Procedimiento de Compras - albo.com.bo

1 Procedimiento DE COMPRAS28/02/2013 Documento de consulta Versi n oficial en lugares autorizadosCONTENIDO33441 Procedimiento DE Compras PROVEEDORES ADQUISICI N DE BIENES Y CONTRATACI N DE SERVICIOS MENORES Compras Y CONTRATACIONES CON AN LISIS COMPARATIVO Compras Y CONTRATACIONES POR INVITACI N DIRECTA O LICITACI N P BLICA CONTRATACI N DE EMPRESA DE SERVICIOS GENERALES RECEPCI N DEL PRODUCTO O SERVICIO BIENES O SERVICIOS QUE AFECTAN A LA REALIZACI N DEL SERVICIO GARANT A DE PROVEEDORES BASE DE DATOS Y EVALUACI N DE PROVEEDORES MODALIDAD DE PAGO Procedimiento ADMINISTRATIVO PARA EL EGRESO DE FONDOS REGISTROSTABLA DE ILUSTRACIONESD iagrama de flujo ComprasP gina 1 de 9 Versi n DE COMPRAS28/02/2013 Documento de consulta Versi n oficial en lugares autorizadosP gina 2 de 9 Versi n DE COMPRAS28/02/2013 Documento de consulta Versi n oficial en lugares autorizados1 Procedimiento DE COMPRASToda decisi n respecto a una solicitud de compra de bienes o contrataci n de servicios, debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones.

2 A) Estar comprendidas dentro del PAA anual de la empresa aprobado por el ) Cumplir con los requisitos se alados en el presente documento, independientemente de la jerarqu a del ) Toda solicitud para la adquisici n de bienes o servicios que afecten a la prestaci n del servicio, debe consultar en primera instancia la base de datos de proveedores de la organizaci n, incluyendo proveedores ) La prelaci n de criterios de selecci n de un proveedor o producto, debe ser valuada por el cumplimiento de los requisitos de ALBO , proveedor, precio, tiempo de entrega y garant a, verificados en la base de datos de proveedores. e) Toda compra debe contar con los requisitos necesarios, mismos que pueden ser verbales y/o escritos dependiendo del monto de la misma.

3 F) Toda compra debe contar con la factura fiscal correspondiente. En aquellos casos que, previa autorizaci n de la Gerencia de Administraci n y Finanzas y/o Gerente de Recinto, sea materialmente imposible obtenerla, debe procederse a la retenci n impositiva de acuerdo a ) Para toda compra de bienes o servicios, el solicitante debe interiorizarse de las especificaciones t cnicas requeridas por la empresa, para ser comunicadas al proveedor, considerando el tipo, modelo, moneda, valores unitarios, vencimiento, duraci n, planos, normas de definici n o cualquier otro dato t cnico que garantice una buena compra y permita el adecuado control de la recepci n de la ) Cuando se trate de Compras de bienes o servicios por contrato con periodicidad mensual, o pago por cuotas, se debe incluir el contrato y/o la solicitud de compra (dependiendo del monto)

4 , nicamente en el primer pago de cada gesti n, no siendo necesarios en los pagos sucesivos del a ProveedoresLos bienes, productos o servicios, deben adquirirse a proveedores previamente evaluados y seleccionados, incluidos proveedores nicos de acuerdo a lo establecido en el registro Base de Datos y Evaluaci n de Proveedores ubicado en la Unidad de Red SGC\PROVEEDORES de la gina 3 de 9 Versi n DE COMPRAS28/02/2013 Documento de consulta Versi n oficial en lugares autorizadosAntes de efectuar una compra o contrataci n, los responsables deben analizar: a) Que el proveedor pueda cumplir con los ) Las referencias comerciales presentadas por el proveedor en relaci n a los productos ofertados (si amerita).c) La homologaci n de productos, cuando diferentes proveedores oferten los mismos productos en marca, calidad, y ) Cumplimiento de requisitos, precio, tiempo de entrega y garant as que respaldan el bien o servicio Adquisici n de bienes y contrataci n de servicios menoresLa adquisici n de bienes y contrataci n de servicios cuyo monto es menor a $us.

5 , debe efectuarse sin mayor tr mite a un proveedor local que garantice la calidad del bien o servicio requerido, presentando de manera indistinta uno de los siguientes documentos: factura, cotizaci n de proveedor, comunicaci n interna o Solicitud de Compras . Los requisitos del bien o servicio pueden ser establecidos de manera verbal, salvo que requieran especificaciones t Compras y contrataciones con an lisis comparativoDe $us. a $us. , se debe presentar el registro Solicitud de Compras , ubicado en la Unidad de Red SGC\REGISTROS de la intranet, debidamente llenado y aprobado estableciendo de manera clara los requisitos generales y/o t cnicos necesarios, con el an lisis comparativo de condiciones y los documentos de respaldo (si requiere).

6 En caso necesario se debe formalizar con el contrato cada oficina, el responsable de la solicitud de adquisici n y/o contrataci n de bienes y servicios que afecten a la prestaci n del servicio, debe recurrir a la base de proveedores y de haber agotado este requisito, ubicar nuevos proveedores cumpliendo las condiciones del punto del presente registro Solicitud de Compras es obligatorio para todo tipo de compra de bienes y/o servicios que superen los $ , independientemente de la jerarqu a del solicitante, y es considerado un contrato privado entre el proveedor y la organizaci n, debe ser impreso en original y copia (de ser requerida por el proveedor) y ser suscrito y/o sellado por el proveedor y por el Gerente de Recinto, Gerentes de rea o Vicepresidente Ejecutivo.

7 El nico documento que reemplaza la presentaci n del registro Solicitud de Compras por montos mayores a $ es un Acta de Directorio que autoriza la compra de bienes y/o servicios espec gina 4 de 9 Versi n DE COMPRAS28/02/2013 Documento de consulta Versi n oficial en lugares Compras y contrataciones por invitaci n directa o licitaci n p blicaALBO debe generar un proceso de licitaci n o invitaci n directa a todos los procesos de Compras o contrataciones que involucren montos mayores a $us. , para lo cual se emiten pliegos de especificaciones o notas de invitaci n con el alcance de las Compras o contrataciones a los requisitos que deben ser solicitados en los pliegos de especificaciones o notas de invitaci n directa, deben figurar: a) Documentaci n ) Especificaciones t cnicas del bien o servicio ) Plazo m ximo para la presentaci n de la ) Formas de garant ) Criterios de adjudicaci ) T rminos de suspensi n del Contrataci n de empresa de servicios generalesContempla b sicamente los servicios de seguridad, estibaje y limpieza en los recintos, que por su importancia en el proceso de realizaci n del servicio, est n expresamente expuestos mediante un contrato con los requisitos prestaci n de servicios generales, debe ser supervisada por los Gerentes de Recinto, quienes anualmente (mayo) deben presentar a la Gerencia de Administraci n y Finanzas el formulario de evaluaci n y cumplimiento de contrato.

8 El contrato con la empresa de servicios generales debe especificar la facultad de ALBO para efectuar auditor as de segunda Recepci n del producto o servicioEl proceso de Compras se ala la obligaci n de garantizar que los productos o servicios adquiridos, se reciban de acuerdo a los requisitos momento de la recepci n del bien o servicio contratado, el solicitante debe verificar el cumplimiento de los requisitos solicitados (condiciones t cnicas, cantidades, pesos y cualquier otra caracter stica demandada).P gina 5 de 9 Versi n DE COMPRAS28/02/2013 Documento de consulta Versi n oficial en lugares Bienes o servicios que afectan a la realizaci n del servicioALBO ha definido que los bienes o servicios que afectan a la realizaci n del servicio son los siguientes:a) Seguridad, estibaje y ) ) Software y redes de comunicaciones (l nea dedicada / espacio satelital).

9 D) Mantenimiento de maquinaria y equipo pesado, comunicaci n, seguridad y computaci n (incluye compra de repuestos).e) Mantenimiento, calibraci n y certificaci n de b sculas camioneras, balanzas de piso y c mara de fr o (incluye compra de repuestos).f) Alquiler equipo ) Papeler a impresa, partes de recepci n y ) ) Capacitaci ) Fumigaci ) Material de ) Compra de maquinaria y equipo pesado, comunicaci n, seguridad y computaci n. m) Compra de inmuebles, contrataci n de obras y mantenimiento de los bienes o servicios mencionados anteriormente est n sujetos al siguiente Procedimiento :a) El funcionario receptor debe verificar el cumplimiento de los requisitos solicitados y dar conformidad de cumplimiento en el registro Solicitud de Compras suscribiendo el mismo en conformidad.

10 B) En caso de ser una compra de los tems mencionados respaldada solo con la factura o comunicaci n interna, la misma debe ser recibida con el sello de producto conforme al reverso del documento de ) En caso de verificar observaciones en la calidad, caracter sticas o naturaleza de los productos comprados o servicios contratados, el responsable de la recepci n o verificaci n debe rechazar los mismos y exigir su reposici n inmediata con otros que cumplan los requisitos solicitados o exigir el acabado de la obra o servicio contratado. En caso de imposibilidad de reposici n por P gina 6 de 9 Versi n DE COMPRAS28/02/2013 Documento de consulta Versi n oficial en lugares autorizadosparte del proveedor, no cursa el pago de saldos adeudados, pasando la Solicitud de Compras al Asesor Legal para su recuperaci n por la v a Garant a de proveedoresSiempre que sea posible, toda oferta de bienes y servicios que excedan los $us.