REGLEMENT D’UTILISATION DES VEHICULES DE …

1 Janvier 2010 1/5 REGLEMENT D utilisation DES VEHICULES DE SERVICE AFFECT S Janvier 2010 2/5 R glement d utilisation des v hicules de service affect s 1) Conditions g n rales d utilisation La mise disposition et l utilisation d un v hicule de service sont r gies d une part, par la Convention de mise disposition du v hicule sign e entre les parties, et d autre part, par les dispositions du pr sent r glement remis au collaborateur attributaire d un v hicule de service auquel il est tenu de se conformer. 2) utilisation Chaque v hicule de service est affect un collaborateur par une Convention de mise disposition dat e et sign e. Le v hicule de service est mis disposition dans le but de faciliter les d placements professionnels n cessit s par l exercice des missions d un collaborateur. En cons quence, le v hicule de service est affect pour un usage professionnel au collaborateur qui en est le conducteur exclusif.

2 Le pr t du v hicule n est accept que pour d autres collaborateurs de l entreprise. Dans le cas d un arr t maladie de longue dur e ou d un cong maternit , le collaborateur doit restituer son v hicule l Etablissement de rattachement pendant la p riode d absence. Dans le cas d une mise pied, le v hicule doit tre restitu l Etablissement de rattachement la date d effet de cette d cision. Lors de l utilisation du v hicule de service en usage priv , le collaborateur en sera le conducteur exclusif. Dans le cadre d'un usage priv , si le collaborateur se trouve dans l'impossibilit de conduire, le rapatriement d'urgence du v hicule son domicile pourra tre confi une personne de sa famille titulaire d'un permis de conduire, l'exclusion des "jeunes conducteurs". Le collaborateur ou le conducteur d sign devra pr venir le D partement Logistique d'Olivet, en charge de la gestion du parc automobile, autant que possible avant la prise en charge du v hicule par un tiers, et en tout tat de cause d s le rapatriement du v hicule r alis.

3 3) Gestion du parc automobile La gestion du parc automobile de Groupama Paris Val de Loire est assur e par le D partement Logistique. Dans ce cadre, le D partement Logistique a, seul comp tence pour r aliser les op rations de gestion suivantes : - Mise disposition des v hicules : immatriculation, carte grise, carte verte, carte carburant, .. - Remplacement ou retrait d un v hicule - Renouvellement des documents annuels (carte verte) Janvier 2010 3/5 4) Entretien du v hicule L entreprise prend en charge les frais d entretien des v hicules. L utilisateur doit imp rativement pr senter son v hicule dans les d lais et le kilom trage pr vus par le constructeur pour les entretiens et r visions p riodiques. Le collaborateur am nera le v hicule au garage de la marque le plus proche de chez lui ou de son lieu d activit professionnelle.

4 Un devis de remise en tat est faire parvenir par fax au 02 38 49 79 36, les r parations seront ensuite engag es apr s examen du devis fourni par le garagiste. Le collaborateur doit signaler : - toute d fectuosit et demander en temps opportun les r parations qu exige le v hicule, - d s le retour d un d placement les incidents ou faits anormaux survenus au v hicule dans le fonctionnement de celui-ci. 5) Contr le technique Le contr le technique ob it aux r gles suivantes : - Visite compl te : le premier contr le doit avoir lieu au plus tard le jour du 4 me anniversaire de la mise en circulation du v hicule ; les contr les techniques doivent ensuite tre renouvel s tous les deux ans. - Visite compl mentaire pour les v hicules utilitaires (contr le pollution): le v hicule sera contr l chaque ann e qui suit la visite compl te.

5 Les frais de visite et leurs cons quences sont pris en charge par l entreprise. Les r parations seront engag es apr s examen du devis fourni par le garagiste. 6) Cartes de carburant, p age d autoroutes et lavage Une carte de carburant (TOTAL) est remise chaque collaborateur utilisant un v hicule de service affect . Cette carte est personnalis e par un code confidentiel. A chaque prise de carburant, il convient de taper ce code puis le kilom trage exact du v hicule. Les relev s de paiement sont joints la fiche kilom tres et communiqu s chaque fin de mois au Secr tariat de Direction des Etablissements ou D partement Logistique pour les collaborateurs du Si ge. En cas d impossibilit de prise de carburant dans une station du r seau TOTAL, le plein de carburant peut tre fait dans une autre station service ; cette d pense sera rembours e sur facture par une note de frais.

6 Attention : il est essentiel d indiquer avec pr cision le kilom trage lors des prises de carburant, ceci en raison du contr le comptable. Ne jamais proc der un change ou un pr t des cartes TOTAL : elles sont affect es au v hicule. Janvier 2010 4/5 7) Propret Le collaborateur est pleinement responsable de son v hicule de service et doit veiller son bon tat g n ral. Il lui appartient donc de l entretenir r guli rement avec le plus grand soin, tant sur le plan m canique que sur le plan esth tique (carrosserie, propret int rieure et ext rieure) afin de pr server l image de marque de l entreprise. 8) T l phone portable Il est rappel que l utilisation du t l phone portable, sans quipement adapt , est rigoureusement interdite en circulant. 9) Equipement et modification de la voiture Aucune adjonction ou transformation changeant l aspect g n ral du v hicule ou le modifiant dans sa forme ou dans son m canisme ne devra tre faite sans l accord de l entreprise.

7 Aucun accessoire ne pourra non plus tre ajout sans l accord de l entreprise (les frais d achat et de pose restant en tout tat de cause la charge du collaborateur). Les accessoires dont l adjonction aura t autoris e resteront la propri t du collaborateur condition qu il soit possible de les enlever sans que le v hicule ne conserve trace de la pose des dits accessoires ; dans le cas contraire, ils devront rester dans le v hicule et appartiendront l entreprise. 10) Assurances La formule de garantie souscrite est la Multirisques tous accidents. Elle couvre : - la responsabilit civile avec perte financi re, - une garantie Accidents Corporels du Conducteur, - la protection juridique, - le vol, - l incendie, - les v nements naturels, - le bris de glace sans franchise, - les dommages tous accidents sans franchise, - les catastrophes naturelles, - le vol isol de l autoradio, - l assistance, - la garantie du contenu.

8 Pr vention : il est instamment demand aux collaborateurs d viter de laisser des objets sensibles au vol l int rieur des v hicules (PC portables, t l phones mobiles, effets personnels de valeur). Janvier 2010 5/5 11) Sinistres En cas d accident ou de sinistre, le collaborateur doit, dans les 48 heures, sauf cas de force majeure, alerter son Responsable hi rarchique, apr s avoir pris les mesures conservatoires de premi re urgence. Un constat amiable d ment rempli ou une d claration d accident automobile pr cisant toutes les circonstances de l accident sera transmis pour visa au responsable hi rarchique qui le fera suivre au D partement Logistique d Olivet. Par ailleurs, nous vous informons qu en cas de sinistre, vous pouvez d sormais b n ficier de la formule Auto Presto (formule galement applicable dans le cadre du contrat Mission Collaborateurs).

9 Les conditions de mise en place de ce service sont les suivantes : - Que le v hicule soit garanti en Dommages ou qu un tiers responsable soit identifi , - Que le v hicule soit roulant et, priori, r parable (vol exclus), - Que le v hicule ne soit pas d j d pos chez un garagiste. En vue d optimiser cette proc dure, les d clarations de sinistres doivent tre adress es dans les meilleurs d lais, par fax au moyen de la fiche Accident Auto Presto (Annexe 6), ou par t l phone la plateforme sinistres au 0969 36 52 00. 12) Contraventions Il est rappel que les amendes, d coulant des proc s verbaux et contraventions li s l utilisation et la conduite du v hicule ou au d faut de documents (permis de conduire, carte grise, attestation assurance, ..), sont la charge des utilisateurs contrevenants. Tant pour l int r t personnel des utilisateurs que pour l image de l entreprise, le respect des r gles de circulation doit tre une pr occupation quotidienne.

10 En cas d infraction entra nant un retrait de point sur le permis de conduire, l entreprise d signera le conducteur du v hicule en lui demandant son lieu de r sidence principal et une copie de son permis de conduire. En aucun cas, l entreprise ne pourra prendre en charge la cons quence d une infraction, et notamment celle qu un retrait du permis de conduire peut avoir sur les conditions d exercice de l activit professionnelle. Pr vention : l attention des collaborateurs est attir e galement sur les nombreux facteurs, autres que ceux en infraction avec la r glementation, qui peuvent aussi tre l origine d accidents tels que la conduite en tat de fatigue ou la suite de la consommation de certains m dicaments.