TEMA 8:EL CIERRE DEL PROYECTO. - arquitectes.cat

1 TEMA 8:EL CIERRE DEL PROYECTO. INTRODUCCI N: El CIERRE de un proyecto es la culminaci n del proceso proyectual, y el momento de hacer balance del mismo. Durante el CIERRE se advierte c mo de bien o de mal se ha terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos (beneficios) previstos. Un proyecto ha finalizado cuando: Desde el punto de vista t cnico, que todas las actividades hayan finalizado por completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo. Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes adicionales y de que se han facturado todas las cantidades al cliente (independientemente de que a n no se hayan cobrado). Objetivos principales: Analizar desde la perspectiva econ mica; balance de los recursos gastados y los beneficios obtenidos.

2 Diagnosticar el funcionamiento, tratando de analizar las desviaciones entre las previsiones iniciales y el resultado. Corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a tales desviaciones. Objetivos secundarios: Consolidar los resultados t cnicos del proyecto en el curriculum de la empresa (conocimientos adquiridos, tecnolog a utilizada, documentaci n, productos, etc ..). Evaluaci n de proyectos futuros. Identificar las nuevas oportunidades comerciales nacidas a partir de la consecuci n del proyecto y darle continuidad con nuevos contratos. El CIERRE provoca obligatoriamente la facturaci n y las reuniones de evaluaci n; donde se examinar cu l ha sido el transcurso en fase del proyecto, cu l es el margen obtenido de beneficios y se extraer n conclusiones sobre ello.

3 ACEPTACI N: Con el fin de evitar ambig edades que se propagan hasta el momento de la aceptaci n del trabajo, cada requisito individual del proyecto debe quedar claro antes de comenzar el proyecto y, a ser posible, plasmado en alg n documento. ACTA DE RECEPCION Referencia : Proyecto : Cliente : Entrega de : Fecha : Parcial Final Elementos entregados Pruebas realizadas El Cliente certifica que la totalidad de los suministros o servicios rese ados en la presente acta de recepci n han sido entregados/terminados y que, habiendo sido sometidos a las pruebas de validaci n y aceptaci n indicadas, est n de acuerdo con las especificaciones formales y dem s requisitos contractualmente convenidos y establecidos entre las partes, con las siguientes OBSERVACIONES : Por el Cliente: Fdo.

4 : Fecha : Por el Contratista: Fdo. : Fecha : Formato de aceptaci n parcial/final de los trabajos Con la firma del acta de aceptaci n, el cliente certifica que ha revisado los trabajos presentados y que est conforme con ellos. INFORME DE CIERRE DE PROYECTO: El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido en el proyecto que pueda ser de importancia para proyectos futuros de la empresa; contiene la informaci n de si el proyecto obtuvo o no los resultados previstos, en caso negativo, tambi n incluye un an lisis de las razones de ello. Existen en los informes de CIERRE de proyecto otras utilidades: Detectar errores sistem ticos en los presupuestos de los proyectos y ofertas. Analizar la tendencia hist rica de los proyectos gestionados por cada responsable.

5 Analizar la tendencia hist rica de los proyectos contratados con cada cliente. Establecer nuevas tendencias para abordar mercados cl sicos o emergentes. La documentaci n del CIERRE se compone: Balance de ingresos y gastos. Informes de situaci n finales. Lista de documentaci n generada. Lista de productos generados. Otros, en funci n de la empresa y del proyecto concreto. BALANCE DE INGRESOS Y GASTOS: Figura Balance de ingresos y gastos para el CIERRE del proyecto. (Libro p g. 218) Valores negativos indican ahorro (incremento del beneficio). Valores positivos indican gastos superiores (reducci n del beneficio). Hay que incluir todos los gastos, a n cuando no hayan sido contablemente imputados: - Facturas libradas al cliente, pero a n no cobradas.

6 - Gastos pendientes no facturados o cobrados. RESUMEN DE CIERRE DE PROYECTO: Incluye: Informe econ mico. Informe de situaci n final. Informe econ mico: Resume los datos contables m s significativos del proyecto sin entrar en detalles (de eso se encarga el balance detallado de ingresos y gastos). Figura Formato de informe econ mico del CIERRE de un proyecto. (Libro p g. 220) Informe de situaci n final: Descripci n general, en lenguaje no t cnico, del ciclo de vida del proyecto, desde la adjudicaci n hasta el CIERRE contable. Debe contener: - Datos b sicos del proyecto (nombre, responsable, duraci n, presupuesto, etc.). - Descripci n general de los hechos m s significativos del mismo (modificaciones, dificultades, medidas para resolverlas, relaciones con terceras partes, posibles acciones futuras).

7 - Cualquier otra informaci n de inter s. Informe de situaci n NOMBRE DEL PROYECTO Intermedio Final INFORME DE ACTIVIDAD / PROYECTO PROYECTO / PT : CLIENTE : TITULO : RESPONSABLE : FECHA COMIENZO : TERMINADO : TRABAJO REALIZADO. ALTERACIONES AL ALCANCE PREVISTO DIFICULTADES ENCONTRADAS RELACIONES CON TERCEROS ACCIONES FUTURAS OTROS COMENTARIOS RESUMEN DEL ESTADO : Modificaciones al alcance S No Descripci n Retrasos Incremento del riesgo Sobrecoste Insatisfacci n del Cliente Ampliaciones al contrato Carencia de recursos Conflictos interpersonales Falta de formaci n y/o experiencia Formato de informe de situaci n final Cuando el proyecto tiene una duraci n muy dilatada, o cuando se divide la responsabilidad de direcci n y gesti n entre varias personas, es conveniente redactar informes de situaci n intermedios coincidiendo con hitos temporales (reuniones o finalizaci n de una fase).

8 TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACI N GENERADA: La experiencia y el saber hacer (know-how) de la empresa debe prevalecer sobre la din mica de idas y venidas de los trabajadores. La experiencia obtenida en la realizaci n de un proyecto no se habr perdido si se conservan documentados: Dise os hardware y software del sistema. C digos fuente y ejecutable de la aplicaci n. Documentaci n espec fica del proyecto. Los procedimientos de tratamiento de la informaci n interna de una empresa deben orientarse a: Propiciar la conservaci n de la documentaci n generada por los proyectos y difusi n de su existencia a los empleados para que puedan utilizarla en otros proyectos. Propiciar la conservaci n de los productos generados u obtenidos en los proyectos y difusi n de su existencia a los empleados para que puedan utilizarla en otros proyectos.

9 Asegurar su custodia, evitando filtraciones a la competencia. Es necesario conservar y custodiar siempre: Documentaci n interna del proyecto (minutas, informes, etc.). Documentaci n generada dentro del mbito del proyecto. Documentaci n obtenida de terceros (clientes, proveedores, bibliograf a, etc.). Descripci n detallada de los productos generados (dise os, planos, cambios, manuales, etc.). INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO DEL PROYECTO: Es importante definir un conjunto de par metros objetivos que sirvan para evaluar proyectos y as , poder comparar proyectos de la misma empresa o de empresas de la competencia. INDICADORES ECON MICOS DE PRIMER ORDEN: Facturaci n del proyecto. Indicador del volumen del proyecto, sirve de referencia a la hora de evaluar otros par metros.

10 Margen del proyecto. Diferencia entre los ingresos y los costes asociados, tanto en valor absoluto como porcentaje referido al precio de venta del proyecto. Beneficio del proyecto. Margen obtenido, una vez restados los costes de oportunidad del capital material y humano. Como coste de oportunidad se suele tomar el valor del IPC ( ndice de Precios de Consumo) o el precio oficial del dinero. Coste por hora trabajada. Distribuci n de los costes del proyecto entre las horas de esfuerzo dedicadas, una vez detra das las de trabajo ajeno (subcontrataciones) y a gastos en materiales y equipos (suministros), as como el importe reservado a incontingencias de ambos. Precio de venta de la hora trabajada.