Tutorial Microsoft project - chamilo1.grenet.fr

1 Tutorial Microsoft project 2010. Tutorial . Microsoft project 2010. Fonctionalit s de base Microsoft project est un logiciel de la suite Microsoft Office. Il s'agit d'un logiciel de gestion de projet et plus pr cisement de gestion de planning de projet. Nous allons voir ensemble les fonctionnalit s de base du logiciel qui ne repr sente que 10 % de ses capacit s I. Le bandeau de d marrage. Comme tout logiciel de la suite Pack Office, MS project est structur autour d'un bandeau dans lequel nous utiliserons que 5 onglets. Fichier : l'onglet classique pour enregistrer, imprimer . Tache : va permettre de travailler sur les diff rentes taches du produit. Ressource : va permettre de cr er les ressources et de les organiser. Projet : va permettre de d finir le projet Affichage : pour g rer les param tres d'affichage du logiciel. II. La mise en place d'un projet Pour apprendre se servir de ce logiciel, nous allons tudier l'exemple du projet suivant : Tache Dur e Pr d cesseurs Responsable A : Etude du dossier 2j Alain B : Mod lisation 3D du montage 7j A Bernard C : Fabrication du montage 8j E;B C dric D : Commande des pi ces 1j A Delphine E : R ception des pi ces 1j D + 3 jours Eric Le projet va commencer le 4 f vrier 1.

2 Nicolas GUIBERT. IUT Grenoble Tutorial Microsoft project 2010. 1. Pr paration du projet Il s'agit dans cette tape de d finir le calendrier, les cadences de travail et la date de d but du projet . Notre calendrier cr er est le suivant : 7 h/j de 8h 12h et de 13h 16h. Le 12 f vrier est ch m dans l'entreprise pour cause de s minaire. Il faut dans un premier temps mettre en place le calendrier de travail de l'entreprise. L'ic ne Modifier le temps de Travail permet de changer les horaires et d'ajouter des jours ch m s ou f ri s dans le calendrier. Deux possibilit s de calendrier : Le calendrier standard d'un projet pour MS project : tous les jours 9h-12h et 14h-18h Un calendrier personnalis en le cr ant et en donnant vos propres horaires ( cr er un nouveau calendrier , , onglet exception pour d clarer un jour ch m ou sp cifique Onglet semaines de travail et icone d tail pour d finir chaque jours).

3 D finir les horaires de travail : 2. Nicolas GUIBERT. IUT Grenoble Tutorial Microsoft project 2010. Il faut ensuite informer le d marrage des taches l'heure souhait (ici 8 h). Pour cela , appuyer sur Option puis dans l'onglet Panification indiqu un D but par d faut et une Fin par d faut qui correspond au calendrier mis en place. Il faut enfin d finir la date de d but de projet et sp cifier qu'on utilise le calendrier que nous venons de cr er. Se placer dans l'onglet Projet puis Informations sur le projet et entrer la date de d but de projet (ici le 11 D cembre 2012 remplacer par le 4 f vrier 2013) et le calendrier Standard . remplacer par Mon Calendrier . 3. Nicolas GUIBERT. IUT Grenoble Tutorial Microsoft project 2010. Pour finir, il faut lui demander de mettre en place un affichage qui correspond notre calendrier cr er. Pour cela, Clic droit sur l' chelle de temps du diagramme de Gantt puis Echelle des temps.

4 Onglet P riode ch m es et choix du Calendrier. Il est possible a post riori de d placer un projet dans le temps via l'ic ne D placer le projet et choisir la nouvelle date de d but de projet. 2. S quen age du projet On peut remarquer 5 grandes taches ce projet: Tache Dur e Pr d cesseurs A : Etude du dossier 2j B : Mod lisation 3D du montage 7j A. C : Fabrication du montage 8j E;B. D : Commande des pi ces 1j A. E : R ception des pi ces 1j D + 3 jours On va rentrer ces taches dans le logiciel via l'onglet Tache . Chaque ligne correspond une tache qui porte un num ro, un nom, une dur e. Concernant la dur e, il est possible d'indiquer des minutes (1 min), des heures (1 h), des jours (pas besoin de le pr ciser, c'est ce qui est fait par d faut) et des semaines (1 sm). 4. Nicolas GUIBERT. IUT Grenoble Tutorial Microsoft project 2010. On peut mettre les pr d cesseurs en utilisant les num ros de ligne de chaque tache (et uniquement les num ros de lignes, pas le nom des taches).

5 Si plusieurs pr d cesseurs, mettre des ;. On peut remarquer alors la planification du projet au plus t t partir de la date de d but du projet. Il est possible d'ins rer des jours d'attente entre deux taches via la commande FD (exemple : ici la tache C d butera 2 jours apr s la fin de la tache B): On peut aussi mettre des jours de chevauchement entre deux taches via la commande (exemple : ici la tache C commencera une journ e avant la fin pr vue de la tache B): Il existe d'autres options pour d caler les taches : FD : fin d but (la tache d butera X jours apr s la fin de la tache pr c dente). DD : d but d but (la tache d butera X jours apr s le d but de la tache pr c dente). FF : fin fin (la tache finira X jours apr s la fin de la tache pr c dente). DF : d but fin (la tache finira X jours apr s le d but de la tache pr c dente). 5. Nicolas GUIBERT. IUT Grenoble Tutorial Microsoft project 2010.

6 3. Planification automatique d'un projet : Un fois toutes les taches rentr es et les pr d cesseurs indiqu s, il est possible de demander au logiciel de planifier automatiquement le projet : Au plus t t (d s que possible). Au plus tard (le plus tard possible). Pour cela, un icone Information est pr sent dans l'onglet Tache . S lectionner la ou les taches puis Cliquer sur Informations , Avanc es et type de contrainte et ensuite D s que possible ou Le plus tard possible . Il est aussi possible de planifier de mani re manuelle en d pla ant les taches avec la sourie directement dans le planning. 4. Organisation des taches en phase. Pour MS project , une phase est une tache r capitulative. Elle va vous permettre principalement de connaitre le temps du projet ou d'une partie du projet. Pour cela, ins rer une ligne (Clic Droit Ins rer une tache) avant la 1er t che du projet. S lectionner les taches de la phase et cliquez sur l'Ic ne Abaisser la t che.

7 6. Nicolas GUIBERT. IUT Grenoble Tutorial Microsoft project 2010. La tache r capitulative (Projet) vous donne la dur e du projet (9 jours), la date de d but et la date de fin. Pratique . Il est possible de cr er des grandes parties au projet et de mettre des contraintes d'enchainement entre les grandes parties comme on peut le voir dans cet exemple o le projet est divis en 2 grandes parties 1 et 2 qui s'enchaine avec 1 jour de d calage. 5. Visualisation du chemin critique du projet MS project permet de visualiser rapidement le chemin critique du projet via l'ongle Format en cochant Taches critiques . 7. Nicolas GUIBERT. IUT Grenoble Tutorial Microsoft project 2010. Les taches du chemin critique apparaissent en rouge. Les marges (libres) en noir. III. La Gestion des ressources (Onglet Ressources ). Pour MS project , une ressource est une personne travaillant sur une ou plusieurs taches du projet.

8 Il est possible de cr er autant de ressources possible et de leur affecter un cout et un temps de travail (100% tant un temps plein, 50% un Mi-temps, 125 % quivaut un temps plein et 25% d'heures suppl mentaires). 1. Cr ation des ressources : Dans l'onglet Tache puis l'ic ne d roulant dans Vue , choisir Tableau des ressources . 8. Nicolas GUIBERT. IUT Grenoble Tutorial Microsoft project 2010. L'ensemble des ressources et de leurs informations s'affiche. Avec l'onglet Ressources il est possible d'ajouter des nouvelles ressources : Ressources de travails : des hommes Ressources mat riels : des machines Exercice : cr er les ressources du projet en leur affectant un temps plein chacun. 2. Affecter les ressources une tache. Une fois les ressources cr es, on peut les affecter aux taches dans le diagramme de Gantt (menu d roulant de Vue dans onglet Tache ) en les s lectionnant dans la colonne des ressources Il est tout fait possible d'affecter plusieurs personnes une m me tache.

9 On remarque dans cet exemple que C dric est utilis sur 2 taches en parall le. Il est donc utilis 200%. MS project nous le signal par les petits bonhommes rouges dans la 1er colonne. Par un clic droit sur les taches probl me, on a la possibilit de re-plannifier automatiquement les taches pour viter la surcharge de C dric. On pourrait aussi ignorer le probl me et le surcharger. Enfin, on peut aussi modifier manuellement le planning pour lever la surcharge en d pla ant la sourie les taches dans le diagramme de Gantt. 9. Nicolas GUIBERT. IUT Grenoble Tutorial Microsoft project 2010. Il est possible tout instant de visualiser l'utilisation de toutes les ressources via le Graph des ressources , les surcharges sont indiqu s en rouge. IV. Suivi d'avancement d'un projet Une fois qu'un projet est rentr sur MS project , il est possible d'assurer son suivi. Suivre le projet signifie que nous allons informer un instant donn (une date) l' tat d'avancement r el du projet.

10 MS project sera alors capable de nous dire si le projet est dans les temps par rapport la planification initiale, en avance par rapport la planification ou en retard. Reprenons l'exemple du d but du tutoriel : Le projet a d but le 4 f vrier. Il est constitu de 5 taches (A, B, C, D, E). Les dur es et les enchainements donnent la planification pr visionnelle suivante. 10. Nicolas GUIBERT. IUT Grenoble Tutorial Microsoft project 2010. En th orie, le projet doit donc finir le 27 F vrier. Chacune des taches une date de d but et de fin pr vue par le logiciel. Le projet commence v ritablement le 4 F vrier. Au bout d'une semaine, c'est- -dire le 11 f vrier, le chef de projet fait un point d'avancement sur son projet. En interrogeant tous les acteurs du projet, voil l'avancement r el du projet : La tache A est compl tement finie Seul 25 % de la tache B e t effectu . (il reste donc 75 % du travail).