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1 PROCEDURE METIER REFERENCE : INDICE DE REVISION : CREE LE : DERNIERE MODIF. LE : PROCEDURE DE PAIEMENT DE FOURNISSEURS pagination : Ce document est la propri t de AFRIQUE PESAGE SA et ne doit pas tre communiqu des tiers sans l autorisation du propri taire. Cette copie est obsol te apr s impression La seule copie contr l e se trouve dans la base documentaire AFRIQUE PESAGE SA CE DOCUMENT ANNULE ET REMPLACE LE (S) DOCUMENT(S) SUIVANT (S) : REFERENCE LIBELLE VALIDATION: NOM ET PRENOMS FONCTIONS APPROUVEE PAR Sylvestre BAILLY VERIFIEE PAR Janine LEVRY REDIGEE PAR Ray Max AOUELY SUIVI DES MODIFICATIONS: DATE REVISION INDICE DE REVISION MOTIF DE REVISION NATURE DE LA REVISION NOMS ET PRENOMS REDACTEUR VERIFICATEURS APPROBATEUR DESTINATAIRES: Personnel AFRIQUE PESAGE SA I.

2 OBJET ET DOMAINE D APPLICATION Cette proc dure a pour objet de d finir les dispositions prises par Afrique pesage SA pour assurer la ma trise de ses relations avec ses fournisseurs. Elle traite de la r ception de la facture du fournisseur jusqu son r glement. II. REGLES DE GESTION 1. Une facture ne peut tre re ue par la comptabilit que si elle porte le cachet interne d arriv e ; 2. Les fonctions de contr le et d approbation des factures ne peuvent tre cumul es avec celles de commande et de r ception des articles ; 3. Toute copie de facture doit porter le cachet copie ; 4. Tout contr le effectu sur une facture devra tre mat rialis par une signature ou un symbole ; 5.

3 Toutes les factures approuv es sont saisies par la comptabilit ; 6. Le r glement des factures se fait par programmation mensuelle ; 7. Les factures ne sont r gl es que elles figurent sur le listing des factures r gler valid e par la Direction Audit et contr le g n ral et par le DG; D rogation : Toute disposition d rogeant cette proc dure devra recueillir au pr alable l approbation formalis e du DG sous peine de sanction disciplinaire. PROCEDURE METIER REFERENCE : INDICE DE REVISION : CREE LE : DERNIERE MODIF. LE : PROCEDURE DE PAIEMENT DE FOURNISSEURS pagination : Ce document est la propri t de AFRIQUE PESAGE SA et ne doit pas tre communiqu des tiers sans l autorisation du propri taire.

4 Cette copie est obsol te apr s impression La seule copie contr l e se trouve dans la base documentaire AFRIQUE PESAGE SA III. MODALITES PRATIQUES DESCRIPTION DE LA PROCEDURE Etape Intervenants Description de la t che Support TRAITEMENT DES FACTURES D ACHAT 1 La secr taire/standardiste 1. R ception des factures d achat D s r ception, la secr taire/standardiste : enregistre la facture dans un cahier de r ception : mat rialise la r ception de la facture par apposition du tampon dateur et tampon "courrier arriv " ; transmet la facture la comptabilit via un cahier de transmission 2 le comptable en charge de la tenue des comptes fournisseurs 2.

5 Contr le et approbation des factures v rifie les calculs arithm tiques et mat rialise (par signature ou par paraphe) sur la facture les contr les effectu s ; v rifie la coh rence entre le BC ; le BL et la facture en rapprochant les diff rents montants proc de aux imputations comptables sur une fiche d imputation transmet l original de la facture au responsable comptable et financier REGLEMENT DE LA FACTURE FOURNISSEUR 3 Le responsable comptable et financier 1. Emission de l ch ancier et Approbation du r glement des factures pr pare l ch ancier des fournisseurs payer dans le mois; proc de un rapprochement entre son ch ancier extra comptable et les soldes fournisseurs transmis par le comptable ; pr pare la fiche d autorisation de d pense des fournisseurs en proposant les modes de r glements et y joint l ch ancier mensuel des fournisseurs et les pi ces justificatives (factures en attente de r glement) soumet le dossier de r glement fournisseurs (la fiche d autorisation de d pense + l ch ancier des fournisseurs valid ) la validation de la direction audit et contr le g n ral, puis l approbation du DG.

6 D s la validation du listing des fournisseurs r gler par le DG, le r glement des fournisseurs se d roule conform ment la proc dure de tr sorerie la fiche d autorisation de d pense 4 le comptable en charge de la tenue des comptes fournisseurs 2. Suivi des comptes fournisseurs Transmet une copie du listing des fournisseurs pay dans le mois aux moyens g n raux pour mise jour de sa fiche de suivi de l apurement des documents d achats PROCEDURE METIER REFERENCE : INDICE DE REVISION : CREE LE : DERNIERE MODIF. LE : PROCEDURE DE PAIEMENT DE FOURNISSEURS pagination : Ce document est la propri t de AFRIQUE PESAGE SA et ne doit pas tre communiqu des tiers sans l autorisation du propri taire.

7 Cette copie est obsol te apr s impression La seule copie contr l e se trouve dans la base documentaire AFRIQUE PESAGE SA Etape Intervenants Description de la t che Support proc de une analyse mensuelle des comptes afin de r gulariser les soldes en cas d anomalies (erreurs d imputation de compte compte, omission de comptabilisation de factures d achats) ; IV. Annexes Annexe A : Fiche d autorisation de d pense Annexe B : Fiche de suivi de l apurement Annexe C : Listing des fournisseurs r gler