Sistema Universitario Ana G. Méndez - …

1 Procedimientos de presupuesto Sistema Banner Finanzas REVISADO: MAYO 2012 Sistema Universitario Ana G. M ndez Vicepresidencia de Asuntos Financieros COPYRIGHT 2012 Sistema Universitario ANA G. M NDEZ 2 PROP SITO El prop sito de este manual es explicar y facilitar los procedimientos en el manejo de presupuesto utilizando el Sistema Banner Finanzas para las distintas unidades administrativas que conforman el Sistema Universitario Ana G. M ndez. Permite a su vez, un mejor control, seguimiento y evaluaci n de gastos realizados, y contiene una breve descripci n de los pasos a seguir en la realizaci n de las funciones en su unidad de trabajo. Este manual aplica a todos los asociados que interact an con el Sistema Banner Finanzas del SUAGM.

2 3 TABLA DE CONTENIDO P gina I. INSTRUCCIONES PARA VERIFICAR EL PRESUPUESTO (FGIBDST) II. INSTRUCCIONES PARA TRABAJAR CON ENCUMBRANCE a. Generar/Crear un Encumbrance (FGAENCB) b. Realizar Encumbrance Change (FGAENCB) c. Verificaci n de Aprobaci n de Encumbrance (FOAUAPP) d. Cancelaci n de Encumbrance (FGAJVCD) e. Verificaci n de Pago de Encumbrance (FGIENCD) III. INSTRUCCIONES PARA TRABAJAR CON REQUISICI N a. Generar/Crear una Requisici n (FPAREQN) b. Seguimiento de Aprobaci n (FOAUAPP) c. Verificaci n de Pago (FOIDOCH) d. Transcripci n de Requisiciones (FPAREQN) IV. INSTRUCCIONES PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS (FGAJVCD) 4 9 15 19 23 33 36 48 52 55 57 4 INSTRUCCIONES PARA VERIFICAR EL PRESUPUESTO ASIGNADO A SU REA Esta pantalla permite evaluar las cuentas presupuestarias asignadas a su unidad, adem s de evaluar el gasto por cada c digo de organizaci n.

3 1. Acceda al Sistema Banner - (Solicite la asistencia de un Especialista de Apoyo T cnico de OCIT para que inserten un Shortcut en su m quina de no tener el mismo) 2. Escriba su USERNAME y su PASSWORD. Luego, escriba en el rea de DATABASE el c digo FINPRD y presione ENTER. 3. El Sistema Banner le presentar la pantalla principal: 5 4. Usted colocar el cursor en el rengl n denominado GO , donde deber anotar el c digo FGIBDST y presionar ENTER. 5. Luego de entrar el c digo FGIBDST, el Sistema Banner le proveer acceso a la pantalla de Organization Budget Status. 6. Ubique el cursor en ORGANIZATION. Deber anotar la organizaci n que corresponde a su departamento. Luego oprima TAB y escriba el FONDO que corresponde a su instituci n.

4 6 Notar que autom ticamente es insertado el n mero que corresponde al PROGRAMA. Debe ubicar el cursor en PROGRAM y eliminarlo. Esto permitir reflejar las cantidades reales en cada cuenta. 7. Para verificar su presupuesto, oprima la tecla denominada como NEXT BLOCK: 8. Observar a la izquierda todas las cuentas que actualmente posee su organizaci n. Coloque el cursor en la cuenta que usted desea consultar en el Sistema . 9. Para verificar el detalle de los gastos generados, coloque el cursor en la cantidad que corresponde a la cuenta que interesa consultar, ubicada bajo la columna de YTD Activity. 10. En la barra de Men , oprima OPTIONS y luego TRANSACTION DETAIL INFORMATION. 7 11. De esta manera podr ver el detalle de las transacciones generadas por su oficina en una cuenta en espec fico.

5 En caso de requerir mayor detalle, puede deslizar la barra inferior hacia el lado. Para salir, presione F4 o coloque el cursor en la X del recuadro amarillo. 12. Si desea extraer la informaci n de su presupuesto en una hoja de Excel, deber seguir los siguientes pasos: a. Seleccione HELP en la barra de Men , y luego oprima EXTRACT DATA NO KEY. 8 13. Luego le aparecer la siguiente pantalla en donde usted le indicar OPEN. 14. Notar que autom ticamente se abrir una hoja de Excel donde podr ver el presupuesto asignado a su unidad de forma completa para un mejor manejo. 9 INSTRUCCIONES PARA GENERAR / CREAR ENCUMBRANCE (FGAENCB) (E100) Esta pantalla Permite una obligaci n de fondos que afecta su cuenta presupuestaria ya sea por alg n servicio o actividad.

6 Antes de generar encumbrance se requiere: Asegurarse de tener en su presupuesto los fondos disponibles Factura Certificada (no cotizaci n) El gasto no debe exceder de $1,000, exceptuando los Servicios Profesionales 1. El Sistema Banner le presentar la pantalla principal. 2. Usted colocar el cursor en el siguiente regl n , en el cual redactar FGAENCB. Luego presione ENTER. 10 3. El Sistema Banner le proveer acceso a la siguiente pantalla. 4. Debe oprimir el icono denominado como NEXT BLOCK. Autom ticamente el cursor se colocar en ENCUMBRANCE DESCRIPTION. 5. Escriba el nombre del suplidor de acuerdo al vendor creado. 6. Luego presione TAB en su teclado, para que el cursor se coloque en DOCUMENT TOTAL, y escriba la cantidad total de la factura.

7 7. Oprima NEXT BLOCK . 11 8. Ser dirigido a la siguiente pantalla. 9. Notar que en la parte superior se muestra un n mero comenzando en E0_____. Es importante que anote el n mero provisto en la facturaci n. Dicho encumbrance es utilizado como referencia para la obligaci n de fondos. 10. Presione ENTER. 11. En Journal Type , deber escribir el c digo E100 (c digo que identifica la creaci n de un encumbrance). 12 12. Luego presione TAB, hasta llegar a INDEX. Deber escribir el Index (C digo) de su partida presupuestaria. Esto a su vez, provocar que los campos de FUND (Fondo), ORGN (Organizaci n) y PROG (Programa) sean completados autom ticamente. 13. Presione TAB, hasta colocar el cursor en ACCT (Cuenta). Escriba el n mero de la cuenta a debitar.

8 14. Presione TAB, hasta colocar el cursor en AMOUNT. Escriba la cantidad total del gasto, y aseg rese que sta sea igual a la cantidad reflejada en la parte superior derecha. 13 15. En la barra de Men , oprima OPTION y seleccione HEADER INFORMATION. 16. Ir a la p gina principal. 17. Nuevamente oprima en la barra de Men , OPTION y seleccione DOCUMENT TEXT. 18. Esto lo llevar a la siguiente pantalla, donde escribir una justificaci n del gasto realizado. 19. Al finalizar el escrito oprima el icono SAVE y luego presione X. 14 20. Oprima NEXT BLOCK dos (2) veces para que se refleje la siguiente pantalla: 21. Presione COMPLETE, asegur ndose de tener la informaci n completa. Por lo contrario, presione In Process. 22. Una vez terminado el proceso, puede verificar el nivel de aprobaciones del documento en la pantalla FOAUAPP (instrucciones en la p gina 19).

9 Es importante, luego de ser aprobado, asegurarse que el ajuste realizado se refleje en la forma FGIENCD (instrucciones en la p gina 33). 23. Procede emisi n de cheque. 15 INSTRUCCIONES PARA ENCUMBRANCE CHANGE (FGAENCB) (E020) Esta p gina le permite aumentar o disminuir la cantidad de un documento que haya sido aprobado (no es permitido cuando no ha ocurrido emisi n de cheque). 1. El Sistema Banner le presentar la pantalla principal: 2. Usted colocar el cursor en el siguiente regl n , en el cual redactar FGAENCB. Luego presione ENTER 3. El Sistema Banner le proveer acceso a la siguiente pantalla. 16 4. En el rea de ENCUMBRANCE NUMBER, escriba el encumbrance que requiere cambios y oprima NEXT BLOCK. 5. Aparecer la informaci n del encumbrance.

10 6. Oprima TAB en su teclado hasta llegar a DOCUMENT TOTAL donde escribir la cantidad que se va a ajustar (ya sea para aumentar o para disminuir, en este caso, insertando el signo de resta ( ) antes de la cantidad. Ejemplo: para disminuir $3, debe escribir ) 7. Dir jase oprimiendo TAB en su teclado hasta llegar a TRANSACTION DATE e inserte el d a en que est efectuando el cambio. 17 8. Luego, en el rea de ENCUMBRANCE CHANGE escriba el n mero de encumbrance sustituyendo el cero (0) que le sigue a la letra E, por el n mero del 1 al 9 dependiendo la cantidad de veces que se haya ajustado el encumbrance original. Ejemplo: si el encumbrance es E0346944, y se realiza un encumbrance change por primera vez, entonces debe escribir E1346944. 9. El Sistema proceder a insertar en el rea de TITLE, el nombre que se redact en su origen para el encumbrance.