Suivi et revue d e projet - TechMania, Animations et ...

1 AVRIL | TECHNOLOGIE | Suivi et revue de projetPHILIPPE TAILLARD[ ]Le Suivi de projet constitue une t che importante, et consommatrice de temps, pour le chef de projet . Respecter les ch ances et les r sultats, motiver les troupes, voil tout l enjeu de cette animation, faite le plus souvent au sein des revues de projet .C est, nous explique l auteur, une attitude anticipative, consistant imaginer ce qui peut arriver afin de concevoir des strat gies appropri es, qui doit pr valoir dans ces ing nieurs s imaginent qu un syst me d information tr s perfectionn de Suivi de l avancement des t ches comme des proc dures de reporting (rap -port d avancement du projet ) peut convenir pour le Suivi de projet .

2 Mais, tr s rapidement, du fait du manque d animation du groupe, certains par-ticipants ne vont plus respecter leurs engagements. En r alit , ces proc -dures administratives fonctionnent mal dans la d marche de projet . Ce cons-tat incite privil gier davantage une communication directe sous forme de s ances de travail collectif que l on nommera revues de projet . Certes, ces revues vont consommer du temps, mais on gagnera en efficacit .En pratique, ces r unions de tra-vail peuvent se d rouler dans trois circonstances : La n cessit de r soudre un pro-bl me particulier, la demande d un membre de l quipe ; Le passage de jalons dans le phasage du projet ; La concertation p riodique pour contr ler l avancement g n la plupart des entreprises, c est seulement le deuxi me cas que l on qualifie de revue .

3 Une revue de projet chaque jalonLes revues de projet constituent des moments privil gi s d change entre tous les acteurs commanditaire, chef de projet , quipe projet , ainsi qu ex-perts ou but pr cis de ces r unions est de verrouiller l avancement du projet par l assurance d avoir obtenu certains r sultats et d identifier les r sultats suivants obtenir pour rester sur la trajectoire pr vue en termes de per -formances, co ts et d lais (PCD). ce sujet, nous invitons relire l article Le management par projet dans le num ro 132 de verrouillages sont des preuves de l obtention d un r sultat pr cis.

4 En effet, les acteurs confondent trop faci-lement les r sultats obtenus avec les t ches r alis es. Un encha nement de t ches utiles, confi es successivement cinq op rateurs ayant chacun bien travaill , ne suffit pas justifier l ex-cellence du r sultat final attendu. En combinant leur taux de r ussite propres, cela donne souvent un taux de r ussite global faible : 90 % 90 % 90 % 90 % 95 % peuvent ne faire que 62 % de l attente du client, par revues se font intervalles r guliers en fonction des phases du projet (lire l article Le projet : phasage et jalonnement , Technologie no 133) ou de situations de crise.

5 Les jalons d finis dans le phasage du projet constituent les cibles les plus impor-tantes. En effet, ces r unions chaque jalon permettent d assurer le passage d une phase la suivante (le jalon-nement), et la d cision qui en r sulte correspond g n ralement l un des trois cas suivants : Accord pour continuer le projet sans aucune restriction : feu vert Accord pour continuer sous r serve d appliquer certaines recommanda-tions dans un d lai d termin (lever les r serves) : feu orange Refus quant la poursuite de l op -ration : feu rougeLe jalonnement avec ses revues de projet est donc pr vu pour aider le chef de projet .

6 Il lui permet de s ap-puyer sur des validations successives pour consolider les travaux d tude et de r alisation en tant alert au pas-sage sur les faiblesses qui pourraient provoquer des probl mes. quoi cela sert-il ?Bien videmment, la revue de projet a pour but premier de r unir tous les acteurs afin de faire le bilan des tra-vaux en cours et de corriger le tir si n cessaire. C est le Suivi de projet . Mais, sans la communication, la revue perd la moiti de son efficacit . En effet, il faut en permanence faire adh -rer aux objectifs, m me ambitieux, les acteurs du projet , et construire une solidarit entre faire simple, disons que les revues permettent de : Faire le point sur l avancement du projet ;[ ] Professeur agr g de g nie m canique, chef de travaux l cole Boulle de Paris.

7 Courriel : mots-cl s!cr ativit communicationoutil et m thodeprojetrecherche et d veloppement Une revue de projet FESTO techno V rifier les documents attestant des r sultats obtenus ; Mettre en commun les informa-tions ; Donner une vision semblable du projet et de ses objectifs au sein de l quipe ; Soutenir une coop ration efficace entre les membres de l quipe ; Mobiliser et motiver chaque acteur pour la suite du y regardant de plus pr s, les objectifs des revues de projet peuvent se classer en trois grandes familles : Objectifs strat giques :Assurer le pilotage strat gique du projet en validant tous les jalons pour permettre le d roulement de la phase suivante dans de bonnes le point sur l avancement du projet et v rifier l existence de preuves suffisantes et enregistr es pour chacun des r sultats rer les risques, al as et probl mes av r s par des actions des aides ponctuelles ven-tuelles.

8 Objectifs de communication : couter par une mise en commun des une repr sentation partag e, une vision semblable du projet et de ses objectifs au sein de l efficacement tous les niveaux. Objectifs de management :Soutenir une coop ration efficace entre les membres de l quipe en adoptant une posture force de pro-position .Permettre le droit l erreur, en appli-quant une correction imm diate et col-lective de l collectivement les le ons de l exp par des manifestations appro-pri es pour c l brer des succ les acteurs pour la suite du l organise-t-on ?Les revues de projet r unissent tous les acteurs commanditaire, chef de projet , quipe projet , mais pas seu-lement eux.

9 On y convie des experts ou des partenaires. Pourquoi cela ? Les revues de projet permettent de prendre coll gialement des d cisions capitales qui valident des acquis, r duisent l inconnu et orientent d finitivement la suite du projet . L importance de ces accords est telle qu une valuation ind pendante, voire contradictoire, est souvent requise. C est tout le r le des experts ou des partenaires, dont le regard est neutre et non corrompu par de quelconques habitudes. Leurs observations objectives aident l ex cutif : Valider les l ments pr sent s ; Engager des actions correctives en cas de d entendu, le chef de projet ou l animateur de la revue aura pour charge d arbitrer les diff rents avis ceux des membres de son quipe et ceux, consultatifs, des experts invit revue de projet pour le pas-sage d un jalon est une proc dure formelle, qui donne lieu une r u-nion bien organis e.

10 Laboration d un ordre du jour pr cis communiqu par avance aux participants Convocation des personnes requises suffisamment t t pour qu elles puissent adapter leur planning Distribution des documents de syn-th se de l avancement du projet une semaine avant la r union Animation du d bat par un facili-tateur permettant chacun de s ex-primer tout en respectant une dur e de r union accept e par tousLes participants doivent s efforcer d tre constructifs et d aboutir des pr conisations actives, et non unique-ment des critiques (posture force de proposition ). Compte rendu de la r union dans les cinq jours Suivi de l application de chaque Un exemple de jalonnement de projet