PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS, …

1 DESARROLLO ORGANIZACIONAL C digo: Versi n: PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA P gina 1 de 8 1. INFORMACI N GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Definir los criterios para la gesti n de ACCIONES correctivas, preventivas y de mejora de tal forma que se identifiquen, analicen y eliminen las causas de las situaciones reales o potenciales no deseadas, y se establezcan las actividades necesarias para prevenir que stas ocurran o que vuelvan a ocurrir, adem s de aquellas que lleven a mejorar los procesos. As mismo, definir criterios para la gesti n de oportunidades de mejora de los procesos, productos o servicios de la UN. ALCANCE: Inicia con la identificaci n de la oportunidad de mejora o situaci n real o potencial no deseada y termina con la verificaci n de la eficacia del plan de actividades correspondiente. Este PROCEDIMIENTO aplica a todos los procesos de la Universidad Nacional de Colombia.

2 DEFINICIONES: 1. Acci n Correctiva: Acci n tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situaci n no deseable. 2. Acci n Preventiva: Acci n tomada para eliminar la causa de una situaci n a mejorar, una situaci n potencialmente no deseable o un riesgo. 3. rea de Ocurrencia: Denominaci n del rea o dependencia de la UN donde se presenta la no conformidad, riesgo, situaci n a mejorar u oportunidad de mejora. 4. Causa Ra z: Causa principal de la no conformidad o situaci n por mejorar. 5. Causa Potencial: Causa adicional a la causa ra z o que contribuye a generarla 6. Correcci n: Acci n inmediata tomada para eliminar una no conformidad detectada. 7. Equipo de Mejora: Conjunto de personas de un equipo de proceso o de varios procesos, que se encargan de realizar el an lisis de causas de una no conformidad o situaci n a mejorar, definir y ejecutar el plan de acci n y finalizar su gesti n. 8. Etapa de Identificaci n: Actividad emprendida para describir la no conformidad, plan de tratamiento de riesgo, situaci n a mejorar u oportunidad de mejora y caracterizarla de acuerdo al tipo de acci n, proceso, rea de ocurrencia y responsables de su gesti n en las siguientes etapas.

3 9. Etapa de An lisis de Causas: Actividad emprendida para identificar las causas de la no conformidad o situaci n a mejorar, determinando la causa ra z y las causas potenciales. 10. Etapa de Planificaci n: Momento en el cual se describen las actividades que conformaran el plan de trabajo para gestionar la causa ra z de la no conformidad o situaci n a mejorar o del plan de tratamiento de riesgo u oportunidad de mejora, seg n sea el caso, al igual que las fechas de ejecuci n y sus responsables. 11. Etapa de Aprobaci n de la planificaci n: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuaci n del plan de acci n revisado previamente. 12. Etapa de Ejecuci n: Corresponde a la realizaci n y seguimiento de las actividades planificadas para gestionar la no conformidad, situaci n a mejorar, plan de tratamiento de riesgo u oportunidad de mejora, seg n sea el caso. 13. Etapa de Verificaci n de Eficacia: Actividad emprendida para finalizar la gesti n de una acci n correctiva, preventiva y de mejora, determinando el grado de cumplimiento de las actividades planificadas, la no reincidencia de la situaci n y la manera como se alcanzaron los resultados planificados.

4 14. Flujo del Proceso: Corresponde a la designaci n en cada ocurrencia registrada en Soft Expert de los responsables de la gesti n de las diferentes etapas de las ACCIONES correctivas, preventivas y de mejora. 15. Modulo Acci n: Componente del Soft Expert que facilita la gesti n y seguimiento de este PROCEDIMIENTO y sistematiza la administraci n de planes de mejoramiento. 16. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. 17. Ocurrencia: Corresponde a la informaci n completa de la no conformidad, plan de tratamiento de riesgo, situaci n a mejorar u oportunidad de mejora que se encuentra registrada bajo un n mero consecutivo en el Modulo de Acci n del Soft Expert.. 18. Oportunidad de Mejora: Acci n emprendida para optimizar y potencializar el desempe o de un proceso o el cumplimiento de los requisitos. 19. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interact an para generar valor las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

5 20. PROCEDIMIENTO : Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. 21. Riesgo: Posibilidad de que suceda alg n evento que tenga impacto sobre los objetivos institucionales o de proceso. 22. Situaci n potencial no deseada: Situaci n que potencialmente puede afectar el cumplimiento de un requisito o el desarrollo de un proceso. 23. Soft Expert: Software tipo web que permite la operaci n en l nea de la gesti n del mejoramiento del Sistema de Gesti n de la Universidad Nacional de Colombia. DESARROLLO ORGANIZACIONAL C digo: Versi n: PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA P gina 2 de 8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Norma T cnica de Calidad en la Gesti n P blica NTCGP 1000 2. Modelo Est ndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000 3. Norma T cnica Colombiana NTC ISO 19011-2012 Directrices para la auditor a de los sistemas de gesti n 4. Norma T cnica NTC ISO 14001 Sistemas de gesti n ambiental.

6 Requisitos con orientaci n para su uso. 5. OHSAS NTC ISO 18001 Sistema de gesti n en seguridad y salud ocupacional. Requisitos. 6. Norma T cnica NTC ISO IEC 17025:2005 Requisitos Generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibraci n. 7. Gu a b sica de mejora continua Dem s requisitos de normas aplicables a los sistemas de gesti n CONDICIONES GENERALES: 1. Ver Anexo 1. Generalidades, con el detalle de las fuentes de identificaci n de ACCIONES correctivas, preventivas y oportunidades de mejora y las situaciones en las cuales se puede emprender cada uno de estos tipos de acci n. 2. En general, las ACCIONES correctivas, preventivas y de mejora que se emprendan deben ser registradas en el Modulo de Acci n del Soft Expert siguiendo las instrucciones correspondientes para la gesti n de cada etapa. 3. Excepcionalmente, es posible disponer de ACCIONES correctivas, preventivas y de mejora que no se encuentren registradas en Soft Expert siempre y cuando cumplan con la estructura predeterminada para los planes de mejoramiento definida en el formato , en el cual se visualiza la identificaci n de la ocurrencia, el an lisis de causas cuando corresponda, la planificaci n de actividades , el seguimiento y ejecuci n de las mismas con sus respectivas evidencias, la verificaci n de eficacia del plan y su cierre final.

7 4. Como oportunidades de mejora son v lidas las estrategias institucionales de las que dispongan los procesos, como por ejemplo los planes, programas y proyectos. 5. Aunque la definici n, el an lisis y la gesti n de las ACCIONES correctivas, preventivas y de mejora se debe realizar por el equipo de proceso en conjunto, es posible designar un nico responsable del registro de la informaci n en el M dulo de Acci n del Soft Expert, que puede corresponder al correo institucional del rea o dependencia, a excepci n de la etapa de aprobaci n de la planificaci n y la etapa de verificaci n de eficacia que deben ser ejecutadas por el l der del proceso. 6. Los equipos t cnicos de calidad del Sistema Integrado de Gesti n UN en cada Sede tienen la responsabilidad de realizar seguimiento permanente a la gesti n oportuna de las ACCIONES correctivas, preventivas y de mejora, y hacer el acompa amiento requerido desde su formulaci n hasta su finalizaci n.

8 7. La administraci n y configuraci n del M dulo de Acci n del Soft Expert se realiza desde el equipo t cnico de calidad del Sistema Integrado de Gesti n UN en el Nivel Nacional. 8. Se constituir n equipos de mejora multiproceso cuando en la identificaci n de la causa ra z de una no conformidad o situaci n a mejorar se evidencie que es responsabilidad de m s de dos equipos de proceso, por lo cual se elaborar conjuntamente el plan de mejoramiento que corresponda. 9. Las modificaciones, incluyendo la cancelaci n, del plan de actividades de las ACCIONES correctivas, preventivas o de mejora ser n aceptables cuando cuenten con una justificaci n debidamente soportada por parte del proceso responsable y revisada y aprobada por el equipo t cnico del Sistema Integrado de Gesti n UN, que se encargar posteriormente de ejecutar lo correspondiente en el M dulo de Accion del Soft Expert. 10. En general las ACCIONES correctivas requieren una correcci n inmediata que debe corresponder a la primera actividad del plan.

9 11. La Verificaci n de Eficacia debe realizarse entre la fecha final de ejecuci n del plan de acci n hasta un m ximo de 90 d as posteriores, con el fin de permitir observar la no reincidencia de la situaci n. 12. Toda acci n correctiva, preventiva y oportunidad de mejora que resulte no eficaz debe finalizarse como tal y se debe crear una nueva ocurrencia que se clasifique como Reincidente DESARROLLO ORGANIZACIONAL C digo: Versi n: PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA P gina 3 de 8 2. INFORMACI N ESPEC FICA DEL PROCEDIMIENTO ID. ACTIVIDAD DESCRIPCI N RESPONSABLE REGISTROS SISTEMAS DE INFORMACI N DEPENDENCIA O UNIDAD DE GESTI N CARGO Y/O PUESTO DE TRABAJO 1 Identificar la situaci n real o potencial no deseada o la oportunidad de mejora A partir de las diferentes fuentes de identificaci n de situaciones reales o potenciales no deseadas y oportunidades de mejora, crear la ocurrencia registrando la descripci n general de la situaci n de manera clara y sencilla junto con la evidencia objetiva de la misma, caracterizando la ocurrencia de acuerdo con la clasificaci n del nivel de la UN al que pertenezca (Nivel Nacional o Sede), el tipo de acci n, el rea de ocurrencia, el proceso, la fuente y el tipo de impacto generado en el Sistema de Calidad.

10 Cuando se trate de una oportunidad de mejora debe diligenciarse un campo adicional asociado con el beneficio de su implementaci n. Proceso asociado Funcionario(s) delegado(s) del proceso M dulo de Acci n Soft Expert Formato de ACCIONES correctivas, preventivas y de mejora M dulo de Acci n Soft Expert 2 Asignar los responsables de cada etapa de la acci n correctiva, preventiva o de mejora Diligenciar el componente de Flujo del Proceso en la ocurrencia identificada previamente en Soft Expert, designando los responsables para las etapas de an lisis de causas, planificaci n, aprobaci n de la planificaci n, plan de acci n y verificaci n de eficacia, cuando corresponda, y asignando los tiempos m ximos para dar cumplimiento a la ejecuci n de dichas etapas. Proceso asociado Funcionario(s) delegado(s) del proceso M dulo de Acci n Soft Expert Formato de ACCIONES correctivas, preventivas y de mejora M dulo de Acci n Soft Expert 3 Realizar el an lisis de causas Cuando se trate de una acci n correctiva o preventiva es necesario realizar el an lisis de causas, considerando la descripci n registrada en la identificaci n y las evidencias presentadas.