TITKÁRNŐ

1 TITK RN SZAKMAISMERTET INFORM CI S MAPPA Hum ner forr s-fejleszt si Operat v Program (HEFOP) int zked s Az llami Foglalkoztat si Szolg lat fejleszt se TITK RN Feladatok s tev kenys gek A titk rn tev kenys g t tekintve sokkal sszetettebb feladatk rnek kell, hogy megfeleljen, mint pl. a gyors- s g p r vagy a sz vegszerkeszt . Term szetesen minden olyan feladatot el kell l tnia, amely az eml tett foglalkoz sokra jellemz , de ezen t l a tev kenys ge m g sok egy bre is kiterjed.

2 Az elm lt vtizedekben ezt a tev kenys get m g szinte csak az adminisztrat v feladatok v grehajt sa jelentette, azonban a technika fejl d se (sz m t g p, f nym sol , telefax stb. megjelen se) nagym rt kben tehermentes tette a titk rn munk j t. Kialakult viszont egy nagyon er s szervez si-menedzsel si feladatk r, amely ma m r elk pzelhetetlen r sz t k pezi ennek a foglalkoz snak. A vezet k ir ny t si funkci ja megk veteli a j s pontos adminisztr ci t, szervez st, egyeztet st, amely csak pontos s sszehangolt munkafolyamatban lehet sikeres.

3 Teh t sz ks g van egy titk rra/titk rn re, aki ezeket a feladatokat ell tja, s minden pillanatban tudja f n ke ppen aktu lis programj t, k s bbi id beoszt s t s folyamatosan inform lja a t rgyal partnereket err l. Term szetesen l nyeges, hogy minden inform ci s anyag ( r sos dokumentum, javaslatt tel, levelek stb.) szint n a vezet rendelkez s re lljon a kell pillanatban. Ezt is a titk rn nek kell biztos tani s gondoskodnia kell arr l, hogy minden a lehet legnagyobb rendben t rt njen.

4 A feladat teh t sszetett, a foglalkoz st csak azoknak aj nljuk, akik szereti a feladatokat utas t sok alapj n v grehajtani s k pesek arra, hogy vezet j k/f n k k munk j t maxim lisan kiszolg lj k. Mit csin l a titk rn ? Az el szob ban l v h lgynek nemcsak a l togat k bar ts gos fogad sa tartozik a feladatk r be, hanem - mint az irodai kommunik ci s eszk z k kezel j nek - minden felmer l irodai munk t el kell v geznie. Telefon zeneteket kell tvennie, int znie kell a levelez st, valamint megbesz l st s t rgyal sokat kell szerveznie.

5 Egy t rgyal si id pont telefaxon t rt n meger s t s t l a szobafoglal son t, a vezet sz m ra fontos okm nyok elk sz t s ig minden a titk rn feladatk r be tartozik. 2 A j titk rn pontos s prec z nyilv ntart s vezet f n ke minden t rgyal si id pontj r l, levelez s r l, hat rid s feladatair l s egy b tev kenys g r l. Munk j nak l nyege els sorban abban rejlik, hogy kiszolg lja s elint zze vezet je adminisztr ci s gyeit. A feladatokat ltal ban n ll an v gzi, kiv ve, ha dikt l s sor n kell sz veget r gz tenie. Munk ja megk veteli, hogy ismerje a v llalati sszef gg seket, munkafolyamatokat s ha kell, id ben inform lja az illet kes vezet t a tudom s ra jutott inform ci kr l.

6 Sokan ll tj k - s nem v letlen l - hogy egy j titk rn nagy hatalommal rendelkezik a v llalatn l. Ez abb l ad dik, hogy minden inform ci s adat rajta kereszt l jut el a megfelel szem lyhez, vagy egys ghez. Mindannyian tudjuk, hogy ma az inform ci a legnagyobb hatalom s aki rendelkezik vele, az a hatalom birtokosa. Ez rt nagyon fontos k vetelm ny ebben a foglalkoz sban, hogy megfelel diszkr ci val b njon a titk rn a hozz ker lt inform ci kkal s kiz r lag az illet kes szem llyel tudassa azt.

7 A megjelen s s lt zk d s meghat roz ebben a munkak rben. Mivel rendk v l sok emberrel ker l szem lyes kapcsolatba s t rgyal sokon is r szt vesz, fontos hogy j benyom st keltsen az emberekben. A k vetkez kben felsoroljuk a legfontosabb tev kenys geket, eszk z ket s k rnyezeti jellemz ket e foglalkoz si ter leten. Tev kenys gek r szletesen: begy jti s rendszerezi a vezet ltal ig nyelt inform ci kat, sz beli jelent st, t j koztat st ad, felveszi s tov bb tja a telefon zeneteket, tov bb tja az inform ci kat, gyelve annak id beni, pontos tad s ra, temezi a hivatalos megbesz l sek id pontjait, telefonos rdekl d sekre felvil gos t st ny jt, 3 szervezi s el k sz ti a vezet ltal elrendelt rtekezleteket, tan cskoz sokat (pl.)

8 Megh v k int z se, reprezent ci , stb.), beszerzi az rtekezlethez sz ks ges anyagokat, operat v jelent seket, gyiratokat, az rtekezletr l, tan cskoz sr l jegyz k nyvet k sz t, tn zi, szort rozza s tov bb tja a bej v post t, tn zi s ellen rzi a kimen post t olyan szempontb l, hogy minden sz ks ges p ld nyt al rtak-e az illet kes vezet k, majd tov bb tja azt, eml kezteti vezet j t (f n k t) a soron k vetkez megbesz l sek kor bban r gz tett id pontjaira, a vezet ltal az egyes egys geknek, szem lyeknek adott v grehajt si hat rid ket nyilv ntartja s a hat rid letelte el tt figyelmeztet a k telezetts g teljes t s re, fogadja az rkez hivatalos l togat kat, tiszt zza vel k j vetel k c lj t s f n k hez, illetve a megfelel szem lyhez k s ri ket, gondoskodik a b lyegz k el r s szerinti haszn lat r l, gyel a jelenl ti vek, t voz si napl k vezet s re, nyilv ntart st vezet a szabads gig nyek ki r s r l.

9 Statisztikai jelent sekr l s g pel sekr l. A munkav gz s sor n haszn lt eszk z k: sz m t g p (sz vegszerkeszt s t bl zatkezel programok), r g p, telefon, telefax, f nym sol , sz mol g p, diktafon, magnetofon, hat rid napl , postai irattart , iratok, akt k, postai k ldem nyek, bizonylatok, sz ml k, ti-okm nyok, rtekezletek s t rgyal sok okm nyai. 4 Munkahely, munkak rnyezet Munk j nak nagy r sz t z rt helyen (irod ban) t lti, amely tlagos munkahelyi k rnyezetet biztos t. Egyedi esetekben k ls helysz nre is elk s rheti vezet j t, ahol a megbesz l sek, t rgyal sok tartalm t gyors r ssal vagy diktafonnal r gz ti.

10 K zvetlen baleseti vesz lyek nincsenek. Kapcsolat Munk ja sor n a k vetkez kkel ker lhet kapcsolatba: vezet vel (f n kkel), munkat rsakkal, hivatalos l togat kkal. K vetelm nyek A titk rn munk ja, f leg l vagy k nny munka. Tev kenys ge sor n sok olyan k vetelm nynek kell megfelelnie, amelyek els sorban a szem lyes tulajdons gokon alapulnak. Ilyen p ld ul a j kommunik ci s k szs g, amellyel rendelkeznie kell, hiszen naponta t bbsz r ad inform ci t s felvil gos t st munkat rsainak. Meghat roz a pontoss g s a precizit s is, mivel els sorban vezet je (f n ke) munk j t kell kiszolg lnia.