SENARAI SOALAN PENILAIAN PRESTASI PENGURUSAN …

1 [Sistem PENILAIAN PRESTASI PENGURUSAN Kewangan, KKM]. Kandungan Muka surat 1 Bahagian I - Kawalan PENGURUSAN 10. 2 Bahagian II - Kawalan Bajet 10. 3 Bahagian III - Kawalan Terimaan 10. 4 Bahagian IV - Kawalan Perolehan 15. 5 Bahagian V - Kawalan Perbelanjaan 15. 6 Bahagian VI - PENGURUSAN Akaun Amanah 10. 7 Bahagian VII - PENGURUSAN Aset dan Inventori 20. 8 Bahagian VIII - PENGURUSAN Kenderaan Pejabat 10. SENARAI KRITERIA BAGI BAHAGIAN I - KAWALAN PENGURUSAN . KRITERIA. : STRUKTUR ORGANISASI - CARTA ORGANISASI. : STRUKTUR ORGANISASI- PENURUNAN KUASA/SURAT LANTIKAN. : SISTEM DAN PROSEDUR - MANUAL PROSEDUR KERJA. : SISTEM DAN PROSEDUR - FAIL MEJA (FM). : SISTEM DAN PROSEDUR - PROSES KERJA KEWANGAN. : SISTEM DAN PROSEDUR - PEMERIKSAAN DALAMAN/MENGEJUT. : JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA). JAWATANKUASA TINDAKAN PEMBANGUNAN KEMENTERIAN (JTPK) - KEMENTERIAN SAHAJA. : JAWATANKUASA INTERGRITI DAN tadbir urus (JITU).

2 : PENGURUSAN SUMBER MANUSIA - PUSINGAN TUGAS. : PENGURUSAN SUMBER MANUSIA - LATIHAN. SENARAI SOALAN BAHAGIAN I KAWALAN PENGURUSAN . : STRUKTUR ORGANISASI - CARTA ORGANISASI. BIL. SOALAN JAWAPAN. 1 Adakah Carta Organisasi disediakan? Ya/Tidak 2 Adakah Carta Organisasi dipamerkan? Ya/Tidak 3 Adakah Carta Organisasi lengkap dan kemaskini: Ya/Tidak Fungsi / program Ya/Tidak Aktiviti Ya/Tidak Hierarki Ya/Tidak Mengikut struktur semasa Ya/Tidak Perjawatan yang diluluskan Ya/Tidak Perjawatan terkini Ya/Tidak Tarikh disediakan Ya/Tidak Diluluskan / ditandatangani oleh Ketua Jabatan Ya/Tidak 4 Bila tarikh terakhir carta organisasi dikemaskini? Nyatakan Tarikh Tarikh : STRUKTUR ORGANISASI- PENURUNAN KUASA/SURAT LANTIKAN. BIL. SOALAN JAWAPAN. Adakah semua pegawai terlibat dengan PENGURUSAN kewangan diberikan 1 kuasa/dilantik secara bertulis (bajet, terimaan, perbelanjaan, amanah serta aset & TB. stor). Bajet: Menandatangani Waran Pindah Peruntukan Mengurus (wakil Pegawai Ya/Tidak/TB.)

3 Pengawal). Terimaan: Menerima Wang, Menulis Resit, Menandatangani Resit, Membatalkan Ya/Tidak/TB. Resit. Perbelanjaan: Menandatangani Pesanan Kerajaan, Peraku I Baucar Bayaran, Peraku II Baucar Bayaran, Memeriksa Daftar AP 59 (wakil Pegawai Pengawal/ Ketua Ya/Tidak/TB. Jabatan). Amanah: Mengendalikan Akaun Amanah /Kumpulan Wang Amanah, Meluluskan Pinjaman Kenderaan, Meluluskan Pembiayaan Komputer, Meluluskan Pendahuluan Ya/Tidak/TB. Diri. Aset & Stor: Pegawai Aset, Pemeriksa Aset, Pemeriksa Stor, Pemverifikasi Stor, Lembaga Pemeriksa, Pemeriksa Stok Bernilai Rendah Yang Hendak Dilupuskan, Ya/Tidak/TB. Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset, Pegawai Pengangkutan/Kenderaan. : SISTEM DAN PROSEDUR - MANUAL PROSEDUR KERJA. BIL. SOALAN JAWAPAN. Adakah Manual Prosedur Kerja (MPK) disediakan dengan lengkap (mengandungi 8. 1 Ya/Tidak perkara utama). Latar belakang Jabatan/pejabat Ya/Tidak Objektif Jabatan / Pejabat Ya/Tidak Carta Jabatan / Pejabat Ya/Tidak Fungsi-fungsi Utama Jabatan /Pejabat Ya/Tidak Aktiviti-aktiviti bagi fungsi-fungsi utama Ya/Tidak Proses kerja aktiviti-aktiviti Ya/Tidak Carta aliran kerja aktiviti-aktiviti utama Ya/Tidak SENARAI borang-borang yang digunakan Ya/Tidak 2 Adakah MPK disediakan dengan kemas kini Ya/Tidak Nyatakan tarikh terakhir dikemaskinikan.

4 : SISTEM DAN PROSEDUR - FAIL MEJA (FM). BIL. SOALAN JAWAPAN. 1 Adakah Fail Meja (FM) disediakan bagi setiap individu bagi setiap jawatan Ya/Tidak Berapakah jumlah kakitangan di PTJ ini? Berapakah jumlah fail meja yang ada di PTJ ini? 2 Adakah FM disediakan dengan lengkap (mengandungi 14 perkara utama). Objektif Jabatan / Pejabat Ya/Tidak Objektif Bahagian / Unit Ya/Tidak Carta Organisasi Jabatan / Pejabat Ya/Tidak Carta Organisasi kedudukan Pegawai Ya/Tidak SENARAI Tugas / Kuasa dan Hubungan Ya/Tidak Ya/Tidak Peraturan-Peraturan Pentadbiran Proses Kerja Ya/Tidak Carta aliran kerja Ya/Tidak SENARAI semak / checklist Ya/Tidak SENARAI undang-undang / peraturan Ya/Tidak SENARAI anggota jawatankuasa yang dianggotai Ya/Tidak SENARAI borang-borang yang digunakan Ya/Tidak Norma kerja Ya/Tidak SENARAI tugas harian Ya/Tidak 3 Adakah Fail Meja sentiasa dikemas kini. Ya/Tidak Nyatakan Tarikh terakhir dikemaskinikan. : SISTEM DAN PROSEDUR - PROSES KERJA KEWANGAN.

5 BIL. SOALAN JAWAPAN. 1 Adakah proses kerja berkaitan PENGURUSAN kewangan disediakan? TB. Ya / Tidak /. PENGURUSAN Bajet TB. Ya / Tidak /. Terimaan Wang TB. Ya / Tidak /. Perbelanjaan TB. Ya / Tidak /. Perolehan TB. Ya / Tidak /. PENGURUSAN Amanah & Deposit TB. Ya / Tidak /. PENGURUSAN Aset Dan Stor TB. 2 Adakah Proses kerja berkaitan PENGURUSAN kewangan adalah kemas kini? Ya / Tidak : SISTEM DAN PROSEDUR - PEMERIKSAAN DALAMAN/MENGEJUT. BIL. SOALAN JAWAPAN. Tiada 1 Pemeriksaan Dalaman Mengikut AP308. Jawapan Adakah pemeriksaan dalaman dijalankan oleh Ketua Jabatan atau wakil yang Ya / Tidak dilantik? Adakah pemeriksaan dijalankan terhadap sebahagian atau keseluruhan kewajipan Ya / Tidak kewangan termasuk perakaunan aset awam? Adakah Daftar Pemeriksaan Mengejut direkodkan dengan lengkap? Ya / Tidak Tiada 2 Pemeriksaan Mengejut Mengikut AP309. Jawapan Adakah pemeriksaan mengejut dijalankan oleh Ketua Jabatan?

6 Ya / Tidak Adakah pemeriksaan mengejut meliputi peti besi, bilik kebal, peti wang tunai, laci Ya / Tidak atau bekas-bekas untuk menyimpan wang, setem atau barang-barang berharga? Adakah pemeriksaan mengejut dijalankan sekurang-kurangnya setiap enam bulan Ya / Tidak sekali? Adakah Daftar Pemeriksaan Mengejut direkodkan dengan Ya / Tidak Tiada 3 Sila nyatakan tarikh terkini Pemeriksaan Mengejut dijalankan? Jawapan Panjar Wang Runcit - Tarikh 1 Tarikh Panjar Wang Runcit - Tarikh 2 Tarikh Panjar Wang Runcit - Tarikh 3 Tarikh Panjar Deposit - Tarikh 1 Tarikh Panjar Deposit - Tarikh 2 Tarikh Panjar Deposit - Tarikh 3 Tarikh Wang Tunai / Cek Terimaan - Tarikh 1 Tarikh Wang Tunai / Cek Terimaan - Tarikh 2 Tarikh Wang Tunai / Cek Terimaan - Tarikh 3 Tarikh : JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA). BIL. SOALAN JAWAPAN. 1 PENGURUSAN Mesyuarat TB. Adakah JPKA ditubuhkan? Ya / Tidak Adakah keahlian JPKA adalah seperti yang ditetapkan oleh pekeliling?

7 Ya / Tidak Adakah JPKA bermesyuarat 3 bulan sekali. Nyatakan 4 tarikh terkini Ya / Tidak i. Tarikh 1: Tarikh ii. Tarikh 2: Tarikh iii. Tarikh 3: Tarikh iv. Tarikh 4: Tarikh Adakah minit mesyuarat disediakan? Ya / Tidak Adakah Laporan Suku Tahunan ditandatangani Oleh Pengerusi Mesyuarat dan Ya / Tidak dikemukakan Kepada Perbendaharaan/ Kementerian dalam tempoh ditetapkan? Adakah tindakan susulan diambil terhadap keputusan mesyuarat lepas? Ya / Tidak 2 Adakah perkara yang dibincang ditetapkan mengikut pekeliling? TB. PENGURUSAN Bajet Ya / Tidak PENGURUSAN Perakaunan Ya / Tidak PENGURUSAN Pungutan dan Tunggakan Hasil Ya / Tidak PENGURUSAN Perolehan Ya / Tidak PENGURUSAN Aset dan Stor Ya / Tidak Penyediaan dan Pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan oleh Ya / Tidak /. Badan-badan Berkanun. TB. 3 Pengesanan Teguran Audit TB. Adakah Rekod/Daftar Pertanyaan Audit disediakan? Ya / Tidak Adakah Rekod/Daftar Pertanyaan Audit diselenggarakan dengan kemas kini?

8 Ya / Tidak Ya / Tidak /. Adakah pertanyaan Audit telah dijawab? TB. Ya / Tidak /. Adakah pertanyaan Audit dijawab dalam tempoh ditetapkan? TB. Ya / Tidak /. Adakah teguran Audit telah diambil tindakan? TB. JAWATANKUASA TINDAKAN PEMBANGUNAN KEMENTERIAN (JTPK) - KEMENTERIAN SAHAJA. BIL. SOALAN JAWAPAN. 1 Adakah JTPK ditubuhkan? TB. Adakah Keahlian JTPK adalah seperti yang ditetapkan oleh pekeliling? Ya/Tidak Adakah takwim Mesyuarat disediakan? Ya/Tidak Adakah JTPK bermesyuarat sekurang-kurangnya sebulan sekali atau seperti yang Ya/Tidak ditetapkan oleh Pengerusi? Adakah perkara yang dibincangkan mengikut pekeliling? Ya/Tidak Adakah minit mesyuarat disediakan? Ya/Tidak Adakah tindakan susulan diambil terhadap keputusan mesyuarat yang lepas? Ya/Tidak : JAWATANKUASA INTERGRITI DAN tadbir urus (JITU). BIL. SOALAN JAWAPAN. 1 Adakah JITU ditubuhkan? TB. Adakah pengerusi/ahli dilantik mengikut Arahan? Ya / Tidak Adakah mesyuarat diadakan sekurang-kurangnya 3 kali setahun?

9 Ya / Tidak Adakah perkara yang dibincangkan seperti yang ditetapkan oleh Pekeliling? Ya / Tidak Adakah Minit Mesyuarat disediakan? Ya / Tidak Adakah laporan dihantar kepada Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Keutuhan Ya / Tidak /. PENGURUSAN Kerajaan (JKKMKPK)/Suruhanjaya Pencegah Rasuah Malaysia (SPRM). TB. Setiap Empat Bulan Sekali? : PENGURUSAN SUMBER MANUSIA - PUSINGAN TUGAS. BIL. SOALAN JAWAPAN. 1 Adakah pusingan tugas ditetapkan / dirancang? Ya / Tidak 2 Adakah pusingan tugas dilaksanakan? Ya / Tidak : PENGURUSAN SUMBER MANUSIA - LATIHAN. BIL. SOALAN JAWAPAN. 1 Adakah kursus berkaitan PENGURUSAN kewangan dirancang? Ya / Tidak 2 Adakah latihan PENGURUSAN kewangan yang dirancang dilaksanakan? Ya / Tidak 3 Adakah setiap pegawai dilatih sekurang-kurangnya 7 hari dalam setahun? Ya / Tidak 4 Adakah latihan diberi berkaitan dengan tugas yang dilaksanakan? Ya / Tidak SENARAI KRITERIA BAGI BAHAGIAN II - KAWALAN BAJET.

10 KRITERIA. : PENYEDIAAN KERANGKA KEBERHASILAN. : PENGAGIHAN PERUNTUKAN. : KELULUSAN PINDAH PERUNTUKAN - PERUNTUKAN MENGURUS. : KELULUSAN PINDAH PERUNTUKAN - PERUNTUKAN PEMBANGUNAN. : UNJURAN KEPERLUAN ALIRAN TUNAI (TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL SAHAJA). : PELAPORAN (TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL SAHAJA). ANALISIS BAJET - PERBELANJAAN MENGURUS (Peringkat Kementerian/ Jabatan Yang Mempunyai : Pegawai Pengawal Sendiri). : ANALISIS BAJET - PERBELANJAAN PEMBANGUNAN (Peringkat Kementerian Sahaja). SENARAI SOALAN BAHAGIAN II - KAWALAN BAJET. : PENYEDIAAN KERANGKA KEBERHASILAN. BIL. SOALAN JAWAPAN. 1 Adakah PTJ menyediakan Kerangka Keberhasilan ? TB. Adakah kerangka PENGURUSAN PRESTASI Aktiviti (APMF) telah disediakan dan disahkan Ya / Tidak oleh Ketua Aktiviti melalui aplikasi MyResult? Adakah Kerangka PENGURUSAN PRESTASI Program (PPMF) telah disemak dan disahkan Ya / Tidak oleh Ketua Program melalui aplikasi MyResult?