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UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE …

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE HISTORIA SECCI N DE ARCHIV STICA LICENCIATURA EN ARCHIV STICA PROYECTO FINAL DE GRADUACI N PARA OPTAR POR EL GRADO DE LICENCIADA EN ARCHIV STICA PROPUESTA TE RICA METODOL GICA PARA EVALUAR LOS SERVICIOS DE LOS ARCHIVOS A PARTIR DE UN ESTUDIO DE USUARIOS. UNIDAD DE AN LISIS: LOS ARCHIVOS MUNICIPALES LICENCIANDAS: ACOSTA SANDOVAL SILVIA ELENA NCER SOL S ELIA MAR A MENA AGUILAR ADRIANA DIRECTOR: DR. LUIS FERNANDO JA N GARC A CIUDAD UNIVERSITARIA RODRIGO FACIO DICIEMBRE DE 2006 i Proyecto final de graduaci n presentado el d a 7 de diciembre de 2006 en la FACULTAD de Ciencias Sociales de la UNIVERSIDAD de COSTA Rica para optar por el grado acad mico de licenciada en Archiv stica, ante el siguiente Tribunal examinador. _____ Francisco Enr quez Solano Presidente del Tribunal _____ Mercedes Mu oz Guill n Representante de la Escuela de Historia _____ Dr.

i Proyecto final de graduación presentado el día 7 de diciembre de 2006 en la Facultad de Ciencias Sociales de la Universidad de Costa Rica para optar por el grado académico de

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1 UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE HISTORIA SECCI N DE ARCHIV STICA LICENCIATURA EN ARCHIV STICA PROYECTO FINAL DE GRADUACI N PARA OPTAR POR EL GRADO DE LICENCIADA EN ARCHIV STICA PROPUESTA TE RICA METODOL GICA PARA EVALUAR LOS SERVICIOS DE LOS ARCHIVOS A PARTIR DE UN ESTUDIO DE USUARIOS. UNIDAD DE AN LISIS: LOS ARCHIVOS MUNICIPALES LICENCIANDAS: ACOSTA SANDOVAL SILVIA ELENA NCER SOL S ELIA MAR A MENA AGUILAR ADRIANA DIRECTOR: DR. LUIS FERNANDO JA N GARC A CIUDAD UNIVERSITARIA RODRIGO FACIO DICIEMBRE DE 2006 i Proyecto final de graduaci n presentado el d a 7 de diciembre de 2006 en la FACULTAD de Ciencias Sociales de la UNIVERSIDAD de COSTA Rica para optar por el grado acad mico de licenciada en Archiv stica, ante el siguiente Tribunal examinador. _____ Francisco Enr quez Solano Presidente del Tribunal _____ Mercedes Mu oz Guill n Representante de la Escuela de Historia _____ Dr.

2 Luis Fernando Ja n Garc a Director del proyecto _____ Marcela Gil Calder n Lectora _____ Eduardo Fournier Garc a Lector ii DEDICATORIA Silvia Acosta A mis padres, por su apoyo y motivaci n. Elia ncer A mis padres, porque todo lo que soy se lo debo a ellos y por inculcar en mi la importancia de estudiar. A mi hija y esposo por el est mulo y el apoyo incondicional en todo momento, y por ser ellos la inspiraci n para finalizar este proyecto. Adriana Mena A mis padres, mi soplo de vida. iii AGRADECIMIENTOS A Dios. Por darnos la sabidur a y fuerza para culminar esta etapa acad mica. A nuestro Director del proyecto de graduaci n, Dr. Luis Fernando Ja n Garc a. Por su gu a, comprensi n, paciencia, entrega y valiosos consejos a lo largo del proceso de investigaci n. A nuestros lectores, la Marcela Gil Calder n y al Eduardo Fournier Garc a. Por brindarnos su asesor a. Al personal de las municipalidades de San Jos y Escaz , en especial a las encargadas de los archivos centrales.

3 Por ofrecernos la informaci n requerida para lograr los objetivos trazados en este proyecto. iv TABLA DE CONTENIDOS INTRODUCCI N .. 1 CAP TULO I EL OBJETO DE LA INVESTIGACI N .. 4 1- El tema de investigaci n .. 5 El tema .. 5 La justificaci n .. 5 La delimitaci n espacio 8 2- El problema de investigaci n .. 9 3- Los objetivos .. 10 Los objetivos generales .. 10 Los objetivos espec ficos .. 10 4- Los alcances y las limitaciones .. 11 Los alcances .. 11 Las limitaciones .. 11 5- El estado de la cuesti n .. 12 6- La metodolog a .. 15 El tipo de investigaci n .. 15 El enfoque de la investigaci n .. 15 La modalidad de graduaci n .. 16 La poblaci n o universo de estudio .. 16 La muestra .. 16 Las t cnicas de recolecci n de informaci n .. 16 7- Las fuentes de informaci n .. 17 v CAP TULO II EL MARCO TE 19 1- Los estudios de usuarios .. 20 2- Las necesidades, deseos y demandas de informaci n .. 20 3- El usuario/cliente de la informaci n.

4 23 4- Los servicios .. 26 5- La evaluaci n .. 30 6- La calidad .. 34 CAP TULO III LA RESE A HIST RICA DE LAS MUNICIPALIDADES EN COSTA RICA .. 37 1- Antecedentes hist ricos de los 38 Los municipios en la poca colonial .. 38 Los municipios en la poca republicana .. 41 Los municipios en la poca contempor nea .. 43 CAP TULO IV AN LISIS DEL ENTORNO DE LAS MUNICIPALIDADES OBJETO DE ESTUDIO .. 49 1- El entorno externo de la Municipalidad de San Jos y el archivo 50 2- El entorno interno de la Municipalidad de San Jos y el archivo 51 La rese a hist rica de la Municipalidad de San Jos .. 51 vi El marco legal .. 53 La visi n .. 53 La misi n .. 54 Los 54 Las funciones .. 54 El Archivo Central de la Municipalidad de San Jos .. 55 La rese a hist rica .. 55 El marco legal .. 56 La visi n .. 56 La misi n .. 56 El objetivo .. 56 Las funciones .. 57 3- El entorno externo de la Municipalidad de Escaz y el archivo 58 4- El entorno interno de la Municipalidad de Escaz y el archivo 59 La rese a hist rica de la Municipalidad de Escaz.

5 59 El marco legal .. 61 La visi n .. 61 La misi n .. 61 Los objetivos .. 62 Las funciones .. 62 Rese a hist rica del Archivo Central de la Municipalidad de Escaz .. 63 El marco legal .. 63 La visi n .. 64 La misi n .. 64 El objetivo .. 64 Las funciones .. 64 vii CAP TULO V EL ESTUDIO DE USUARIOS EN LOS ARCHIVOS CENTRALES DE LAS MUNICIPALIDADES DE SAN JOS Y ESCAZ .. 66 1- Metodolog a para la realizaci n de los estudios de 67 2- La aplicaci n del m todo indirecto en el estudio de usuarios de los archivos centrales de las municipalidades de San Jos y Escaz .. 70 El procedimiento metodol gico para aplicar el m todo indirecto en el estudio de 70 Los resultados del estudio de usuarios a partir del m todo indirecto en el Archivo Central de la Municipalidad de San Jos .. 71 La aplicaci n del m todo indirecto durante el a o 72 La aplicaci n del m todo indirecto durante el a o 75 An lisis comparativo del estudio de usuarios en el Archivo Central de la Municipalidad de San Jos durante los a os 78 Los resultados del estudio de usuarios a partir del m todo indirecto en el Archivo Central de la Municipalidad de Escaz.

6 81 La aplicaci n del m todo indirecto durante el a o 81 La aplicaci n del m todo indirecto durante el a o 85 An lisis comparativo del estudio de usuarios en el Archivo Central de la Municipalidad de Escaz durante los a os 2003-2004 .. 87 An lisis conjunto de los estudios de usuarios aplicados en los archivos centrales de las municipalidades de San Jos y Escaz .. 90 3- La aplicaci n del m todo directo en el estudio de usuarios de los archivos centrales de las municipalidades de San Jos y Escaz durante el a o 98 El procedimiento metodol gico para aplicar el m todo directo en el estudio de 98 El estudio de usuarios a partir de la aplicaci n del m todo directo en el Archivo Central de la Municipalidad de San Jos .. 100 Los datos 100 Los servicios de informaci 101 viii El desempe o del 103 La infraestructura y el 105 El estudio de usuarios a partir de la aplicaci n del m todo directo en el Archivo Central de la Municipalidad de Escaz.

7 107 Los datos 107 Los servicios de informaci 108 El desempe o del personal .. 110 La infraestructura y el 111 An lisis comparativo de la aplicaci n del m todo directo en el estudio de usuarios en los archivos centrales de las municipalidades de San Jos y Escaz .. 113 Los datos 113 Los servicios de informaci 114 El desempe o del 115 La infraestructura y el 116 CAP TULO VI LA EVALUACI N DE LOS SERVICIOS A PARTIR DEL ESTUDIO DE USUARIOS EN LOS ARCHIVOS CENTRALES DE LAS MUNICIPALIDADES DE SAN JOS Y ESCAZ .. 117 1- Consideraciones generales sobre la evaluaci 118 2- Los estudios de usuarios como m todo de evaluaci 120 3- La evaluaci n a partir del m todo 122 4- La evaluaci n a partir del m todo 123 El servicio de consulta de 125 El servicio de pr stamo de documentos .. 125 El servicio de reprograf a de 125 El servicio de formaci n de 126 El servicio de referencia archiv 127 El servicio de difusi n.

8 127 ix 5- Las sugerencias de los 128 CAP TULO VII PROPUESTA PARA MEJORAR LOS SERVICIOS DE LOS ARCHIVOS 130 1- Propuesta para el mejoramiento de los servicios en los archivos municipales de San Jos y Escaz .. 131 El servicio de referencia archiv 131 El servicio de 134 El servicio de pr stamo de documentos .. 136 El servicio de reprograf 137 La formaci n de 138 La difusi n .. 141 El servicio a los discapacitados .. 146 La biblioteca 150 El estudio de 151 CONCLUSIONES Y 152 1- 153 2- 154 BIBLIOGRAF 156 174 x TABLA DE CONTENIDOS DE CUADROS Cuadro 1: Pr stamos internos por departamento durante los meses de enero a abril del a o 73 Cuadro 2: Pr stamos internos por tipo documental durante los meses de enero a abril del a o 2003 .. 74 Cuadro 3: Pr stamos internos por departamento durante el a o 76 Cuadro 4: Pr stamos internos por departamento durante el a o 82 Cuadro 5: Pr stamos internos por tipo documental durante el a o 83 Cuadro 6: Pr stamos internos por departamento durante el a o 85 Cuadro 7: Comparaci n de los pr stamos por departamento durante los a os 2003-2004 en los archivos centrales en 91 Cuadro 8: Comparaci n de los pr stamos internos por tipo documental durante los a os 2003-2004 en los archivos 92 Cuadro 9: Comparaci n de los pr stamos internos en los archivos centrales durante los a os 93 Cuadro 10: Comparaci n de los pr stamos externos por tipo documental durante los a os 2003-2004 en los archivos centrales.

9 95 Cuadro 11: An lisis comparativo de pr stamos externos en ambas municipalidades durante los a os 2003 y 96 xi TABLA DE CONTENIDOS DE GR FICOS Gr fico 1: Cantidad de pr stamos externos por tipo documental enero-abril 75 Gr fico 2: Cantidad de pr stamos internos por tipo documental 77 Gr fico 3: Cantidad de pr stamos externos por tipo documental 78 Gr fico 4: Cantidad de pr stamos externos por tipo documental 84 Gr fico 5: Cantidad de pr stamos por tipo documental 86 Gr fico 6: Cantidad de pr stamos externos por tipo documental 87 Gr fico 7: Cantidad total de pr stamos internos en las municipalidades de San Jos y Escaz 94 Gr fico 8: Cantidad total de consultas externas en las municipalidades de San Jos y Escaz 97 Gr fico 9: Cantidad de usuarios por grupo de edad. Municipalidad de San Jos 101 Gr fico 10: Cantidad de veces que los usuarios utilizan los servicios del Archivo Central de la Municipalidad de San Jos 103 Gr fico 11: Cantidad de usuarios por grupo de edad.

10 Municipalidad de Escaz 108 Gr fico 12: Cantidad de veces que los usuarios utilizan los servicios del Archivo Central de la Municipalidad de Escaz 109 Gr fico 13: Idiomas en que reciben informaci n los 114 INTRODUCCI N 2 Es necesario conocer las necesidades, demandas y usos de informaci n que tiene la variedad de usuarios de los archivos municipales, por lo tanto, los estudios de usuarios constituyen la herramienta id nea para conseguir ese fin. Adem s, permiten evaluar la calidad de los servicios, para establecer procesos de mejoras e innovaci n en aquellos que presentan debilidades, as como fortalecer los que est n funcionando bien. Por lo anterior, esta investigaci n centra su atenci n en la ejecuci n de un estudio de usuarios en los archivos centrales de las municipalidades de Escaz y San Jos . Para, a partir de ello, presentar un modelo te rico metodol gico para su realizaci n en centros archiv sticos, que permita evaluar los servicios que estos prestan a las personas que acuden a ellos.


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