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Processus et outils d’accueil et d’intégration

Processus et outils d accueil et d int grationProcessus et outils d accueil et d int grationBo te outils (7)Accueillir et int grer Il existe un consensus sur l importance du sujet : le recrutement ne s arr te pas l issue de l entretien et de la d cision Le meilleur candidat retenu peut s av rer tre une mauvaise recrue La "greffe" n est pas automatique Le nouveau recrut dispose d un pourvoir de nuisance important Il est indispensable d assurer dans les meilleures conditions son int gration Tous les efforts sur les phases amont peuvent tre annul s par une int gration b cl e Trop souvent, l accueil int gration se heurte aux limites suivantes :Atelier accueil et Int gration2 Trop souvent, l accueil int gration se heurte aux limites suivantes : Une bonne intention de d part qui se d lite avec le temps Un copier / coller d outils standard Une difficult se rendre r ellement disponible Mettre en place une int gration efficace n cessite donc de : Sortir du discours et du lieu commun sur le sujet pour AGIR : Mettre r ellement en place et de fa on durable des proc dures d ac

Accueillir et intégrer Il existe un consensus sur l’importance du sujet : Le recrutement ne s’arrête pas à l’issue de l’entretien et de la décision

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  Accueil, Recrutement, Le recrutement

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1 Processus et outils d accueil et d int grationProcessus et outils d accueil et d int grationBo te outils (7)Accueillir et int grer Il existe un consensus sur l importance du sujet : le recrutement ne s arr te pas l issue de l entretien et de la d cision Le meilleur candidat retenu peut s av rer tre une mauvaise recrue La "greffe" n est pas automatique Le nouveau recrut dispose d un pourvoir de nuisance important Il est indispensable d assurer dans les meilleures conditions son int gration Tous les efforts sur les phases amont peuvent tre annul s par une int gration b cl e Trop souvent, l accueil int gration se heurte aux limites suivantes :Atelier accueil et Int gration2 Trop souvent, l accueil int gration se heurte aux limites suivantes : Une bonne intention de d part qui se d lite avec le temps Un copier / coller d outils standard Une difficult se rendre r ellement disponible Mettre en place une int gration efficace n cessite donc de : Sortir du discours et du lieu commun sur le sujet pour AGIR : Mettre r ellement en place et de fa on durable des proc dures d accueil et de suivi pour r ussir l int gration du salari.

2 Avoir conscience que l int gration n est pas une action ponctuelle: Elle se d cline et se g re dans le temps: un investissementChoisir et adapter la proc dure et les outils d int grations sa situation Les avantages d une int gration d finie : R agir et ajuster imm diatement en cas de probl me ou de difficult viter une d rive du recrut qui ne comprend pas ce que l on attend de lui et qui se d motive (salari livr lui-m me) ; qui a des difficult s remplir sa mission car il n a pas eu les informations ou la formation n cessaire pour travailler Donner des informations au recrut et communiquer r guli rement avec lui pour viter un mauvais accueil de la part des quipes (ex : pas d effort pour faciliter son int gration)Atelier accueil et Int gration3 En conclusion, Processus d' int gration suppose d'agir sur 3 dimensions compl mentaires : La structure : valeurs, culture histoire, r gles et usages Le poste de travail : missions, comp tences, environnement L' quipe et le collectif de travail.

3 Pr sentation, communication, acceptationUn Processus multi aspects qui s tend dans le tempsAvant l arriv eA l arriv e du nouvel embauch accueil du jour J, Pr sentation de la structure et des Pr paration de l arriv eAtelier accueil et Int gration4 Annonce de l arriv e La lettre de mission / objectifsstructure et des ressources cl sRemise du livret d accueilD signation et pr sentation d un tuteurPoint en fin de 1ere semaineAccompagnement chez les premiers clients, explication en situation des proc duresUn Processus multi aspects qui s tend dans le temps (2)Premier semestreAu cours du mois (suite)Journ e d accueil -Rapport d tonnement Atelier accueil et Int gration5d accueil -formationd tonnement Premier point d tape individuel fin de p riode d essaiEvaluation apr s int gration d finitiveFormations compl mentairesRemise et explications de la premi re paie + des consignes administratives Avant l arriv e du nouvel embauch Pr paration de l arriv e du nouvel embauch Rendre la personne plus facilement et rapidement op rationnelle Un recrut pris en charge Pr parer le poste de travail et les Annonce de l arriv e Informer les collaborateurs de l arriv e d un nouveau Donner les informations principalesPr parer l int grationAtelier accueil et Int gration6 Pr parer le poste de travail et les aspects mat riels (mat riel.)

4 Accessoires,..) Organiser les premi res journ es Assurer une v ritable prise en charge individuelle Lettre de mission Suivant les fonctions, d finir : le contenu des missions, objectifs, moyens, r sultats attendus Forme contractuelle et volutive A l arriv e du nouvel embauch accueil du jour J Rendre disponible une personne pour l accueillir : Pr parer la personne Accompagner et contr ler les informations transmisesRemise du livret d accueil Accompagner sa remise d un commentaire / pr sentation (personnalisation) Choisir les informations : pertinence et mise jour Adapter la forme (papier, Pr sentation de la structure Pr sentation aux coll gues Histoire et valeurs de la structure Pr sentation des Atelier accueil et Int gration7 Adapter la forme (papier, Internet) format modulable Pr sentation des usages / habitude de communication Pr senter les r gles de fonctionnement (r glement int rieur, r gles de s curit , consignes de travail) Risque de saturation (beaucoup de monde en peu de temps)Prise de poste Pr sentation de la mission, du Les premi res t ches effectuer, ce dont il faut prendre connaissance Le travail en bin me / r le du tuteur Besoin de formation Comportement attendu et mode de communication clients au cours du premier trimestre (1)

5 D signation et pr sentation d un tuteur Former un tuteur hors hi rarchie et lui donner un v ritable r le : pouvoir alerter en cas de probl me (direction, RH)Contact fin 1ere semaine ou 1ere quinzaine Prendre imp rativement le temps de faire un point informel Aborder ouvertement la fa on dont l int gration se Atelier accueil et Int gration8 Formaliser les r les et temps impartis la formation Programmer des tapes avec des points de suivi et de compte rendu sur sa mission et sa perception du recrut Moyen de valoriser les plus anciensfa on dont l int gration se passe Ajuster en cons quences les tapes et les moments Au cours du premier trimestre (2) Journ e d accueil des nouveaux Adapt en cas de nombreux recrutement sur une p riode Pr parer les interventions et l organisation Pr senter l entreprise un groupe de nouveaux embauch s Faire participer les collaborateurs pour une Premier point d tape individuel Utiliser le r f rentiel activit s / comp tences pour une valuation objective Donner des signes d encouragement ou des alertes / r ajuster Valider la p riode ou mettre fin au contratAtelier accueil et Int gration9 Faire participer les collaborateurs pour une coh sion ancien / nouveauxAccompagnement premier client Pr senter le contexte d'intervention (t ches, environnement client, jusqu o aller, attitude)

6 Informer le client de l'arriv e d'un nouveau Valider la p riode ou mettre fin au contratRemise de la premi re paie et explication Refaire un point formel en fin de premier mois R -expliquer le fonctionnement des heures et de la paie Premier semestre R daction d un rapport d tonnement B n ficier de la vision neuve du nouvel embauch (avant d tre trop influenc ) Suivre et exploiter ventuellement les r sultats en interne Conclure sur des propositions Prendre en compte la forme et le fond (retour )Atelier accueil et Int gration10 Deuxi me point individuel apr s int gration d finitive Prolonger la 1ere valuation Utiliser le support activit s comp tences ainsi que les l ments consign s l issue du 1er point Faire un point apr s l'int gration d finitive.

7 L int gration : un Processus permanentG rer l accueil des nouveaux arrivant Identifier et sp cialiser une personne dans cette fonction essentielle d accueil / int gration pour g rer l ensemble des phases d accueil :-Avant : pr parer Attention l effet patate chaude D finir un fil conducteur, donner du sens : laborer des supports et les utiliser Impliquer les op rationnels dans le Comment ?Points de vigilance Atelier accueil et Int gration11nouveaux arrivant en continu-Avant : pr parer- Pendant : accueillir- Apr s : assurer le suivi Assurer la coh rence et l efficacit du dispositif d ensemble. Anticiper et le faire voluer Au final v ritable r le de chef de projet op rationnels dans le Processus / associer les autres fonctions de la int gration : un Processus permanentMise en place d une Check-list Visualiser l ensemble du Processus et des interlocuteurs concern s (pour ne pas oublier d tape) G rer l accueil comme un Processus avec des validations a chaque tape par la personne viter le cot impersonnel de la proc dure : impliquer chaque acteur sur ce qu il a faire (place et action dans une vision d ensemble) ventuellement ajouter un Points de vigilance Comment ?

8 Atelier accueil et Int gration12d une Check-lista chaque tape par la personne de l entreprise concern e (RH, op rationnels, nouvel embauch ) ventuellement ajouter un cot ludique (exemple : trouver les valeurs de l entreprise, r pondre des questions sur le Processus qualit , les clients)Check list accueil int gration tapesFaitDateQui Commentaires Premier accueil 15/5/2012 Visite des locaux Remise du livret Nom / pr nom : Date d embauche :Poste : Atelier accueil et Int gration13d accueil Accompagnement avec un autre intervenant Bilan d tape 1 fin de p riode d essai ..Evaluer son Processus d' accueil int gration Utilisation et suivi des indicateurs d finis pr c demment : Turn Over Nombre de d part en p riode d'essai Nombre de d part 6 mois, 12 mois Utilisation de la check-list et respect des tapes / outils :Atelier accueil et Int gration14 Utilisation de la check-list et respect des tapes / outils : accueil par le responsable Pr sentation aux quipes, aux clients Point r alis avant la fin de la p riode d'essai Autres indicateurs "qualit.

9 Degr de satisfaction exprim par les clients sur les prestations r alis es par des nouveaux embauch s Taux de r clamations pour des interventions r alis es pars des nouveaux embauch sSupports de suivi d'int grationSupports de suivi d'int grationSupport de bilan d' tapeDate de prise de fonctionNom / Pr nomDate des entretiens de suivi 1 ResponsableDate des entretiens de suivi 2 Date des entretiens de suivi 3 Retour / vision du collaborateur - commentairesAtelier accueil et Int gration16 Les pistes d am liorationEntretien 1 Entretien 2 Entretien 3 ObjectifsMoyens ch ancesJ +15 ou 30J +60J +15 ou 30 Observations sur le parcours d'int grationEntretien 1 Entretien 2 Entretien 3 Compr hension des missions du poste, principales activit s, Non acquisEn voie d acquisitionAcquisConnaissance de la structure, des proc dures, des clients.

10 Non acquisEn voie d acquisitionAcquisNon acquisAtelier accueil et Int gration17 Int gration de la culture et des valeursNon acquisEn voie d acquisitionAcquisRelations avec les interlocuteurs internes et externes int gration dans l quipeNon acquisEn voie d acquisitionAcquisAtteinte des objectifs de travail (quantit , qualit , d )Non acquisEn voie d acquisitionAcquis


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