PROCESO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE LA …

1 PROCESO DE ENTREGA Y RECEPCI N DE LA ADMINISTRACI N P BLICA MUNICIPAL 2014- 2017 PREGUNTAS FRECUENTES No. Pregunta Respuesta PLANEACI N 1 Por qu se solicitan en la ENTREGA y recepci n los Programas Operativos Anuales (POA S) y no programas presupuestarios y/o actividades institucionales? La Gu a en el apartado VI. Informaci n para la ENTREGA y Recepci n, dentro del numeral 2 Planeaci n, no precisa incluir el Programa Operativo Anual (POA) , establece se integren al Expediente de ENTREGA y Recepci n los documentos contemplados por el Sistema Estatal de Planeaci n Democr tica de acuerdo al art culo 8, fracci n II de la Ley de Planeaci n: El Sistema Estatal de Planeaci n Democr tica, se plasmar en los siguientes documentos: .. En la instancia municipal: a).- Los planes municipales de desarrollo. b).- Los diversos programas que se deriven del plan municipal. c).- El programa operativo municipal. d).

2 - El presupuesto por programa del municipio.. Por lo anterior, los programas presupuestarios o de actividades institucionales, deber n incluirse en el numeral antes citado, en espec fico en el Programa Operativo Municipal 2017 . MARCO REGULATORIO Y SITUACI N LEGAL 2 Qui n debe realizar el Acta para la ENTREGA y Recepci n? Con base en lo establecido en el art culo 189 de la Ley Org nica del Municipio Libre, la formulaci n del Acta Circunstanciada de ENTREGA y Recepci n de la Administraci n P blica Municipal es responsabilidad del S ndico del Ayuntamiento entrante. 3 Se debe finiquitar al personal de confianza al finalizar el ejercicio de la actual administraci n municipal, con la finalidad de evitar futuras demandas? S , es recomendable siempre cuidando cubrir las prestaciones que por ley les correspondan y desahogando los procedimientos legales para el efecto. El art culo 35, fracci n XX de la Ley Org nica del Municipio Libre, establece que el nombramiento de los trabajadores de confianza nicamente surtir efectos legales durante el periodo constitucional que corresponda al ayuntamiento que los design o contrat.

3 Al presentar el presupuesto del ltimo a o de ejercicio constitucional deber n contemplarse los recursos necesarios para dar cumplimiento a las obligaciones de Ley. No. Pregunta Respuesta 4 Es la situaci n legal del Instituto Municipal de la Mujer similar a la de una Entidad Paramunicipal para el PROCESO de ENTREGA , al ser creado como un organismo descentralizado? S dado que tambi n es una Entidad Paramunicipal; en caso de no operar como tal y hacerlo como un rea o estructura m s de la administraci n municipal, se recomienda hacer ENTREGA y dejar que la nueva administraci n defina si le da la formalidad jur dica. En todo caso debe haber ENTREGA y recepci n. 5 Qu procede si el que ENTREGA es el mismo que recibe, no siendo Edil, existe alguna ley que lo proh ba? Estrictamente no hay ley que lo proh ba; se recomienda para no ser juez y parte, se haga la ENTREGA al rgano de Control Interno, al S ndico o incluso ante el Cabildo.

4 No debe perder de vista que independientemente de la situaci n, al separarse de un empleo, cargo o comisi n, la ENTREGA debe llevarse a cabo, de lo contario el servidor p blico estar a en incumplimiento del deber legal, de acuerdo al Art. 320 del C digo Penal del Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave. 6 Habr responsabilidad para alg n Edil si no participa en la ENTREGA y recepci n, no ENTREGA un informe de los laudos y de los bienes que tiene bajo su resguardo? S , es susceptible de responsabilidad administrativa e incluso penal, sea Edil o no, el servidor p blico que no entregue la informaci n, los bienes, archivos y todo lo que est bajo su encargo. En materia administrativa se estar bajo lo establecido por el Art. 46 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores P blicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave, y en materia penal, lo fundamenta expresamente como delito de incumplimiento de un deber legal el art culo 320, fracci n II del C digo Penal del Estado de Veracruz.

5 7 Para efectos de la ENTREGA , es v lido un expediente foliado y certificado por tomo o se debe certificar cada hoja? No hay fundamento legal espec fico que establezca normativamente c mo se debe hacer una certificaci n de documentos. S es posible certificar por tomos o legajos, teniendo cuidado que est n debidamente foliadas la totalidad de las hojas y que el folio inicial y final coincida con el indicado en la certificaci n. Cuando el volumen de documentaci n es muy grande es recomendable hacerla por tomos o legajos, de no ser as , la opci n es hacerlo hoja por hoja. 8 Es v lido que la administraci n entrante llegue antes de la fecha establecida a solicitar documentaci n o el avance de la ENTREGA y recepci n? El art culo 186 de la Ley Org nica del Municipio Libre establece que una vez declarado electo el nuevo Ayuntamiento por resoluci n inatacable de autoridad competente, el Presidente Municipal electo comunicar al Ayuntamiento en funciones, los nombres de las personas que integrar n el Comit de Recepci n, con el prop sito de revisar la informaci n y documentaci n correspondiente, especificando adem s que los Comit s de ENTREGA y Recepci n se reunir n al menos en una ocasi n, antes de que se instale el nuevo Ayuntamiento.

6 9 En qu responsabilidad incurre en la ENTREGA y recepci n el Ayuntamiento, si no pag un laudo laboral por falta de recursos? El laudo est Es susceptible de responsabilidad si teniendo conocimiento del expediente y del laudo, no se reporta en el formato correspondiente para efectos de la ENTREGA y recepci n (Formato ), y en su caso, en el Informe de Actividades Prioritarias (Formato ). Si est registrado y reportado como pasivo, no habr a problema para efectos de la ENTREGA y recepci n; es probable que la nueva administraci n revise el expediente para confirmar si efectivamente est justificada la ausencia de pago por falta de recursos; No. Pregunta Respuesta registrado contablemente como pasivo. tambi n ser materia de an lisis si los hechos por los cuales el laudo fue desfavorable corresponden o no a la actual administraci n. FINANCIERA 10 Cu l ser el manejo de los ingresos del 16 al 31 de diciembre, en el caso de un organismo operador?

7 Se recomienda para toda la administraci n p blica municipal, es decir para Ayuntamientos y Entidades Paramunicipales, que los ingresos captados en ese periodo se depositen diariamente y que los del ltimo d a h bil de diciembre se depositen el mismo d a, estableciendo un horario en el rea de Caja que les permita hacer el corte definitivo y el respectivo dep sito; de no ser as , se debe registrar el recurso a trav s del Formato Arqueo de Caja. En todo momento apegarse a los criterios t cnicos y disposiciones se aladas en los Lineamientos para el Cierre de Operaciones Municipales 2017 . 11 Se realizar el cierre de ejercicio y Cuenta P blica 2017 con base en listados de movimientos bancarios al 31 de diciembre? Lo anterior debido a que los estados de cuenta se generan 5 o 6 d as despu s del cierre. Qu pasar con las comisiones bancarias que no se reflejan en los listados de movimientos?

8 Se recomienda apegarse a los plazos establecidos en los lineamientos de ENTREGA recepci n para no realizar movimientos en las cuentas bancarias despu s del 15 de diciembre. En el caso de las comisiones bancarias, se sugiere considerar el monto de comisiones pagadas mensualmente para estimar el pasivo correspondiente y, en su caso, verificar sus saldos en banca electr nica. 12 Para la ENTREGA , hasta qu fecha puede pagarse un pasivo? La fecha l mite para liquidar pasivos es a m s tardar el 15 de diciembre de 2017 . Por otra parte, los importes por concepto de deuda p blica se deben registrar, o en su caso actualizar, al 30 de septiembre y sucesivamente hasta el cierre definitivo. 13 C mo se har n los registros en el SIGMAVER en diciembre, ya que se tiene hasta el 25 de cada mes para entregar informaci n? Por tratarse del ltimo a o de la administraci n municipal e independientemente del Sistema que utilicen, tendr n que ir disminuyendo mes con mes los tiempos de conclusi n para la elaboraci n de los estados financieros, de tal manera que los registros de diciembre los realicen lo antes posible.

9 Para cumplir con lo anterior, es necesario que todas las reas del Ayuntamiento involucradas en la emisi n y registro de informaci n financiera, trabajen en equipo siguiendo los criterios t cnicos y disposiciones se aladas en los Lineamientos para el Cierre de Operaciones Municipales 2017 . ADMINISTRATIVA 14 Para efectos de la ENTREGA , las adquisiciones y contrataci n de servicios programados en el Se sugiere reprogramar y anticipar todo lo posible las adquisiciones y contrataci n de servicios, para que est n en posibilidades de concluirlas en tiempo, efectuar los pagos con oportunidad, integrar No. Pregunta Respuesta POA para los meses de octubre, noviembre y diciembre, se ejecutan de acuerdo a las fechas contempladas o se cancelan? expedientes y la propia Cuenta P blica 2017 . La fecha l mite para concluir tanto obras como acciones es el 30 de noviembre. 15 En los casos en que a m s de un rea les corresponda elaborar un mismo formato, se concentran todos en el expediente de ENTREGA o se elabora uno solo con la informaci n de las diferentes reas?

10 Para apoyar a los diferentes servidores p blicos municipales, se habilit en la p gina del ORFIS el Micrositio para el PROCESO de ENTREGA y Recepci n, donde encontrar n dentro del apartado de Material de Consulta, una tabla para identificar la informaci n que cada rea aportar para la integraci n del Expediente de ENTREGA , adem s de aquella que ser espec fica para que cada Titular de rea prepare su propia ENTREGA . 16 Se deben cancelar cuentas bancarias, o s lo se cancelar n las firmas? En los Lineamientos se establece que el 29 de diciembre se deber solicitar mediante oficio a las instituciones bancarias, la cancelaci n definitiva de firmas de los servidores p blicos salientes que estuvieron autorizados para el manejo de cuentas bancarias y expedici n de cheques. En el formato Situaci n de Talonarios de Cheques, se relacionar n los n meros del primer y ltimo cheque de cada cuenta bancaria aperturada, as como los expedidos, los que se encuentren sin expedir y, en su caso, los cancelados.