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Trabajo final de Graduación - archivo.ucr.ac.cr

INTRODUCCI N 2 El mundo de hoy presenta una explosi n de nuevos m todos y herramientas, es un mundo comunicado, un mundo en evoluci n, pero en medio de todo el compendio de novedades que nos rodea y que a veces nos sumerge en el asombro, la trama de la obra es siempre la misma, las necesidades son similares y la verdadera clave del xito est en aplicar los conocimientos que la humanidad ha logrado compilar a trav s de los a os en el uso de estas nuevas herramientas que los tiempos actuales ponen a disposici n. El esfuerzo de este Trabajo , est orientado a acercar la ciencia archiv stica a las nuevas tecnolog as, apoy ndose en las modernas herramientas pero sin pretender que su mera existencia resuelva todas las necesidades. Este Trabajo plantea como resolver un problema especifico de una unidad, mediante un m todo esquematizado, que a su vez permita solucionar problemas similares en otras entidades, un m todo de an lisis, implementaci n de t cnicas y finalmente de herramientas que pueda tener una aplicaci n universal al tipo de archivos de planos y que logre un mejor acercamiento de la ciencia archiv stica a las herramientas inform ticas del siglo XXI.

3 El capítulo cuatro dirige al lector a un análisis de la situación real archivística, en la que se desenvuelven los planos como fuente documental valiosa para la planificación de la

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1 INTRODUCCI N 2 El mundo de hoy presenta una explosi n de nuevos m todos y herramientas, es un mundo comunicado, un mundo en evoluci n, pero en medio de todo el compendio de novedades que nos rodea y que a veces nos sumerge en el asombro, la trama de la obra es siempre la misma, las necesidades son similares y la verdadera clave del xito est en aplicar los conocimientos que la humanidad ha logrado compilar a trav s de los a os en el uso de estas nuevas herramientas que los tiempos actuales ponen a disposici n. El esfuerzo de este Trabajo , est orientado a acercar la ciencia archiv stica a las nuevas tecnolog as, apoy ndose en las modernas herramientas pero sin pretender que su mera existencia resuelva todas las necesidades. Este Trabajo plantea como resolver un problema especifico de una unidad, mediante un m todo esquematizado, que a su vez permita solucionar problemas similares en otras entidades, un m todo de an lisis, implementaci n de t cnicas y finalmente de herramientas que pueda tener una aplicaci n universal al tipo de archivos de planos y que logre un mejor acercamiento de la ciencia archiv stica a las herramientas inform ticas del siglo XXI.

2 Esta investigaci n se divide en seis cap tulos, el primero introduce al lector a conocer sobre aspectos generales acerca de la necesidad de un estudio de este tema, los objetivos, el planteamiento del problema, la metodolog a que se utiliza y las fuentes de informaci n a las que se recurren. El cap tulo dos se dedica al marco te rico conceptual, el cual se refiere a la teor a relacionada con el concepto de archivo de planos, y la utilizaci n de la tecnolog a en los procesos archiv sticos, adem s de la legislaci n actual concerniente al documento electr nico. En el cap tulo tres se describe el contexto hist rico y administrativo en el cual se desarrolla la Oficina Ejecutora del Programa de Inversiones de la Universidad de Costa Rica. 3 El cap tulo cuatro dirige al lector a un an lisis de la situaci n real archiv stica, en la que se desenvuelven los planos como fuente documental valiosa para la planificaci n de la estructura arquitect nica de esta Alma Mater y de su valor informativo.

3 El cap tulo cinco plantea una propuesta te rica metodol gica para un Archivo de Planos, en el cual se engloban dos aspectos fundamentales, el primero se enfoca a las funciones archiv sticas, y el segundo dirigido a la infraestructura. Finalmente, el ltimo cap tulo dise a una propuesta tecnol gica orientada desde la tem tica archiv stica. Se dirige principalmente a los componentes vitales para el desarrollo de un programa integral que abarca la administraci n de documentos digitales y digitalizados para brindar la informaci n a los usuarios, conservar los documentos en soporte papel y facilitar la difusi n. 4 CAP TULO I OBJETO DE LA INVESTIGACI N 5 1. TEMA DE INVESTIGACI N EL TEMA El tema de investigaci n de este proyecto se titula: Propuesta Te rica-Metodol gica para el dise o de un sistema de gesti n de planos. Estudio de caso: Oficina Ejecutora del Programa de Inversiones de la Universidad de Costa Rica.

4 JUSTIFICACI N Salvaguardar los planos de la Oficina Ejecutora del Programa de Inversiones de la Universidad de Costa Rica, en adelante OEPI, es una necesidad. Su valiosa informaci n y sus actuales condiciones nos llevan a reflexionar sobre la p rdida de la misma, ya que acumula la informaci n de una instituci n memorable que se enlaza fuertemente con la historia del desarrollo del pa s, y que ha inspirado la formaci n educativa y cultural de profesionales en Costa Rica. Otro aspecto por considerar es que los planos son consultados constantemente por usuarios internos para proyectos de ampliaci n, remodelaci n y mantenimiento de la Ciudad Universitaria Rodrigo Facio y de las distintas Sedes y Recintos, as como la consulta externa principalmente por estudiantes de arquitectura de la Universidad de Costa Rica y espor dicamente por arquitectos e investigadores, ya que estos reflejan la estructura de las edificaciones de la Universidad desde que se crea como la primera Universidad estatal del pa s.

5 Sin embargo, el avanzado estado de deterioro, la desorganizaci n, la carencia de instrumentos descriptivos para acceder r pidamente a la informaci n, la manipulaci n inapropiada de estos documentos y la falta del mobiliario id neo para su conservaci n, dificultan su adecuada conservaci n. 6 Debido a lo anterior y al valor incalculable de los planos, es inaplazable asegurar la conservaci n de estos documentos y el acceso a su informaci n, as como dar difusi n a su contenido para que los usuarios puedan utilizar esta informaci n tan valiosa. Por otro lado, es evidente la mala utilizaci n de las herramientas tecnol gicas en algunos archivos del pa s, donde las mismas son utilizadas para digitalizar el desorden documental que tienen, con la idea de que la r pida recuperaci n de los documentos que se obtiene a partir de los medios electr nicos se convierta en la panacea que resuelva los problemas de acceso a la informaci n.

6 Sin embargo, este error lleva a graves consecuencias cuando los vol menes de informaci n, con un inadecuado tratamiento, se vuelven inmanejables hasta para los poderosos sistemas inform ticos, ya sea porque se eliminan datos indiscriminadamente o porque se limitan el acceso y la posibilidad de difundir la informaci n que se deb a custodiar. Cuando existe la carencia de pol ticas y no se aplican los procesos de valoraci n, selecci n y eliminaci n, da pie a la explosi n documental, y a querer sustituir del todo el soporte papel. Los problemas anteriormente descritos ocurren debido, primeramente a la falta de un profesional en Archiv stica que establezca pol ticas desde que se gesta el documento y que gu e su administraci n durante todo su ciclo de vida, de manera que normalice los procesos de la gesti n documental en su instituci n. En el caso de OEPI, la encargada del Archivo de Planos tiene estas actividades como sobrecargo ya que su funci n principal es de dibujante.

7 A la vez, es necesario que el archivista establezca directrices y lineamientos en esta materia en los procesos en que influye la tecnolog a, de forma que no se malgaste en una cura milagrosa, sino m s bien se oriente en proveer una herramienta con las ya sabidas ventajas del soporte electr nico pero con las mismas reglas y confianza que se ha depositado durante a os en los soportes tradicionales. 7 Por lo anterior, es sumamente importante desarrollar un proyecto de investigaci n que busque la salvaguarda de este acervo documental, por lo que la aplicaci n de una propuesta es id nea para que se aplique las t cnicas archiv sticas. Dicho estudio empieza desde el an lisis del estado actual de estos documentos y culmina con la propuesta de las medidas correctivas para la conservaci n y organizaci n de los mismos. Adem s, es evidente la urgencia de realizar una propuesta para el dise o de un sistema de archivo de planos que utilice la tecnolog a de informaci n como herramienta para la conservaci n, acceso y difusi n, para las generaciones actuales y las futuras.

8 Los alcances o m todos propuestos por este proyecto pueden usarse para el tratamiento de otras unidades o instituciones que administren planos y el uso de su contraparte en soporte electr nico. Teniendo en cuenta todo lo anterior, el punto central alrededor del cual gira el presente Trabajo , es realizar una propuesta para organizar el archivo de planos de la Oficina Ejecutora, as como , considerar las regulaciones y normativas para una propuesta de estructura inform tica y el manejo del acervo digitalizado, que contemple y aplique las t cnicas archiv sticas, independientemente de su soporte. Tambi n permite tomar en cuenta el impacto de las Tecnolog as de Informaci n y Comunicaci n (TIC), para la digitalizaci n y creaci n de los sistemas computarizados siempre tomando en cuenta los principios archiv sticos. Lo anterior, pretende generar un aporte a la teor a archiv stica, su conocimiento y tratamiento del tema descrito y una posible aplicabilidad a otros archivos.

9 Las principales razones que hacen recomendable la digitalizaci n de los planos son la dificultad en la consulta y el deterioro producido por su manipulaci n. El uso de un sistema computarizado, adem s, provee un nivel adicional de seguridad y proporciona gran difusi n y hasta un posible acceso m vil de la informaci n, lo que le permite a los servicios archiv sticos entrar en la nueva era de la humanidad, la era digital y de la informaci n. 8 Se puede concluir que la escasez de producci n conceptual y metodol gica en este campo y los alcances con que los logros de este proyecto puedan contribuir al desarrollo de la Archiv stica, son justificantes de la ejecuci n de este Trabajo , ya que es un esfuerzo por generar conocimientos tiles para aplicarlos a los archivos de este tipo y a la coyuntura por la que atraviesa la Archiv stica al enfrentar el uso de herramientas y medios inform ticos pocas veces utilizados y aplicados bajo nuevas condiciones.

10 DELIMITACI N ESPACIAL Y TEMPORAL DELIMITACI N ESPACIAL La investigaci n se realizar en el archivo de planos de la Oficina Ejecutora del Programa de Inversiones de la Universidad de Costa Rica (OEPI). Este archivo cuenta con una serie de aproximadamente 5000 l minas de planos constructivos. De stas, 2393 l minas corresponden a los edificios m s antiguos que posee la Universidad de Costa Rica. DELIMITACI N TEMPORAL La delimitaci n temporal del Trabajo comprende el per odo que va desde 1954, a o que corresponde al plano m s antiguo que conserva OEPI, hasta el 2007, que en este momento son todos los planos que posee OEPI y que se encuentran en soporte papel. Sin embargo, a partir del a o 1995 los planos son creados con un programa para dise o computarizado por lo que dichos documentos se encuentran tanto en soporte f sico, como electr nico. Para efectos de una mejor comprensi n, se desglosa de la siguiente manera: La propuesta metodol gica para la organizaci n f sica de los planos que se encuentran en soporte papel, abarca el per odo que va de 1954 hasta el 2007.


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