Tableau de gestion des archives relatives aux Ressources ...

1 Groupe de travail des archivistes des universit s, rectorats, organismes de recherche et (d tudes sur les mouvements) tudiants (AURORE) Tableau de gestion des archives relatives aux Ressources humaines dans les tablissements d enseignement sup rieur Document de travail en cours de validation au Service Interminist riel des archives de France - Tableau de gestion des archives relatives aux Ressources humaines dans les tablissements d enseignement sup rieur, version 2 du 12 novembre 2010 2/22 Introduction Ce Tableau est un Tableau de gestion des archives relatives aux Ressources humaines dans les tablissements d enseignement sup rieur. Les archivistes des tablissements sont tr s souvent sollicit s par les Directions des Ressources humaines , ces archives tant la fois particuli rement sensibles et volumineuses.

2 Elles doivent faire l objet des plus grandes pr cautions en mati re de tri mais l absence de textes officiels dans ce domaine (absence en partie combl e par l instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 ao t 2009) rendait la t che plus difficile. Face ces constatations, un groupe de travail s est constitu dans le cadre du r seau AURORE (Archivistes des Universit s, Rectorats, Organismes de Recherche et (d tudes sur les mouvements) Etudiants) afin de fournir un outil adapt au traitement de ces archives sp cifiques. La mission de ce groupe de travail a t , en premier lieu, de recenser l ensemble des documents relevant de la GRH dans les tablissements d enseignement sup rieur et de recherches puis de trouver, soit dans les instructions officielles soit partir de l exp rience de terrain des uns et des autres, les DUA et sorts finaux pouvant tre appliqu s.

3 Il est important de noter que ce Tableau fait suite au Tableau de gestion des archives de gestion des personnels qui avait t labor en 2007 par les archivistes des rectorats du r seau et valid la fois par les archives d partementales de la Vienne et celles de la Loire Atlantique. Pr sentation du Tableau Il est compos de 5 colonnes : - la premi re d veloppe la typologie des documents produits ou re us par les services de DRH, - la deuxi me indique la Dur e d Utilit Administrative des documents, - la troisi me d termine le sort final des documents symbolis par une lettre (C pour Conservation, D pour Destruction et T pour Tri), - la quatri me rel ve les observations pouvant clairer soit la DUA soit le sort final des documents, - la cinqui me donne les r f rences utilis es pour les DUA et sorts finaux.

4 Il s agit, dans la plupart des cas, d une des instructions officielles mentionn es ci-dessous. En cas d impossibilit de r f rence une instruction officielle, il sera indiqu DUA et sort final propos s par le groupe de travail ; ces DUA et sorts finaux ont t d finis par r flexion et exp rience par un ou plusieurs de nos tablissements et retenus par le groupe de travail. Enfin, dans quelques rares cas, les DUA et sort final sont en suspens ; les colonnes contiennent alors des points d interrogation. Textes de r f rence utilis s : - Circulaire AD 95-1 du 27 janvier 1995. Tri et conservation des dossiers de personnel des services d concentr s de l Etat et des collectivit s territoriales. - Instruction DAF/DPACI/RES/2005/003 du 22 f vrier 2005.

5 Instruction de tri et de conservation pour les archives re ues et produites par les services et tablissements concourant l' ducation nationale (rectorats, inspections acad miques, tablissements d'enseignement sup rieur, tablissements publics locaux d'enseignement, coles, tablissements d'enseignement adapt et sp cialis , services scolaires des collectivit s territoriales, centres de formation et d'apprentissage). Document de travail en cours de validation au Service Interminist riel des archives de France - Tableau de gestion des archives relatives aux Ressources humaines dans les tablissements d enseignement sup rieur, version 2 du 12 novembre 2010 3/22 - Instruction DAF/DPACI/RES/2007/002 du 15 janvier 2007. Traitement et conservation des archives des d l gations du CNRS et des archives des unit s de recherche et de service.

6 - Instruction DAF/DPACI/RES/2008/008 du 5 mai 2008 et Annexe. Dur e administrative des documents comptables d tenus par les ordonnateurs. - Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 ao t 2009. Tri et conservation des archives produites par les services communs l ensemble des collectivit s territoriales (communes, d partements et r gions) et structures intercommunales. Ont particip l laboration de ce document : Delphine BOUILLIER (Centre National de la Recherche Scientifique, d l gation Midi-Pyr n es), Sophie DIKOFF (Universit Montpellier 1), Nolwen DOITTEAU (Centre National de l Enseignement Distance), Marie-Agn s DUBOS (Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique), Delphine FLORECK (alors l Universit de Toulouse 1), H l ne GAY (alors l Universit Montpellier 3), H l ne JUAN (Mus um National d Histoire Naturelle), Marie-Caroline LUCE (Universit Paris 1 Panth on Sorbonne), Martine PREVOT HUBERT (Institut des Sciences Politiques), Anne ROHFRITSCH (Universit Paris Ouest Nanterre La D fense), Le la SALHI (Universit de Haute Alsace).

7 Document de travail en cours de validation au Service Interminist riel des archives de France - Tableau de gestion des archives relatives aux Ressources humaines dans les tablissements d enseignement sup rieur, version 2 du 12 novembre 2010 4/22 Sommaire 1. gestion administrative et financi re Commissions et comit s paritaires Commissions Administratives Paritaires Commissions Paritaires d Etablissement Comit s Techniques Paritaires gestion administrative collective Documents g n raux Documents sp cifiques la gestion des personnels administratifs Documents sp cifiques la gestion des personnels enseignants gestion financi re collective Etats Primes et indemnit s Retenues sur traitements Cong s et heures Retraites Dossiers individuels Dossiers individuels des agents titulaires Dossiers individuels des agents non titulaires Dossiers d intervenants ext rieurs (vacataires, conf renciers.)

8 Dossiers d allocataires de recherche ou de moniteurs Dossiers de stagiaires non r mun r s ou indemnis s 2. Formation, recrutement et concours Formation Recrutement et concours Proc dures de recrutement des personnels enseignants Proc dures de recrutement des personnels administratifs 3. Action sociale Prestations d action sociale Accidents du travail Allocation de retour l emploi Tableau de gestion des archives relatives aux Ressources humaines dans les tablissements d enseignement sup rieur, maj mai 2012 5/22 Typologie des documents Dur e d utilit administra-tive Sort final Observations R f rences 1. gestion administrative et financi re Commissions et comit s paritaires : Commissions Administratives Paritaires (CAP), Commissions Paritaires d'Etablissement (CPE), Comit s Techniques Paritaires (CTP) Elections : - circulaire d'organisation - proc s-verbaux de d pouillement durant 2 mandats D C Instr.

9 DAF/DPACI/RES/2005/003. Commissions Administratives Paritaires (CAP) Textes r glementaires Convocations et listes des membres Ordres du jour et proc s-verbaux Dossiers de s ance : r vision de note d'un agent, Tableau r capitulatif des agents pouvant b n ficier d'un avancement de grade ou d' chelon, proc s-verbal de s ance 5 ans 2 ans selon les besoins D C C A noter : l'instruction DAF/DPACI/RES/2007/ 002 indique une DUA de 6 ans. Instr. DAF/DPACI/RES/2005/003. Instr. DAF/DPACI/RES/2009/018. Commissions Paritaires d'Etablissement (CPE) Convocations et listes des membres Ordres du jour et proc s-verbaux 5 ans D C Instr. DAF/DPACI/RES/2005/003. Comit s Techniques Paritaires (CTP) Textes r glementaires Convocations et listes des membres Ordres du jour et proc s-verbaux Travaux pr paratoires : projets de textes soumis examen, correspondance avec les syndicats, projets d'ordre du jour, rapports et avis des experts Dossier de s ance : ordre du jour, documents soumis examen, proc s-verbal de s ance 5 ans 2 ans 2 ans selon les besoins D C D C A noter : l instruction DAF/DPACI/RES/2007/ 002 indique une DUA de 6 ans.

10 Instr. DAF/DPACI/RES/2005/003. Instr. DAF/DPACI/RES/2009/018. Tableau de gestion des archives relatives aux Ressources humaines dans les tablissements d enseignement sup rieur, maj mai 2012 6/22 Typologie des documents Dur e d utilit administra-tive Sort final Observations R f rences gestion administrative collective Documents g n raux Circulaires minist rielles et notes aux chefs de service Dur e de validit D Instr. DAF/DPACI/RES/2005/003. Demandes d'emplois : lettres de candidature et pi ces jointes 2 ans D Instr. DAF/DPACI/RES/2009/018. Bilan social : - documents pr paratoires au recensement des donn es - document d finitif 5 ans 5 ans D C L'instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 indique, pour les documents pr paratoires au bilan social, une DUA de 2 ans a/c de la diffusion du document.