la note de cr dit, attendre la note de cr dit etv rifier si on conserve l'escompte; s'il y a m sentente, envoyer l'acheteur une copie de la facture qui mentionne lanature du malentendu et ce dernier verra solutionner le probl me avec lefournisseur.

9 Entre-temps, les documents originaux sont class s dans un dossier probl mes ; l'acheteur met un m mo lorsqu'il y a changement de prix et indique le pourquoi. Cem mo est achemin au service des COMPTES PAYER qui en fait suivre une copie ladirection et qui doit voir la mise jour des co ts de l'inventaire permanent et du prixde revient; codifier la facture; inscrire les escomptes s'il y a lieu; initialiser la v rification par le pr pos ; transmettre les documents la personne qui 10 - Lors de l'autorisation : v rifier sur une base al atoire certaines transactions au complet; pour les autres,v rifier la documentation et la codification.

10 Faire initialiser l'autorisation par le contr leur ou le comptable; acheminer les documents au pr pos l'enregistrement l'informatique, s'il y a lieu; classer les documents alphab tiquement dans le dossier en attente de paiement . Lors du paiement : s lectionner les factures dont on d sire effectuer le paiement; pr parer les ch ques; assembler chaque ch que avec les factures correspondantes; dans le cas de plus d'une facture pour un ch que, annexer un talon de ch que ouruban d'addition m canique; inscrire le num ro de ch que sur chaque facture (voir annexe ci-jointe); transmettre les ch ques et les factures la personne autoris e 11 - Lors de la signature du ch que : v rifier que chaque document a t pr alablement autoris.