Un manual para quien escribe en la Administración Pública ...

1 Un manual para quien escribe en la Administraci n P blica Federal Direcci n General de Simplificaci n Regulatoria Ing. Carlos Miguel Valdovinos Ch vez Lic. Roberto Jes s Quintana Manzanilla Mtro. Alberto Antonio Mares Chalela Lic. Francisco Maldonado Venegas Lic. Omar Maldonado R os Lic. Felipe de Jes s Pontigo S nchez Mtra. Salom Flores Sierra Franzoni David Ram rez Villanueva Lic. Claudia Iglesias Castellanos Lic. Amanda P rez Morales Agradeciendo la valiosa colaboraci n de Sergio Block Segunda edici n ISBN 970-653-080-0. Tiraje: 6,000 ejemplares 80 p ginas 2004. Secretar a de la Funci n P blica Insurgentes Sur 1735, Col. Guadalupe Inn Delegaci n lvaro Obreg n, C digo postal 03630. M xico, Derechos reservados conforme a la ley. Hecho en M xico / Printed in Mexico Eduardo Romero Ramos Secretario de la Funci n P blica Jes s Mesta Delgado Subsecretario de la Funci n P blica Mar a Guadalupe Ch quer Mencarini Subsecretaria de Control y Auditoria de la Gesti n P blica Roberto Anaya Moreno Subsecretario de Atenci n Ciudadana y Normatividad Francisco Javier Molina Ruiz Oficial Mayor Pr logo He sufrido muchas veces los problemas que causa la burocracia administrativa.

2 Tramitar mi t tulo postuniversitario en Espa a fue una pesadilla que dur a os: recopilar documentos, hacer cola en varias ventanillas, redactar instancias, presentar comprobantes, etc. Tambi n fue complicado ir a vivir a una nueva casa: conseguir la hipoteca, obtener la c dula de habitabilidad, pelearme con las compa as de tel fono, luz y gas, etc. Cu ntos documentos! qu sintaxis!, qu vocabulario! Tuve que leerlos muchas veces, recurrir al diccionario y pedir ayuda. No hace mucho me cost dos tardes ejecutar el pago de un hotel con un conocido sistema de transferencias por Internet. Las condiciones y normas -en ingl s- ocupaban varias Tambi n en la red y en otras lenguas hay dificultades. Algunos piensan que esto es normal, que siempre fue as , que son gestiones complejas que exigen un lenguaje complicado. Dicen: Es l gico manejar tantos documentos!, es comprensible que sean extensos!, que tengan un lenguaje barroco!

3 , que no los entendamos!.. No puede ser de otro modo! -concluyen. Pero las cosas est n cambiando. Estamos en el siglo XXI. Vivimos en democracia. Los servidores p blicos est n al servicio de la ciudadan a. Y los ciudadanos queremos ejercer nuestros derechos con rapidez y eficacia. No hay excusa posible. Tramitar un t tulo acad mico, habitar una casa o hacer un pago son derechos b sicos. Tengo que poder ejercerlos con sencillez. Los tr mites deben modernizarse. Los documentos deben simplificarse. Deben adoptar un lenguaje m s cercano y efectivo. Basta ya de procesos complejos, de gestiones in tiles! No m s documentos incomprensibles! Que la administraci n se adapte a la ciudadan a -y no a la inversa. Mi administraci n tiene la obligaci n de facilitarme las gestiones. Solo as podr confiar en ella. No soy tonto. Puedo entender cualquier gesti n que afecte mi vida, si se explica bien y con claridad. No pretendo comprender todo el derecho administrativo ni el procedimiento t cnico.

4 Solo quiero vivir sin problemas, disfrutar de lo que me corresponde. El Lenguaje ciudadano es una herramienta para trabajar en esta direcci n. Los ejemplos y las recomendaciones permiten escribir de modo m s sencillo. Los documentos administrativos ganan brevedad y claridad. Las gestiones administrativas incrementan su transparencia y eficacia. No solo eso. Cuando podemos ejercer nuestros derechos y deberes con eficacia, con lenguaje llano -ciudadano-, damos confianza a la administraci n. Nos sentimos miembros satisfechos, orgullosos, de nuestra comunidad. Hacemos democracia. Construimos un pa s mejor. Por todo ello, usemos este manual . Hagamos la vida m s f cil a los mexicanos. Ganan ellos, ganamos nosotros, ganamos todos. Gana M xico. As sea. Daniel Cassany Experto en lenguaje llano Este manual Prop sito El prop sito de este manual es ayudar a los servidores p blicos a adoptar un lenguaje ciudadano para mejorar la comunicaci n escrita en la Administraci n P blica Federal (APF).

5 Contenido Este manual contiene los siguientes temas: Cap tulo I Lenguaje Cap tulo ciudadanoI Lenguaje ciudadano P gina P gina Presentaci n Presentaci n 5 6. Porqu . Por qu unun lenguaje lenguaje ciudadano ciudadano 7 8. Antecedentes Antecedentes internacionales internacionales 9 10. Principio Principiob sico: enfoque b sico: al ciudadano enfoque al ciudadano 15 16. Cap tulo II Proceso: planear, escribir y revisar P gina Visi n Cap tulo general II Proceso: planear, escribir y revisar P gina 19. C mo planear Visi n general 18 21. C moT cnicas planearpara generar ideas 20 24. T cnicas paragenerar ordenar las ideas 28. T cnicas para ideas 23. C mo escribir 31. T cnicas para ordenar las ideas C mo revisar 27 32. C mo escribir 30. C mo revisar Cap tulo III Sugerencias de estilo 31 P gina Visi n general 34. Cap tulo III SugerenciasPara de estilo aclarar y simplificar P gina Visi n Use general palabras simples 33 36.

6 Use verbos paraaclarar Para describir la acci n y simplificar 39. Use Usepalabras palabras precisas simples 35 41. Elimine palabras innecesarias Use verbos para describir la acci n 38 43. Use oraciones cortas 46. Use palabras precisas 40. Simplifique la estructura de las oraciones 48. Elimine palabras innecesarias Para acercarse al lector 42. Use oraciones cortas Use el tono y el lenguaje adecuados 45 52. Simplifique Use la estructura de las oraciones un estilo personal 47 55. Incluya loPara acercarse necesario y s lo loalnecesario lector 57. Usepalabras Use el tono positivas y el lenguaje adecuados 51 59. Use un estilo personal Para mostrar la estructura 54. Use encabezados Incluya lo necesario y s lo lo necesario 56 60. Use Useayudas palabrasvisuales positivas 58 61. Use conectores 64. Para mostrar la estructura Presente al inicio y resuma al final 67. Use encabezados Use tablas de contenido 59 69.

7 Use ayudas visuales Para una presentaci n visual atractiva 60. Use conectores Sugerencias 63 70. Presente al inicio y resuma al final 66. Use tablas Anexo de contenido gramatical 68 71. Para una Fuentes utilizadas presentaci n para visual atractiva escribir este manual 80. Sugerencias 69. Anexo gramatical 70. Fuentes utilizadas para escribir este manual 80. Cap tulo I. Lenguaje ciudadano Presentaci n Qu es lenguaje ciudadano? El lenguaje ciudadano es la expresi n simple, clara y directa de la informaci n que los lectores (servidores p blicos y ciudadanos) necesitan conocer. El lenguaje ciudadano comunica a los ciudadanos lo que necesitan saber en una forma clara, directa y sencilla, con una estructura gramatical correcta y con las palabras apropiadas. El lenguaje ciudadano no es una receta de redacci n, tampoco es escribir para que todos entiendan pues su prop sito principal es formular mensajes claros y concretos para que el ciudadano al que va dirigido obtenga la informaci n que necesita.

8 Ejemplo: antes El ejemplo siguiente es una Carta Compromiso al Ciudadano antes de ser escrita con lenguaje ciudadano. SOLICITUD INSCRIPCI N AL SUBPROGRAMA DE. APOYOS ECON MICOS PARA PIGNORACI N. Muchas may sculas Palabra poco com n FINALIDAD DEL TR MITE para el Registrar a usted, productor agropecuario, organizaci n ciudadano de productores y/o compradores, para que participe en el promedio Subprograma de Apoyos para la Pignoraci n. Palabras innecesarias Este Subprograma otorga apoyo (subsidio) para los costos de almacenaje y financieros que se generen por retirar del mercado los excedentes de la cosecha de fr jol, trigo, ma z y sorgo, entre otros granos y oleaginosas, hasta por un periodo de 6 meses y en casos espec ficos, previa autorizaci n de ASERCA, hasta 9 meses, para Oraci n Prop sito equilibrar la oferta y demanda regional de los productos casi al final compleja en beneficio del ingreso del productor.

9 Del texto Para lo cual ASERCA le comunicar , en un tiempo no mayor de 20 d as h biles despu s del cierre del periodo de inscripci n el resultado de su solicitud. Contin a en la p gina siguiente 6. Presentaci n, Contin a Ejemplo: despu s El mismo ejemplo escrito con lenguaje ciudadano. Solicitud de inscripci n al Subprograma de No podemos Apoyos Econ micos para pignoraci n* modificarla, Prop sito al pero s . inicio Para equilibrar la oferta y demanda regional de los productos, incluir una ASERCA apoya a los productores agropecuarios, las definici n organizaciones de productores o los compradores con el dinero para aclarar necesario para almacenar parte de su producto hasta el momento su en que los precios en el mercado resulten m s convenientes y significado hasta por seis o nueve meses. Los productos que participan en este subprograma son: Palabras simples frijol Uso de vi etas Oraciones sencillas Siguientes p ginas Las siguientes p ginas presentan estos temas: Tema P gina Por qu un lenguaje ciudadano 8.

10 Antecedentes internacionales del lenguaje ciudadano 10. Principio b sico: enfoque al ciudadano 16. 7. Por qu un lenguaje ciudadano Antecedentes La administraci n p blica ha tenido que transformarse radicalmente para satisfacer las demandas de la sociedad en temas como la transparencia y la rendici n de cuentas. En respuesta, esta administraci n implement una serie de l neas estrat gicas englobadas en la Agenda de Buen Gobierno: Gobierno que Cueste Menos Gobierno con Calidad Gobierno Profesional Gobierno Honesto y Transparente Gobierno Digital y Gobierno con Mejora Regulatoria El 5 de octubre de 2004, se lanza la iniciativa lenguaje ciudadano como parte de la l nea estrat gica de Gobierno con Mejora Regulatoria. De d nde surge La iniciativa de lenguaje ciudadano surge de una pr ctica internacional caracterizada por el uso de un lenguaje simple y claro en los documentos del gobierno, sobre todo los que se dirigen a los ciudadanos.