GUIDE DE L’ACHAT AU CNRS - in2p3.fr

1 Septembre 2007 GUIDE DE L ACHAT AU CNRS l intention des unit sLa loi de programme pour la recherche1du 18 avril 2006 ne soumet plus au code desmarch s publics. Les achats destin s la conduite des activit s de recherche sontd sormais r alis s selon les modalit s pr vues par l ordonnance du 6 juin 2005 etde ses d crets d application, c'est- -dire selon les modalit s qui s appliquent aux personnes publiques ou priv es non soumises au code des march s. En sortant ducode des march s publics, tous les achats effectu s au CNRS2, par ou pour les unit s de recherche et de service, peuvent tre r alis s de fa on plus r active etplus souple tant dans les proc dures que dans les d lais de leur mise en uvre, touten respectant les grands principes des directives europ ennes en mati re d achat :libert d acc s la commande publique, galit de traitement des candidats ettransparence des proc cette opportunit r glementaire, le CNRS s est engag dans une d mar-che plus globale d optimisation qui s inscrit dans le cadre d une politique d achatd tablissement qui vise am liorer l efficacit conomique des achats et leur s cu-rit juridique, tout en maintenant la libert de choix des unit s.

2 Compte tenu desmontants concern s, il s agit l , en effet, pour le CNRS d un enjeu conomiquemajeur, tant pour ses laboratoires que pour le secteur des PME technologiques danslequel il actualisation du GUIDE de l achat, l intention des unit s du CNRS, prend en compte cette nouvelle dimension, notamment : l accroissement de l autonomie des directeurs d unit spuisque ceux-ci peuventengager des proc dures d achat et signer des march s jusqu 210 000 HT ; la sensibilisation aux bonnes pratiques d achat qui pr conisent une organi-sation et des m thodes visant obtenir une meilleure ad quation entre le besoinet l achat, ainsi qu r duire les co ts ; une fiche sur le d veloppement durable* dans les achats publics qui permettra demieux appr hender cette notion nouvelle. Ce GUIDE comprend galement des fiches et des annexes plus techniques, par exem-ple, les outils informatiques mis disposition, les outils d aide la d finition desbesoins, etc.

3 , ainsi qu un lexique et, en fin de document, des exemples concrets d services achats des d l gations r gionales sont la disposition des directeurs etdes personnels des unit s, si n cessaire, pour les aider dans l application de unit de service Achat et coordination des achats a mis en ligne un intranet achatsqui est r guli rement enrichi et mis jour : de l achat au CNRSS eptembre 20072/29 Avant propos1La loi de programme pour la recherche n 2006 -48 du 18/04/ 2006 (et notamment son article 30) peut treconsult e dans les archives du bulletin officiel du CNRS, , ou sur le site Legifrance, glementation interne au CNRS : instruction n 07R158 DFI du 30 juillet 2007 sur la mise en uvre au CNRSdes dispositions relatives l achat public d cision n 070099 DAJ du 27 juillet2007 portant d termination des niveaux d valuation des besoins de fournitures, de services et de travaux ainsique la d signation des personnes responsables des march s d cision n 040004 DAJ du 20 janvier 2004 portantadoption du r f rentiel d terminant le caract re homog ne des achats au CNRS.

4 * Les mots suivis d un ast risque sont d finis dans le lexique (FICHE 7). VALUER LES BESOINS?p. Deux types de besoins Les m thodes d valuation des besoins2. QUI EST LA PERSONNE RESPONSABLE DES MARCH S(PRM) ?p. D termination de la R le et responsabilit de la PRM3. COMMENT CONDUIRE LA PROC DURE D ACHAT?p. La publicit et la mise en Le choix de la meilleure La tra abilit de la proc dure d L information des fournisseurs non La passation de la Coordination de commandes de plusieurs OPTIMISER SES ACHATS? p. Cartographie des achats de l unit Analyse du march fournisseurs D finition juste des Standardisation des Globalisation des N gociation avec les Regroupement des INT GRER LE D VELOPPEMENT DURABLE DANS SES ACHATS?p. D finition et recours au d veloppement Outils SONT LES OUTILS INFORMATIQUES MIS DISPOSITION?p. Codification des achats et suivi des cumuls dans les syst mes d Outils informatiques d aide l Pr sentation du r f rentiel achats inter-epstp.

5 212. D roulement d une proc dure d achatp. 223. Outils d aide la d finition des besoinsp. 234. Formulaire d accompagnement du choix d une offre conomiquement avantageusep. 255. Tableaux r capitulatifs des proc dures d achatp. 276. Exemples d achatsp. 29 GUIDE de l achat au CNRS3/29 Septembre 2007 FICHESANNEXESG uide de l achat au CNRSS eptembre 20074/29 Fiche connaissance des besoins annuels en fournitures eten services satisfaire pour l ensemble de l unit , est lepr alable indispensable toute mise en uvre d uneproc dure d achat car elle permet d assurer la s cu-rit juridique et conomique de l est de laresponsabilit du directeur d unit , quelle que soit lasource du financement de l Deux types de besoins distinguer1) Les besoins r guliersIl s agit d achats effectu s de mani re r currente ouhabituelle, sans que puisse tre a priori limit e la dur edu besoin (ex : papier pour impression, fournitures debureau, fluides ( lectricit , gaz naturel), consommablesinformatiques, certains consommables de laboratoire(exemple.)

6 Gants, blouses, consommables en plastique).2) Les besoins ponctuelsou r pondant une m mefinalit (unit s fonctionnelles) le besoin ponctuel survient un moment donn et nepeut tre pris en compte dans les besoins r guliers(exemple : l achat d un quipement : imprimante,appareil scientifique) ; ou il r pond une m me finalit et pour une p riodede temps limit e (exemple : tous les besoinss inscrivant dans un projet d organisation d un col-loque, c est- -dire les travaux d impression et depublication, la location de salle, la restauration,l h bergement ; les op rations de travaux). Les m thodes d valuation des besoins Les besoins s valuent par unit et par famille du r f -rentiel achats3* (cf. annexe 1). Pour les besoins r guliers L valuation se fait en d but d ann e, par famille homo-g ne du r f rentiel achats*.

7 Elle peut s obtenir par projection des d penses de l ann e pr c dente, par famille, en tenant compte des volutions pr visibles pour la nouvelle ann principe, la dur e prise en compte est l ann , le directeur d unit peut d cider d une dur esup rieure, pour des raisons conomiques oud opportunit (exemple : 4 ans pour des photocopieurs ;3 ans pour le nettoyage de locaux). Dans ce dernier cas,le montant du besoin r gulier est le montant total, tou-tes ann es montant comparer aux seuils* est celui des besoinsr guliers, par famille homog ne. Il d termine la PRM* etla proc dure mettre en uvre pour les besoins r guliers de la famille consid r Pour les besoins ponctuels ou r pondant une m me finalit L valuation se fait au moment de la survenance montant comparer aux seuils est celui del ensemble des besoins relevant de l unit fonctionnel-le concern e, le cas ch ant toutes familles homog nesconfondues.

8 Par exemple : pour l am nagement d un bureau, on prendra encompte le cumul des montants des besoins enbureaux, chaises, armoires, etc. ; pour l acquisition d un quipement, on prendra encompte le montant de l quipement, plus, ventuelle-ment, les frais d installation, le montant du contratd entretien, VALUER LES BESOINS?Fiche 13Le r f rentiel achats est disponible dans l intranet des achats ( ) la rubrique GUIDE et Outils, puis Outils de l acheteur. Il est galement disponible sur l Internet ( ) dans la rubrique Informations pratiques* Les mots suivis d un ast risque sont d finis dans le lexique (FICHE 7). D termination de la Le directeur d unit est PRMIl est PRM dans les cas suivants : le montant estim des besoins r guliers*d unefamille du r f rentiel achats* ou celui de besoinsponctuels*, pour des fournitures, des services ou destravaux, est inf rieur ou gal 210 000 HT ; attribution de march s subs quents aux accords-cad-res pass s par l UPSACA et les D l gations r gionales(quel que soit le montant) ; remise en comp tition et/ou au choix de l attributairedu bon de commande, dans le cadre des march smulti-attribu s pass s par l UPSACA et lesD l gations r gionales ; coordination de commandes4de plusieurs unit s d unem me D l gation r gionale, pour un besoin inf rieurou gal 210 000 HT (cf.)

9 FICHE ). Le directeur d unit n est pas PRM Le montant estim des besoins r guliers d une familledu r f rentiel achats ou celui du besoin ponctuel estsup rieur 210 000 HT. La PRM est le d l gu r gional ou le directeur de l UPSACA. Si le besoin entre dans l objet d un march national, laPRM est le directeur de l UPSACA (except pour les remises en comp titions vis es supra). Celui-ci est personne responsable des march s nationaux suivants5: missions, instrumentation scientifique,mat riels informatiques, gaz industriels et abonne-ment aux revues. En cas de coordination de commandes6de plusieursunit s, d pendant d au moins deux D l gations r gio-nales : la PRM est un d l gu r R le et responsabilit de la R le de la PRMLa PRM* est charg e de la mise en uvre des proc du-res de passation et d ex cution des march s (cf.

10 Synth -se de l annexe 2).A ce titre, c est elle qui : d finit les besoins et value leur montant ; effectue la publicit * initiale ; met en concurrence ; choisit le titulaire du march ; informe les fournisseurs non retenus du choixeffectu ; signe et envoie le bon de commande et, le cas ch ant, le contrat : ce titre elle engage juri-diquement l tablissement ; effectue la publicit d noter :lorsque la PRM est le directeur d unit : si le montant estim de la commande atteint 90 000 HT : le projet de publicit et, le cas ch ant,le projet de contrat et/ou le r glement de la consul-tation, sont transmis pr alablement pour avis au d l -gu r gional (la plupart des contentieux portent sur ceniveau de la proc dure d achat) ; si la commande s accompagne d un contrat, il estrecommand de pr senter, avant signature, le projetde contrat au service financier de la d l gation afin depr venir toute difficult d ex cution ; s il s agit de besoins de travaux, ceux-ci ne doivent pasporter sur l infrastructure du b timent, ni sur les instal-lations techniques et les r seaux primaires en de l achat au CNRSS eptembre 20075/29 Fiche EST LA PERSONNERESPONSABLE DES MARCH S(PRM) ?