Temas de Biblioteconomía Concepto y función de …

1 Temas de Biblioteconom a Concepto y funci n de archivo Clases de archivos El Sistema Archiv stico Espa ol Autor: C sar Mart n Gavil n Fecha: 07/03/09 1 Concepto y funci n de archivo Definici n Seg n el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), la palabra archivo tiene tres acepciones: 1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona f sica o moral, y por todo servicios u organismo p blico o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la instituci n de archivos competente en raz n de su valor archiv stico. 2. Instituci n responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservaci n y servicio de los documentos. 3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.

2 Es decir, "archivo" es una palabra polis mica que se refiere tanto a: El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona f sica o jur dica en el ejercicio de sus actividades. La instituci n o servicio responsable de la custodia y tratamiento archiv stico del fondo. El edificio o local donde se custodia dicho fondo. Entre las definiciones m s completas del t rmino archivo , seg n la archivera sevillana Antonia Heredia Herrera (Archiv stica general : teor a y pr ctica, 1989) se encuentra la siguiente: Archivo es uno o m s conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o instituci n p blica o privada en el transcurso de su gesti n, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e informaci n para la persona o instituci n que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.

3 Como s ntesis de varias definiciones de otros tratadistas, para Antonia Herrera el archivo ser a 2 El dep sito donde se guardan organizada y ordenadamente los testimonios escritos, gr ficos o audiovisuales, producidos por cualquier instituci n p blica o privada, conservados con el doble fin de garantizar los derechos de los administrados o de servir de fuentes para la investigaci n. Los conceptos anteriormente se alados abarcan de una u otra forma dos importantes aspectos para una correcta definici n de Archivo: la cualidad del orden, referida a la organizaci n y la ordenaci n como partes esenciales del archivo y la doble finalidad atribuida al fondo documental, en cuanto a salvaguardar los derechos de la instituci n que los crea en funci n de facilitar su gesti n, actuando por un lado como memoria y por otro como fuente de elaboraci n hist rica, en unos l mites de dif cil fijaci n por su movilidad.

4 Teniendo en cuenta estos aspectos, la funci n archiv stica ha experimentado una evoluci n en los ltimos siglos: Desde un oficio eminentemente pr ctico a una profesi n de fuerte componente multidisciplnar Desde una visi n un voca asociada al mbito hist rico-cultural a una visi n bidimensional, transversal, amplia e integradora en la que se combina la funci n hist rica con la jur dico-administrativa. La transici n de la archiv stica ha sido un proceso lento y complicado. Ha pasado de unos postulados que le confer an el monopolio del cuidado de los tesoros documentales o de los instrumentos jur dicos, de forma alternativa y excluyente, a la asunci n de su rol fundamental en las pol ticas de gesti n de la informaci n en la administraci n p blica y en las empresas. A partir de la d cada de los a os 80, la creciente sensibilizaci n de la Administraci n por todo aquello que fuera encaminado a conseguir materializar los principios de eficiencia y eficacia ha conseguido que haya una cambio de mentalidad, cambio que se refleja en la imposici n lenta y gradual de una visi n integradora de la archiv stica.

5 Origen y funciones de los archivos La palabra Archivo proviene del lat n Archivum, y ste del griego Archei n que significa principio, origen. Hablar del origen de los archivos es hablar de la historia del hombre y de la aparici n de los primeros testimonios escritos que sentar an las bases de lo que hoy son los archivos. En la antig edad, puede hablarse de la existencia de archivos en las civilizaciones m s avanzadas tales como la egipcia, fenicia, persa, siria, mesopot mica y griega. Para esta ltima el "archei n" representa 3 tal vez uno de los antecesores de nuestro archivo actual, debido a que en l los griegos guardaban actas p blicas tanto de car cter pol tico-administrativo como de car cter notarial. En la Edad Media el archivo cobr un sentido utilitario: se usaba para esgrimir derechos legales. Ser a la Iglesia Cat lica la que, dado el car cter estable de sus monasterios, se convertir a en una importante instituci n de preservaci n de documentos, ya que la inestabilidad que hasta entonces hab a caracterizado a los archivos era el m s implacable enemigo para la conservaci n de la documentaci n.

6 Con la aparici n del papel se aumentar la producci n documental y en consecuencia el n mero de lugares destinados a su custodia. Con la Edad Moderna crecer el inter s por preservar los documentos de origen hist rico, de all que se produzcan en todo el mundo esfuerzos serios para lograr ese fin. Como ejemplo, se puede se alar en Espa a la preocupaci n de Carlos I por salvaguardar numerosos documentos, que lleg a reunir en la Fortaleza de Simancas a cargo de un archivero. Siglos despu s, Carlos III reunir en el edificio de la Casa Lonja los fondos que hoy constituyen el Archivo General de Indias. A fines del siglo XVIII se producir la apertura de los archivos a los ciudadanos comunes. La Edad Contempor nea marcar la delimitaci n de la Archiv stica, la formulaci n de una legislaci n de archivos y la puesta en marcha de sistemas de archivos modernos, lo cual traer como consecuencia: mayor n mero de usuarios, diversidad de soportes, expansi n y diversificaci n de entidades productoras y multiplicaci n de la producci n documental.

7 A lo largo de la historia de la humanidad, la preservaci n y organizaci n de los archivos han estado ntimamente vinculadas a momentos de desarrollo en la historia de los pueblos: un Estado organizado siempre procurar conservar los documentos que testifiquen su desarrollo, por lo que la existencia de los archivos (y muy particularmente de los archivos hist ricos) se convierte en fuente documental important sima para la mejor comprensi n del devenir hist rico de una sociedad. Las funciones gen ricas propias de un archivo se pueden agrupar en tres bloques: 1) G nesis o reuni n de los documentos: se trata de una reuni n natural de los materiales, no artificial. Mientras que la formaci n de una colecci n bibliogr fica es el resultado de una voluntad, de una necesidad o demanda social, el fondo archiv stico es el resultado de una actuaci n espont nea de una instituci n.

8 El origen de los documentos es fruto de una relaci n con el organismo productor en el marco de la Administraci n p blica o de la empresa, y no mediante adquisici n (compra, intercambio o donaci n) como 4 en el caso de las bibliotecas. En este sentido, el archivo es consustancial a la actividad de los individuos e instituciones, y de ello se deduce la inevitabilidad de su existencia: el archivo nace espont neamente como sedimentaci n documental de una actividad pr ctica, administrativa o jur dica. 2) Tratamiento de la documentaci n: a pesar de la tendencia actual homogeneizadora y estandarizadora de las normas, persisten diferencias muy importantes en el tratamiento de la documentaci n que se justifica en la distinta g nesis y tipolog a de los materiales. No es posible aplicar sistemas universales de clasificaci n, a diferencia de lo que ocurre en las bibliotecas: es necesario aplicar sistemas de clasificaci n propios y espec ficos, de acuerdo con el tipo de fondo.

9 La selecci n de la informaci n, en el caso de la archiv stica, se realiza despu s de recoger los documentos y la evaluaci n se lleva a cabo en un contexto complejo de valoraci n administrativa, fiscal, legal, testimonial e informativa, y con la finalidad de conservar permanentemente los documentos. En las bibliotecas, por lo contrario, la selecci n se realiza antes, seg n las necesidades de las usuarios. La descripci n en los archivos tambi n presenta algunas peculiaridades: se puede realizar a muchos niveles (fondo, secci n, serie, unidad documental), seg n el tipo de agrupaci n documental de que se trate. El objeto del tratamiento archiv stico es el documento de archivo, que es producto de una acci n continuada y forma parte de una secuencia de producci n documental, al tiempo que refleja las funciones y las actividades de los individuos y de las instituciones que lo han generado.

10 Las bibliotecas se ocupan de otras tipolog as documentales de concepci n individual e independiente, sobre las que asume la responsabilidad de informar. Del car cter nico e irrepetible del documento de archivo, y esa originalidad comporta unas obligaciones jur dicas de conservaci n y acceso que los documentos bibliogr ficos, de naturaleza m ltiple, no tienen. 3) Servir la documentaci n: el Concepto de libre acceso a la informaci n en es un derecho constitucional b sico que cada d a cobra m s fuerza en los archivos. La modalidad de acceso en los archivos es tambi n un rasgo distintivo: a los archivos les concierne una fuerte carga jur dica (restricciones, t rminos, normativa legal). Las funciones de reunir y tratar la documentaci n est n orientadas para dar un servicio a: a. las administraciones o personas productoras del archivo para obtener los documentos de forma eficaz; b.