TAKLIMAT KONTRAK KEMENTERIAN - ipn.gov.my

1 TAKLIMAT KONTRAK KEMENTERIAN 22 April 2014 Kandungan TAKLIMAT Pengenalan Modul Penguatkuasaan Penggunaan Modul Kaedah Pemenuhan Peranan Pengguna & Carta Aliran Proses Pelan Pelaksanaan PENGENALAN Takrif KONTRAK KEMENTERIAN [Para 2 SPP Bil. 8/2005] Sesuatu KONTRAK yang diikat oleh sesuatu KEMENTERIAN / Jabatan dengan sesuatu pembekal bagi maksud pembekalan barangan/ perkhidmatan untuk jangka masa, kuantiti/nilai siling yang tertentu. KONTRAK KEMENTERIAN diurus dan digunakan sendiri oleh KEMENTERIAN /Jabatan/PTJ berkenaan sahaja dan adalah berlainan daripada KONTRAK Pusat KEMENTERIAN Kewangan. TAKRIF PENGUATKUASAAN Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) SAP SPP Bil. 2 Tahun 2013 [18 Januari 2013] Perubahan Fi Perkhidmatan Bagi perolehan Kerajaan Melalui Sistem ePerolehan (eP) SPP Bil. 8 Tahun 2005 [10 November 2005] Pelaksanaan KONTRAK KEMENTERIAN Melalui ePerolehan Pelaksanaan KONTRAK KEMENTERIAN [Para 5 SPP Bil. 8/2005] Semua PTJ yang telah dilengkapkan dengan infrastruktur ePerolehan (eP enabled) adalah dikehendaki menggunakan sistem ePerolehan bagi semua pembelian di bawah KONTRAK KEMENTERIAN .

2 Pembelian di luar sistem ePerolehan hanya dibenarkan jika PTJ belum eP enabled. Memuat Naik Katalog [Para 6 SPP Bil. 8/2005 ] KEMENTERIAN /Jabatan dikehendaki memuat naik maklumat KONTRAK KEMENTERIAN ke dalam sistem ePerolehan. Ini bertujuan untuk memastikan semua PTJ di bawah KEMENTERIAN /Jabatan dapat mengakses secara atas talian. Muat Naik Katalog Memuat Naik Katalog [Para 7 SPP Bil. 8/2005 ] Bagi KONTRAK KEMENTERIAN yang masih berkuat kuasa, KEMENTERIAN /Jabatan hendaklah memaklumkan kepada pembekal yang berkenaan supaya memperoleh taraf eP enabled dan memuat naik katalog masing-masing untuk memastikan semua PTJ di bawah KEMENTERIAN /Jabatan dapat mengakses secara talian. Muat Naik Katalog SPP Bil. 2 Tahun 2013 Memaklumkan mengenai perubahan Fi Perkhidmatan bagi perolehan kerajaan melalui sistem ePerolehan Tujuan Fi perkhidmatan ini juga terkandung di dalam terma dan syarat pendaftaran pembekal / syarikat dengan KEMENTERIAN Kewangan , Pesanan Kerajaan dan Dokumen KONTRAK .

3 Fi perkhidmatan ditanggung oleh pembekal dan amaunnya dipotong daripada setiap nilai transaksi. Latar Belakang Fi Perkhidmatan Kadar Fi perkhidmatan bagi setiap transaksi tertakluk kepada had maksimum bernilai RM9,600 bagi transaksi yang bernilai Juta atau lebih bagi perolehan atau KONTRAK yang melibatkan hanya sekali bayaran (one-off payment). SPP Bil. 2 Tahun 2013 [Para 4(a)] Fi Perkhidmatan Kadar Fi perkhidmatan bagi setiap transaksi tertakluk kepada had maksimum bernilai RM4,800 bagi transaksi yang bernilai Juta atau lebih bagi perolehan atau KONTRAK yang melibatkan beberapa kali pembayaran (multiple payment) samada melalui Jadual Penghantaran, Pencapaian Perkhidmatan atau berdasarkan permintaan (as-and- when-required) yang ditetapkan dalam tempoh KONTRAK . SPP Bil. 2 Tahun 2013 [Para 4(b)] Kadar perlulah digunakan bagi perolehan baru selepas SPP ini berkuatkuasa dan hendaklah dinyatakan dalam Dokumen Sebut Harga/Tender/eBidding.

4 [Para 5] Bagi KONTRAK sedang berkuatkuasa, kadar fi perkhidmatan masih sama seperti tertakluk dalam KONTRAK sedia ada. Namun, jika terdapat lanjutan tempoh KONTRAK atau tambahan nilai KONTRAK yang melibatkan beberapa kali pembayaran, terma perlu digunapakai dalam perjanjian tambahan KONTRAK . [Para 6] Klausa ini perlu dimasukkan ke dalam Surat Setuju Terima, Dokumen KONTRAK dan Dokumen KONTRAK Tambahan. [Para 7] Pelaksanaan Fi Perkhidmatan SPP Bil. 2 Tahun 2013 Agensi hendaklah mengambil kira segala elemen seperti bayaran balik wang pendahululan, royalti,penalti atau denda sebelum membuat pembayaran kepada pembekal. [Para 8] Potongan fi perkhidmatan ini hendaklah diakaunkan dalam kod amanah 75537. [Para 9] Pelaksanaan Fi Perkhidmatan SPP Bil. 2 Tahun 2013 Urusniaga melibatkan Jabatan Kerajaan yang bertindak sebagai pembekal kepada Jabatan Kerajaan yang lain (G to G) ;atau Urusniaga yang diberi pengecualian oleh KEMENTERIAN Kewangan Malaysia.

5 Pengecualian Fi Perkhidmatan SPP Bil. 2 Tahun 2013 KAEDAH PEMENUHAN KONTRAK KEMENTERIAN Kaedah Pemenuhan Dari sumber perolehan Sebut Harga/ Tender/ eBidding KONTRAK Bermasa KONTRAK bekalan/ perkhidmatan bagi satu tempoh di mana pesanan dibuat secara berkala / bila perlu dan lebih daripada sekali Bayaran dibuat selepas selesai bekalan / perkhidmatan bagi setiap pesanan (multiple payment) Termasuk perolehan bermasa di bawah RM50,000 setahun (Rujuk:AP (c)) dan perolehan bermasa melebihi RM20,000 sehingga RM50,000 (Rujuk Garis Panduan bagi SPP 1/2014) KONTRAK Tidak Bermasa KONTRAK bekalan/perkhidmatan di mana pesanan dan bayaran dibuat sekali sahaja dalam tempoh KONTRAK (one time payment) Kaedah Pemenuhan Jadual Penghantaran (Delivery Schedule) Pencapaian Perkhidmatan (Milestone) Bayaran Kemajuan(Progressive Payment) (Produk/Perkhidmatan) Pesanan Kerajaan (as-and-when-required) (Produk / Perkhidmatan) Pemenuhan KONTRAK Bermasa Per KONTRAK (Produk /Perkhidmatan) Pesanan Kerajaan (Produk / Perkhidmatan) Pemenuhan KONTRAK Tidak Bermasa Kaedah Pemenuhan KONTRAK Bermasa Pemenuhan produk secara berkala mengikut jadual yang ditetapkan yang melibatkan beberapa kali pembayaran (multiple payment) dalam tempoh KONTRAK Jadual Penghantaran (Delivery Schedule) Pelaksanaan perkhidmatan secara berkala mengikut jadual yang ditetapkan yang melibatkan beberapa kali pembayaran (multiple payment)

6 dalam tempoh KONTRAK Pencapaian Perkhidmatan (Milestone) Pemenuhan produk/perkhidmatan secara bila perlu (as-and-when required) dalam tempoh KONTRAK Pesanan Kerajaan Pemenuhan produk/perkhidmatan mengikut fasa yang ditetapkan dan bayaran dibuat mengikut kemajuan/penyiapan bagi setiap fasa Bayaran Kemajuan (Progressive Payment) Kaedah Pemenuhan [Contoh KONTRAK Bermasa] KONTRAK Bermasa Pesanan Kerajaan (as-and-when-required) Produk: Kertas A4, Alatulis, Toner Perkhidmatan: Pembaikan mesin pejabat Jadual Penghantaran (Delivery Schedule) Membekal Makanan mentah kering, ubat berjadual, kelengkapan makmal Pencapaian Perkhidmatan (Milestone) Pencucian bangunan, pembersihan kawasan Bayaran Kemajuan (Progressive Payment) Pembangunan sistem Kaedah Pemenuhan Pemenuhan produk / perkhidmatan yang melibatkan hanya sekali pesanan dan bayaran (one time payment) dalam tempoh KONTRAK . Per KONTRAK Pemenuhan produk/ perkhidmatan melalui Pesanan Kerajaan yang melibatkan hanya sekali pesanan dan bayaran (one time payment) dalam tempoh KONTRAK .

7 Bagi bekalan/perkhidmatan di bawah nilai Sebut Harga di mana KONTRAK formal tidak sesuai, memadai Pesanan Kerajaan dikeluarkan (Rujuk SPP Bil. 5/2009, Lampiran 1 Para 12) Pesanan Kerajaan TIDAK BERMASA Kaedah Pemenuhan [Contoh KONTRAK Tidak Bermasa ] KONTRAK Tidak Bermasa Pesanan Kerajaan Produk: Komputer, Pencetak Perkhidmatan: Pemasangan talian internet Per KONTRAK Produk: Perabot , mesin pejabat Perkhidmatan: Perpindahan pejabat (sewa lori), mengecat bangunan PERANAN PENGGUNA & CARTA ALIRAN PROSES Peranan Pengguna PELULUS Meluluskan Permintaan (produk) dan Pesanan Perkhidmatan (perkhidmatan) Meluluskan Jadual Penghantaran, Pencapaian Perkhidmatan dan Per KONTRAK PEMINTA Mendapatkan butiran barangan / perkhidmatan Penyediaan berjadual / KONTRAK One-off,carian katalog, cipta permintaan/ pesanan perkhidmatan, sahkan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan PENTADBIR KONTRAK Mengunci masuk maklumat KONTRAK ke dalam sistem ePerolehan Peranan Pengguna PEGAWAI PADANAN BAYARAN Pegawai yang membuat padanan (Pesanan Kerajaan, Pesanan Penghantaran, Invois dan Nota Pelarasan Kredit,Debit - jika ada) dan arahan pembayaran ke eSPKB PEGAWAI PENERIMA BARANGAN Menerima barangan dan memastikan barangan diterima mengikut spesifikasi Mengesahkan penerimaan barangan dengan menjana Nota Penerimaan Barangan PEMENUHAN KONTRAK & PEMBAYARAN PENTADBIR KONTRAK .

8 Mengunci masuk maklumat KONTRAK URUSETIA: Penyerahan Surat Setuju Terima kepada Petender, Penyebut Harga atau Pembida yang berjaya SEBUT HARGA / TENDER / eBIDDING Carta Aliran Proses Mula PENTADBIR KONTRAK Cipta Dokumen KONTRAK PEMINTA Cipta DS/MS/Per KONTRAK /R/SO PELULUS Meluluskan DS/MS/Per KONTRAK /R/SO Antaramuka eSPKB A PERINGKAT PENTADBIRAN KONTRAK PERINGKAT PEMENUHAN PEMBEKALAN/ PERKHIDMATAN Pentadbir KONTRAK mencipta dokumen KONTRAK Peminta mencipta sama ada Jadual Penghantaran (DS), Pencapaian Perkhidmatan (MS), Per KONTRAK , Permintaan (R) atau Pesanan Perkhidmatan (SO) dan menyerahkan kepada Pelulus. Pelulus meluluskan permintaan pemenuhan pembekalan/perkhidmatan yang diterima daripada Peminta. Pada peringkat ini, Pesanan Kerajaan akan dijana apabila antaramuka dengan eSPKB berjaya bagi KONTRAK yang menggunakan Pesanan Kerajaan sebagai kaedah pemenuhan KONTRAK . PENTADBIR KONTRAK PEMINTA PELULUS Berjaya Tidak Berjaya Carta Aliran Proses Produk/ Perkhidmatan B PERINGKAT PEMENUHAN PEMBEKALAN/ PERKHIDMATAN Pembekal akan mengesahkan pemenuhan pembekalan/penyampaian perkhidmatan bagi KONTRAK tersebut.

9 Pembekal akan membuat pembekalan/melaksanakan perkhidmatan. Pembekal mencipta Pesanan Penghantaran (DO) bagi produk atau Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (NPP) bagi perkhidmatan selepas membuat pembekalan atau melaksanakan perkhidmatan. A PEMBEKAL Pembekalan Produk/ Perkhidmatan PEMBEKAL Cipta Pesanan Penghantaran PEMBEKAL Cipta Nota Pelaksanaan Perkhidmatan Produk Perkhidmatan Carta Aliran Proses Produk/ Perkhidmatan C PERINGKAT PEMENUHAN PEMBEKALAN/ PERKHIDMATAN Pegawai Penerima Barang (GRO)/Peminta menjana Nota Penerimaan Barang untuk produk yang telah dibekalkan atau mengesahkan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (NPP) untuk perkhidmatan yang telah dilaksanakan Tindakan berikut dilaksanakan sekiranya terdapat perbezaan harga di NPP berbanding harga asal perkhidmatan yang telah ditanggung: Pelarasan Kredit (NPK) dicipta sekiranya terdapat pengurangan harga di NPP. Pelarasan Debit (NPD) dicipta dan diserahkan kepada Pelulus untuk kelulusan sekiranya ada penambahan harga di NPP.

10 PEGAWAI PENERIMA BARANG/PEMINTA PELULUS B PEMINTA Cipta Nota Pelarasan Kredit PEMINTA Cipta Nota Pelarasan Debit Pengesahan Penerimaan Barang/ Perkhidmatan Amaun di NPP Antaramuka eSPKB Meluluskan Nota Pelarasan Debit Perkhidmatan Produk Berjaya Tidak Berjaya Amaun Sebenar Perkhidmatan < Amaun Tanggungan Peruntukan Amaun Sebenar Perkhidmatan > Amaun Tanggungan Peruntukan Amaun tepat Carta Aliran Proses Antaramuka eSPKB PERINGKAT PEMENUHAN PEMBEKALAN/ PERKHIDMATAN Pegawai Padanan Bayaran membuat padanan bayaran. Lain-lain potongan akan dikunci masuk (sekiranya ada). PEGAWAI PADANAN BAYARAN C PEMBEKAL Cipta Invois Membuat Padanan Bayaran Tamat Pembekal mengemukakan invois. Tidak Berjaya Berjaya Carta Aliran Proses PELAN PELAKSANAAN Pelan Pelaksanaan [Unit eP/CDCSB] Memberi latihan kepada Pentadbir KONTRAK dan pengguna-pengguna lain Handholding/OnSite Assistance (End-To-End) bagi beberapa KONTRAK KEMENTERIAN /Jabatan. Helpdesk CDC Pemantauan pelaksanaan oleh Pegawai Penyelaras Unit eP dan CDCSB Laporan kemajuan penggunaan KONTRAK KEMENTERIAN kepada Mesyuarat J/K Pemandu ePerolehan.