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Taller Elaboración deElaboración de Procedimientos …

Taller Elaboraci n de Procedimientos Operativos Alfredo A. Castillo Calle DAFAF Farmacia y Bioqu mica . UNMSM. Qu . Q es un procedimiento? di i t ? Los Procedimientos Operativos son documentos que recogen la interrelaci n en el tiempo que existen entre diferentes d departamentos, t t normalizando li d l los Procedimientos de actuaci n y evitando las indefiniciones e improvisaciones que pueden p p producir pproblemas o deficiencias en la realizaci n del trabajo. Qu . Q es un procedimiento? di i t ? Los Procedimientos Operativos son complementarios del Manual de Calidad y describen con detalle c mo, qui n, cu ndo, d d nde, d d se realizan li l actividades las ti id d definidas en el Manual de Calidad.

¿Qé di i t?Qué es un procedimiento? • Los Procedimientos Operativos son documentos que recogen la interrelación en el tiempo que existen entre diferentes

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  Procedimientos, Operativo, Procedimientos operativos

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1 Taller Elaboraci n de Procedimientos Operativos Alfredo A. Castillo Calle DAFAF Farmacia y Bioqu mica . UNMSM. Qu . Q es un procedimiento? di i t ? Los Procedimientos Operativos son documentos que recogen la interrelaci n en el tiempo que existen entre diferentes d departamentos, t t normalizando li d l los Procedimientos de actuaci n y evitando las indefiniciones e improvisaciones que pueden p p producir pproblemas o deficiencias en la realizaci n del trabajo. Qu . Q es un procedimiento? di i t ? Los Procedimientos Operativos son complementarios del Manual de Calidad y describen con detalle c mo, qui n, cu ndo, d d nde, d d se realizan li l actividades las ti id d definidas en el Manual de Calidad.

2 El Manual de Calidad debe hacer referencia a los Procedimientos . Procedimientos Qu . Q es un procedimiento? di i t ? Los Procedimientos aseguran: 1 Que 1. Q las l actividades ti id d se realizan li d una de forma independiente de la persona responsable de llevarlas a cabo. 2 Que se realizan de una forma ordenada y 2. sin improvisaciones. 3 Que 3. Q conducen d all objetivo bj i cubierto bi por ell procedimiento. Qu son las instrucciones de Q. trabajo? Las instrucciones de trabajo son documentos que recogen c mo deben desarrollarse cada una de las tareas i di d en los indicadas l Procedimientos .

3 Di i t A diferencia de los Procedimientos Operativos, las instrucciones nicamente afectan a una unidad funcional Cu les son las ventajas de redactarlos f sicamente independiente? Facilita la comprensi n de los Procedimientos operativos, operativos evitando la redacci n de Procedimientos demasiado extensos t que pudieran di entorpecer t l la comprensi n del documento. Cu les son las ventajas de redactarlos f sicamente independiente? Facilita la gesti n de la documentaci n, reduciendo el n mero de documentos a editar. En efecto, si fuere necesario realizar alg n l cambio bi que afectase f t a una instrucci n existente, bastar a con emitir una nueva revisi n de la Instrucci n, sin tener qque modificar el pprocedimiento como tal.

4 Cu les son las ventajas de redactarlos f sicamente independiente? Si no existiere la Instrucci n de forma separada del Procedimiento, Procedimiento por m s peque o que fuese el cambio a realizar, se d b de deber a d emitir iti una nueva revisi n i i del d l procedimiento completo, con todo el problema que ello acarrea, para la administraci n de la documentaci n del sistema. Qui n debe redactar los Q. Procedimientos ? En la redacci n de la documentaci n del Sistema de Calidad se debe buscar la implicaci n de todo el personal de la organizaci n.

5 De esta forma, se conseguir un sentido de pertenencia de todos los empleados hacia el Sistema de Calidad y lograremos que el sistema sea m s eficaz al ser elaborado en base a mayor informaci n. Qui n debe redactar los Q. Procedimientos ? Los Procedimientos deben ser redactados por las personas implicadas en el desarrollo de los procesos, pues ser n quienes mejores j conozcan las l tareas t que d a d a d a d . se llevan a cabo para el cumplimiento de los objetivos. Qui n debe redactar los Q. Procedimientos ? El gestor de la calidad debe liderar la redacci n de la documentaci n del Sistema de Calidad, identificando que Procedimientos di i t e instrucciones i t i d b ser deben redactados, la persona responsable de la redacci n y el plazo asignado para ello.

6 Qui n debe redactar los Q. Procedimientos ? Los Procedimientos operativos hacen referencia a la organizaci n de los procesos y en su redacci n deben colaborar los mandos d i t intermedios di (j f (jefes d de . rea, responsables de departamentos) o equipos interdepartamentales. En la redacci n de las instrucciones de trabajo colabora el personal de base. Fases en la elaboraci n de Procedimientos 1. Fase de Elaboraci n del borrador: el gestor de la calidad junto con las personas designadas para la elaboraci n d procedimiento, de di i t realizan li una primer i borrador del documento, qu ser la revisi n 0.)

7 Fases en la elaboraci n de Procedimientos 2. Fase de Lanzamiento: El borrador redactado en la fase anterior, se distribuye a todas las personas afectadas por el mismo para que puedan sugerir modificaciones que mejoren la comprensi n del procedimiento. procedimiento La fase de lanzamiento finaliza con la redacci n definitiva, definitiva en base al borrador y las sugerencias recibidas. Fases en la elaboraci n de Procedimientos 3. Fase de Aprobaci n: Antes de su distribuci n el documento debe ser distribuci n, aprobado por la persona responsable previamente i t asignada.

8 I d Fases en la elaboraci n de Procedimientos 4. Fase de Distribuci n: Una vez aprobado el documento debe ser aprobado, distribuido de forma controlada a las personas o departamentos d t t i li d implicados, conservando un registro de su distribuci n para asegurar que siempre se g mantiene la ltima versi n vigente. Fases en la elaboraci n de Procedimientos 5. Fase de Revisi n: la revisi n de los documentos puede ser puesta en marcha tanto a solicitud de un empleado como de un cliente, li t para mejorar j alg n l aspecto t de d los mismos.

9 En este caso, se seguir an las fases anteriormente expuestas. expuestas C mo redactar los Procedimientos ? Es importante que los Procedimientos sean escritos pensando en el destinatario. Los detalles excesivos y el uso de terminolog a no familiar pueden afectar adversamente la implantaci n, efectividad y eficacia del sistema de calidad. calidad Los Procedimientos mal dise ados son f fuente com n de d frustraciones f i y pueden d desprestigiar el sistema entero. C mo redactar los Procedimientos ? A continuaci n se ofrecen algunas recomendaciones generales para la redacci n de los Procedimientos : Evitar t rminos ambiguos.

10 Escribir las frases en presente y en orden cronol gico Ser exacto Plantear l l objetivos los bj i que se pretende d cubrir b i con ell procedimiento y una vez redactado, comprobar que el documento los cumple. Utilizar diagramas de flujo, que permita obtener una visi n global del procedimiento. Contenido de un procedimiento p tipo A trav s del desarrollo pr ctico de un Procedimiento para la Redacci n de Procedimientos , se ilustra la estructura y contenido de los Procedimientos . Este procedimiento es s lo un ejemplo, y aunque su estructura es valida para cualquier organizaci n, los contenidos deben reflejar la forma de trabajar de cada organizaci n.


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