Procedimiento de Compras - albo.com.bo

1 Procedimiento DE COMPRAS28/02/2013 Documento de consulta Versi n oficial en lugares autorizadosCONTENIDO33441 Procedimiento DE Compras PROVEEDORES ADQUISICI N DE BIENES Y CONTRATACI N DE SERVICIOS MENORES Compras Y CONTRATACIONES CON AN LISIS COMPARATIVO Compras Y CONTRATACIONES POR INVITACI N DIRECTA O LICITACI N P BLICA CONTRATACI N DE EMPRESA DE SERVICIOS GENERALES RECEPCI N DEL PRODUCTO O SERVICIO BIENES O SERVICIOS QUE AFECTAN A LA REALIZACI N DEL SERVICIO GARANT A DE PROVEEDORES BASE DE DATOS Y EVALUACI N DE PROVEEDORES MODALIDAD DE PAGO Procedimiento ADMINISTRATIVO PARA EL EGRESO DE FONDOS REGISTROSTABLA DE ILUSTRACIONESD iagrama de flujo ComprasP gina 1 de 9 Versi n DE COMPRAS28/02/2013 Documento de consulta Versi n oficial en lugares autorizadosP gina 2 de 9 Versi n DE COMPRAS28/02/2013 Documento de consulta Versi n oficial en lugares autorizados1 Procedimiento DE COMPRASToda decisi n respecto a una solicitud de compra de bienes o contrataci n de servicios, debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones.

2 A) Estar comprendidas dentro del PAA anual de la empresa aprobado por el ) Cumplir con los requisitos se alados en el presente documento, independientemente de la jerarqu a del ) Toda solicitud para la adquisici n de bienes o servicios que afecten a la prestaci n del servicio, debe consultar en primera instancia la base de datos de proveedores de la organizaci n, incluyendo proveedores ) La prelaci n de criterios de selecci n de un proveedor o producto, debe ser valuada por el cumplimiento de los requisitos de ALBO , proveedor, precio, tiempo de entrega y garant a, verificados en la base de datos de proveedores. e) Toda compra debe contar con los requisitos necesarios, mismos que pueden ser verbales y/o escritos dependiendo del monto de la misma. f) Toda compra debe contar con la factura fiscal correspondiente.

3 En aquellos casos que, previa autorizaci n de la Gerencia de Administraci n y Finanzas y/o Gerente de Recinto, sea materialmente imposible obtenerla, debe procederse a la retenci n impositiva de acuerdo a ) Para toda compra de bienes o servicios, el solicitante debe interiorizarse de las especificaciones t cnicas requeridas por la empresa, para ser comunicadas al proveedor, considerando el tipo, modelo, moneda, valores unitarios, vencimiento, duraci n, planos, normas de definici n o cualquier otro dato t cnico que garantice una buena compra y permita el adecuado control de la recepci n de la ) Cuando se trate de Compras de bienes o servicios por contrato con periodicidad mensual, o pago por cuotas, se debe incluir el contrato y/o la solicitud de compra (dependiendo del monto), nicamente en el primer pago de cada gesti n, no siendo necesarios en los pagos sucesivos del a ProveedoresLos bienes, productos o servicios, deben adquirirse a proveedores previamente evaluados y seleccionados, incluidos proveedores nicos de acuerdo a lo establecido en el registro Base de Datos y Evaluaci n de Proveedores ubicado en la Unidad de Red SGC\PROVEEDORES de la gina 3 de 9 Versi n DE COMPRAS28/02/2013 Documento de consulta Versi n oficial en lugares autorizadosAntes de efectuar una compra o contrataci n, los responsables deben analizar.

4 A) Que el proveedor pueda cumplir con los ) Las referencias comerciales presentadas por el proveedor en relaci n a los productos ofertados (si amerita).c) La homologaci n de productos, cuando diferentes proveedores oferten los mismos productos en marca, calidad, y ) Cumplimiento de requisitos, precio, tiempo de entrega y garant as que respaldan el bien o servicio Adquisici n de bienes y contrataci n de servicios menoresLa adquisici n de bienes y contrataci n de servicios cuyo monto es menor a $us. , debe efectuarse sin mayor tr mite a un proveedor local que garantice la calidad del bien o servicio requerido, presentando de manera indistinta uno de los siguientes documentos: factura, cotizaci n de proveedor, comunicaci n interna o Solicitud de Compras . Los requisitos del bien o servicio pueden ser establecidos de manera verbal, salvo que requieran especificaciones t Compras y contrataciones con an lisis comparativoDe $us.

5 A $us. , se debe presentar el registro Solicitud de Compras , ubicado en la Unidad de Red SGC\REGISTROS de la intranet, debidamente llenado y aprobado estableciendo de manera clara los requisitos generales y/o t cnicos necesarios, con el an lisis comparativo de condiciones y los documentos de respaldo (si requiere). En caso necesario se debe formalizar con el contrato cada oficina, el responsable de la solicitud de adquisici n y/o contrataci n de bienes y servicios que afecten a la prestaci n del servicio, debe recurrir a la base de proveedores y de haber agotado este requisito, ubicar nuevos proveedores cumpliendo las condiciones del punto del presente registro Solicitud de Compras es obligatorio para todo tipo de compra de bienes y/o servicios que superen los $ , independientemente de la jerarqu a del solicitante, y es considerado un contrato privado entre el proveedor y la organizaci n, debe ser impreso en original y copia (de ser requerida por el proveedor) y ser suscrito y/o sellado por el proveedor y por el Gerente de Recinto, Gerentes de rea o Vicepresidente Ejecutivo.

6 El nico documento que reemplaza la presentaci n del registro Solicitud de Compras por montos mayores a $ es un Acta de Directorio que autoriza la compra de bienes y/o servicios espec gina 4 de 9 Versi n DE COMPRAS28/02/2013 Documento de consulta Versi n oficial en lugares Compras y contrataciones por invitaci n directa o licitaci n p blicaALBO debe generar un proceso de licitaci n o invitaci n directa a todos los procesos de Compras o contrataciones que involucren montos mayores a $us. , para lo cual se emiten pliegos de especificaciones o notas de invitaci n con el alcance de las Compras o contrataciones a los requisitos que deben ser solicitados en los pliegos de especificaciones o notas de invitaci n directa, deben figurar: a) Documentaci n ) Especificaciones t cnicas del bien o servicio ) Plazo m ximo para la presentaci n de la ) Formas de garant ) Criterios de adjudicaci ) T rminos de suspensi n del Contrataci n de empresa de servicios generalesContempla b sicamente los servicios de seguridad, estibaje y limpieza en los recintos, que por su importancia en el proceso de realizaci n del servicio, est n expresamente expuestos mediante un contrato con los requisitos prestaci n de servicios generales, debe ser supervisada por los Gerentes de Recinto, quienes anualmente (mayo) deben presentar a la Gerencia de Administraci n y Finanzas el formulario de evaluaci n y cumplimiento de contrato.

7 El contrato con la empresa de servicios generales debe especificar la facultad de ALBO para efectuar auditor as de segunda Recepci n del producto o servicioEl proceso de Compras se ala la obligaci n de garantizar que los productos o servicios adquiridos, se reciban de acuerdo a los requisitos momento de la recepci n del bien o servicio contratado, el solicitante debe verificar el cumplimiento de los requisitos solicitados (condiciones t cnicas, cantidades, pesos y cualquier otra caracter stica demandada).P gina 5 de 9 Versi n DE COMPRAS28/02/2013 Documento de consulta Versi n oficial en lugares Bienes o servicios que afectan a la realizaci n del servicioALBO ha definido que los bienes o servicios que afectan a la realizaci n del servicio son los siguientes:a) Seguridad, estibaje y ) ) Software y redes de comunicaciones (l nea dedicada / espacio satelital).

8 D) Mantenimiento de maquinaria y equipo pesado, comunicaci n, seguridad y computaci n (incluye compra de repuestos).e) Mantenimiento, calibraci n y certificaci n de b sculas camioneras, balanzas de piso y c mara de fr o (incluye compra de repuestos).f) Alquiler equipo ) Papeler a impresa, partes de recepci n y ) ) Capacitaci ) Fumigaci ) Material de ) Compra de maquinaria y equipo pesado, comunicaci n, seguridad y computaci n. m) Compra de inmuebles, contrataci n de obras y mantenimiento de los bienes o servicios mencionados anteriormente est n sujetos al siguiente Procedimiento :a) El funcionario receptor debe verificar el cumplimiento de los requisitos solicitados y dar conformidad de cumplimiento en el registro Solicitud de Compras suscribiendo el mismo en conformidad.

9 B) En caso de ser una compra de los tems mencionados respaldada solo con la factura o comunicaci n interna, la misma debe ser recibida con el sello de producto conforme al reverso del documento de ) En caso de verificar observaciones en la calidad, caracter sticas o naturaleza de los productos comprados o servicios contratados, el responsable de la recepci n o verificaci n debe rechazar los mismos y exigir su reposici n inmediata con otros que cumplan los requisitos solicitados o exigir el acabado de la obra o servicio contratado. En caso de imposibilidad de reposici n por P gina 6 de 9 Versi n DE COMPRAS28/02/2013 Documento de consulta Versi n oficial en lugares autorizadosparte del proveedor, no cursa el pago de saldos adeudados, pasando la Solicitud de Compras al Asesor Legal para su recuperaci n por la v a Garant a de proveedoresSiempre que sea posible, toda oferta de bienes y servicios que excedan los $us.

10 Por parte de proveedores y que afecten la prestaci n del servicio, debe contar con una garant a de cumplimiento y conformidad en la recepci n del bien o servicio contratado. En caso de proveedores que no entregan garant as, se debe dejar pendiente un saldo de pago hasta la entrega a satisfacci n del bien adquirido o el servicio caso de aceptaci n de un bien o servicio, que reduzca sus condiciones de calidad y rendimiento durante su uso, se debe recurrir a reclamar por la garant a correspondiente y posteriormente dar de baja el registro del proveedor en la base de datos de la Base de Datos y Evaluaci n de ProveedoresEl registro Base de Datos y Evaluaci n de Proveedores , es un registro hist rico de los proveedores de bienes y servicios que afectan la realizaci n del servicio y debe ser llenado por los encargados de administraci n, con la informaci n solicitada en la base de datos (proveedor, persona de contacto, direcci n, ciudad, correo electr nico.)