Procedimiento para los Servicios de Control y Vigilancia ...

1 Procedimiento para el Control y Vigilancia F sica Versi n: Fecha de vigencia: 17 de agosto del 2015 Objetivo: Establecer los lineamientos para asegurar la protecci n F sica Integral del Personal e Instalaciones de la Unidad de Negocio Hidropaute.. Procedimiento para los Servicios de Control y Vigilancia F sica Tabla de Contenido Tabla de Contenido Tabla de Contenido .. 2 1 Alcance .. 3 2 Definiciones .. 3 3 Referencias .. 3 4 Responsabilidades y Pol ticas .. 3 5 Procedimiento para los Servicios de Control y Vigilancia F sica: .. 5 Control y registro de Ingreso y egreso de personas y veh culos a las instalaciones.. 5 Control de Ingreso y Salida de Bienes de las Instalaciones .. 6 Custodia de Bienes de las Instalaciones.. 7 6 Disposiciones transitorias .. 8 7 Derogaciones .. 8 8 Diagrama de flujo .. 9 9 Anexos .. 10 Procedimiento para los Servicios de Control y Vigilancia F sica P gina 3 de 11 1 Alcance Este Procedimiento aplica para el Control de ingreso y salida de personas y de bienes; y el resguardo de las instalaciones de la Unidad de Negocio HIDROPAUTE.

2 2 Definiciones Puesto de Vigilancia : Espacio destinado para el personal de Control y Vigilancia de los diferentes sectores de la Unidad de Negocio. Puesto de Control : Espacio destinado al Control de ingreso/egreso de veh culos y personal a las instalaciones de la Unidad de Negocio. Salvoconducto: Documento habilitante para hacer uso de un veh culo de la Unidad de Negocio Hidropaute, pudiendo ser interno o emitido directamente de la p gina web de la Contralor a General del Estado. 3 Referencias Ley de Vigilancia y Seguridad Privada, No. 2003 12. Reglamento a la Ley de Vigilancia y Seguridad Privada No. 1181. Normas internas de convivencia en los campamentos e instalaciones de la Unidad de Negocio Hidropaute. Matriz de requisitos normativos Matriz de permisos y autorizaciones 4 Responsabilidades y Pol ticas Jefe de Servicios Generales: Asegurar el cumplimento de lo establecido en el presente Procedimiento y en las especificaciones, t rminos de referencia y cl usulas contractuales, que son parte de los pliegos y de los convenios o contratos realizados para el Control y Vigilancia f sica.

3 Subgerente Administrativo: Realizar el seguimiento del proceso. Gerente de la Unidad de Negocio: Aprobar el presente Procedimiento y asegurar los recursos necesarios para la gesti n del proceso de Control y Vigilancia f sica. Procedimiento para los Servicios de Control y Vigilancia F sica P gina 4 de 11 Analista de Servicios de Campamento /Asistente de Servicios Generales: Coordinar internamente con los supervisores de Control y Vigilancia , las autorizaciones de ingreso y salida de personal, veh culos y bienes. Realizar la inducci n al personal de relevo que presta el servicio de Control y Vigilancia en los puntos de Control , en lo referente a aspectos generales de la Unidad de Negocio Hidropaute y sobre las consignas a cumplir. Jefatura de Seguridad y Salud Laboral Realizar la charla de inducci n de Seguridad y Salud al personal de Control y Vigilancia contratado.

4 Jefatura de Seguridad y Salud Laboral/Jefe de Central En situaciones de emergencia, en las cuales sea necesario el ingreso y salida de personas y veh culos de Emergencia, notifican v a radio o telef nicamente al personal de Control y Vigilancia del incidente, para autorizar el ingreso o salida, cuyo Procedimiento de cumplimiento, es especial para estas situaciones. Jefatura de Centrales Autoriza o rechaza la solicitud de ingreso a las instalaciones. Comunica al Supervisor de Control y Vigilancia , los permisos de ingreso emitidos de personas ajenas (visitas, contratistas y personal de la zona), v a telef nica o por correo electr nico y registra esta informaci n en el formato vigente REGISTRO DE AUTORIZACI N DE INGRESO A LAS INSTALACIONES. Lleva un registro de las Autorizaciones de Ingreso emitidos para el personal de la zona. Personal de Control y Vigilancia Registra la entrada y salida de personas (personal de la unidad y ajenos a la misma), veh culos y bienes en cada puesto de Control acorde a las consignas establecidas para cada punto.

5 Realiza el Control las 24 horas del d a en todos los puntos de Control y Vigilancia . Informa cualquier situaci n an mala que se suscite durante su jornada de trabajo. Mantendr actualizado las Autorizaciones de Ingreso, en el formato AUTORIZACI N DE INGRESO A LAS INSTALACIONES. Restringir el ingreso de veh culos particulares al interior de Casa de M quinas. Procedimiento para los Servicios de Control y Vigilancia F sica P gina 5 de 11 Personal de la Unidad de Negocio Para el ingreso y egreso de las instalaciones de la Unidad de Negocio, debe portar siempre su carnet de identificaci n y solicitar su registro respectivo. Todo personal que ingrese y egrese de las instalaciones en veh culos de la instituci n, tiene la obligaci n de solicitar el registro de kilometraje y n mero de salvoconducto vigente. En el caso de ingreso de bienes, tiene la obligaci n de solicitar el registro de cada uno de ellos y para el caso de egresos, debe presentar el documento de autorizaci n emitido por la Bodega para este traslado.

6 Personal de la Zona de las Centrales de la Unidad Solicitar el permiso de ingreso emitido por la Jefatura de la Central con una duraci n de 6 meses, renovables de acuerdo a la necesidad. 5 Procedimiento para los Servicios de Control y Vigilancia F sica: Control y registro de Ingreso y egreso de personas y veh culos a las instalaciones. Asistente administrativa de Jefatura de Central 1. Env a mediante correo electr nico al Supervisor General de Vigilancia , las autorizaciones de ingreso de personal externo a las Centrales de Generaci n de la Unidad de Negocio Hidropaute (Contratistas, Visitas, etc.) En caso de contratistas de ingreso frecuente, el administrador de contrato debe entregar previamente a la asistente administrativa de la jefatura de central el listado del personal que laborar en dentro de las instalaciones. Las autorizaciones pueden darse v a telef nica o por radio en caso de ser necesario, por parte de la Jefatura de la Central o su delegado.

7 Personal de Control y Vigilancia En las Centrales de la Unidad, recibe las autorizaciones de Ingreso, por parte de la Jefatura de Central o su delegado. En las oficinas de Cuenca, v a telef nica ubicar a la persona a quien desean visitar. Est ultima indicar si es procedente el ingreso a las instalaciones. Procedimiento para los Servicios de Control y Vigilancia F sica P gina 6 de 11 2. Para los dos casos anteriores, solicita y retiene el documento de identificaci n y registra el ingreso de personas en el formato vigente REGISTRO DE AUTORIZACI N DE INGRESO A LAS INSTALACIONES. Entrega la tarjeta de VISITAS a fin de que pueda circular por las instalaciones. Al momento del egreso de esta persona, recibe la tarjeta de VISITA y entrega el documento de identificaci n. En el caso de personal de la Unidad, solicita la presentaci n del carnet de identificaci n, para el ingreso y egreso.

8 3. Para el ingreso y salida de veh culos de la unidad: - Solicita el carnet de identificaci n del conductor y todos sus ocupantes. - Solicita Salvoconducto oficial de la Unidad de Negocio (Anexo 1) y/o Salvoconducto de movilizaci n de la Contralor a General del Estado (Anexo 2) y registra el n mero de salvoconducto y n mero o placa del veh culo en el formato vigente REGISTRO DE INGRESO Y EGRESO DE PERSONAS Y VEH CULOS A LAS INSTALACIONES. - Verifica y registra el kilometraje con el que el veh culo de la unidad ingresa o egresa de las instalaciones. En el caso de veh culos del personal de la Unidad y externos, registra placas, nombre, identificaci n del conductor y todos sus ocupantes. Para el caso de Buses autorizados, solicita en el formato vigente REGISTRO LISTADO DE PASAJEROS a la hora del ingreso y egreso. Para visitas realizadas directamente a las Centrales de la Unidad de Negocio Hidropaute que no cuenten con la autorizaci n respectiva, registra los datos y se comunica con el personal responsable de visitas a fin de que ste coordine estas visitas.

9 Para el detalle del Control hacer referencia a CONSIGNAS DE Control DE PERSONAL DE CADA SECTOR DE LAS INSTALACIONES Supervisor General de Vigilancia . Entrega el informe del registro semanalmente al Administrador de Convenio o Contrato de Control y Vigilancia F sica o a quien designe este ltimo. Reporta el Informe de incumplimiento y novedades al Administrador de Convenio o Contrato. Control de Ingreso y Salida de Bienes de las Instalaciones Administradores de contratos de la Unidad de Negocio Exigen que el personal de las empresas contratistas permanentes dispongan de credenciales, las cuales deber n estar vigentes, revisadas y autorizadas por las Jefaturas de Central. Procedimiento para los Servicios de Control y Vigilancia F sica P gina 7 de 11 Solicitan al contratista el listado de bienes a ingresar temporalmente para el cumplimiento del contrato.

10 Previo al ingreso, inspeccionan f sicamente el listado entregado. Para conocimiento del rea de Inventarios y Bodegas; y del Personal de seguridad y Vigilancia , remite el listado de bienes al Analista de Inventarios y Bodegas y al Administrador del Convenio o Contrato, respectivamente. Previo a la salida de bienes solicita la certificaci n del rea de Inventarios y Bodegas, en el que se indique si es que estos bienes pertenecen o no a la Unidad de Negocio a trav s de formato establecido. Solicita la autorizaci n de salida de bienes a la Jefatura de las Centrales o su delegado, en Centrales, y en oficinas de Cuenca a la Subgerencia Administrativa. Personal que reside en campamentos Para conocimiento del rea de Inventarios y del personal de Seguridad y Vigilancia , remite el listado de los bienes personales a ingresar. Previo a la salida de bienes personales solicita la certificaci n del rea de Inventarios y Bodegas de que no son bienes de la Unidad de Negocios a trav s de formato establecido.