CAHIER DES CHARGES SYNDIC DE COPROPRIETE

1 - 1/6 - CAHIER DES CHARGES SYNDIC DE COPROPRIETE Le CAHIER des CHARGES du SYNDIC de copropri t de la r sidence .. annex au contrat conclu entre l'"association des copropri taires" et le SYNDIC dd.. et qui en fait express ment partie int grante en vertu des articles et relatifs la mission ordinaire et aux prestations et services extraordinaires. TACHES DU SYNDIC La fonction de SYNDIC comprend les op rations ordinaires aff rentes la gestion administrative, financi re et technique des parties communes de l'immeuble. Celles-ci doivent tre ex cut es en bon p re de famille, conform ment : aux dispositions du r glement g n ral de copropri t ; aux lois, d crets, r glements, etc., des pouvoirs publics concernant la copropri t ; aux obligations d ontologiques qui lui sont impos es par l'Institut professionnel des Agents immobiliers ( ).

2 Ces op rations comprennent : 1. LA GESTION ADMINISTRATIVE Assembl e g n rale annuelle pr vue statutairement : la r daction de l'ordre du jour traiter; l'envoi des convocations; l' tablissement des listes de pr sence; le secr tariat de l'assembl e; l' tablissement des proc s-verbaux des d lib rations et des r sultats des votes, la tenue du registre des rapports et la remise d'un exemplaire chacun des copropri taires; (la mise ) ex cution des d cisions dans le cadre de la gestion ordinaire. Assembl e du Conseil de copropri t (le cas ch ant) : l'organisation des r unions du Conseil de copropri t ( partir du 2i me r union dans la m me ann e une r mun ration de 100 est d application); l' tablissement ( ventuel) des proc s-verbaux de ces assembl es et la distribution des rapports aux parties int ress es. Relations contractuelles : En vertu du contrat, le SYNDIC intervient dans toutes les relations contractuelles l' gard de tiers et ce, au nom et pour compte de l'association des copropri taires.

3 Conform ment au r glement de copropri t , le SYNDIC est galement le seul autoris signer pour tous autres contrats durables et/ou occasionnels, en particulier en ce qui concerne : - 2/6 - les polices d'assurances; le personnel; les fournisseurs; les firmes d'entretien; les organismes de contr le; les missions occasionnelles. Secr tariat : Le SYNDIC r dige toute la correspondance n cessaire en mati re de copropri t destin e aux copropri taires individuels, aux occupants et aux tiers. Il faut souligner qu'il s'agit uniquement de la correspondance dans laquelle la copropri t intervient comme partie et ce, au nom d'un copropri taire individuel. Il est commun ment admis que seul le SYNDIC peut r diger la correspondance au nom de l'association des copropri taires et ce, toutefois dans le cadre de la mission lui impartie, sauf s'il s'agit d'une relation entre l'association des copropri taires et le SYNDIC lui-m me.

4 Le SYNDIC d livre les attestations n cessaires. 2. GESTION FINANCIERE Comptabilit de la r sidence : Il est stipul express ment que le SYNDIC n'est pas un comptable au sens usuel du terme mais que le r glement de copropri t ne lui impose, en ce qui concerne la gestion financi re, qu'une mission clairement d finie qui se limite : la constitution du fonds de roulement et ventuellement fonds de r serve; l'approvisionnement des comptes communs; la r partition des CHARGES entre les copropri taires; l application d un comptabilit en partie double dans les r sidences avec plus de 20 habitations ; le recouvrement des montants dus, et ce, conform ment aux r gles de d ontologie et autres modalit s administratives d termin es ci-apr s. M thode : Il est essentiel pour le SYNDIC de pouvoir utiliser un syst me uniforme de gestion de plusieurs immeubles au sein de son organisation; il en va de l'efficacit de ses prestations.

5 L'uniformit est en outre n cessaire tant donn que l'informatique fait galement son apparition dans la gestion immobili re. Les commettants d clarent avoir pris connaissance de la m thode d'imputation utilis e par le SYNDIC et l'accepter. Les l ments de base de la m thode sont des options d finitives, ceci afin de proc der des d comptes uniformes vis- -vis des copropri taires. Ceci tient galement au fait de l'informatisation. Fonds de roulement : pour satisfaire aux obligations de la communaut , le SYNDIC doit disposer d'un fonds de roulement. pour pouvoir d terminer la hauteur du fonds de roulement, le SYNDIC fait une valuation globale des CHARGES . Le fonds de roulement sera au moins gal aux : frais escompt s dans une p riode de d compte pr cise (01 an); plus un mois avant le d lai n cessaire pour r aliser les d comptes; - 3/6 - plus un mois pour le d lai dont disposent les copropri taires pour verser leur quote-part sur le compte de la r sidence.

6 Le fonds de roulement sera adapt progressivement en fonction de l' volution des CHARGES et selon les n cessit s. Compte de r sidence : En cas de reprise d'un immeuble, le SYNDIC peut fermer le compte existant. L'ancien SYNDIC doit cl turer la comptabilit et, conform ment au bilan approuv , virer la quotit disponible du fonds de roulement sur le nouveau compte. Ceci permet d' viter toute confusion en ce qui concerne la responsabilit des syndics successifs. Le nouveau SYNDIC sera effectivement responsable de la perception des montants dus l'occasion du dernier d compte des CHARGES , conform ment au bilan approuv qui est c d . L'int gralit du fonds de roulement est, au d but ou lors de la reprise d'un immeuble, plac e sur le nouveau compte de r sidence. La d ontologie de la profession veut que le SYNDIC soit le seul autoris signer et que toutes les op rations financi res de la r sidence s'effectuent par l'interm diaire de ce compte.

7 Le SYNDIC ouvrira ce compte de r sidence comme un compte rubriqu avec la mention du nom de la r sidence l'adresse du SYNDIC . Il faudra viter tout prix toute confusion avec le patrimoine du SYNDIC , celui de sa soci t ou celui d'autres immeubles. Fonds de r serve : pour que les copropri taires puissent au fil du temps faire face aux CHARGES financi res r sultant de l'embellissement, de la r novation et des grosses r parations de l'immeuble, il est absolument indispensable, et d'ailleurs l galement obligatoire, de constituer un fonds d'investissement. La pratique a montr qu'en l'absence de fonds de r serve, des travaux essentiels et indispensables taient trop souvent diff r s. Aussi, l'immeuble perd dans un minimum de temps sa valeur d'investissement initiale et partant, la valeur locative de chacun des biens individuels diminue automatiquement.

8 pour viter cela, le SYNDIC formulera des propositions ad quates l'assembl e g n rale pour constituer un fonds de r serve r aliste, fond et motiv . Il dressera cet effet un "tableau d'amortissement" des installations les plus urgentes et des parties de b timent les plus importantes. Une fois le fonds d'investissement global d termin , celui-ci sera affect par tranches appropri es comme frais d'investissement dans les comptes trimestriels ou annuels. Il ne fera toutefois pas partie du fonds de roulement, mais sera plac par le SYNDIC sur un compte d'investissement qui constituera, avec les int r ts acquis, le fonds de r serve. Ce fonds peut uniquement tre affect des travaux qui ont t approuv s pr alablement par l'assembl e g n rale la majorit requise. pour lesdits travaux d'investissement, les fonds n cessaires seront mis la disposition du SYNDIC via le compte de r sidence.

9 Paiements charge de l'association : pour chaque paiement effectu par le SYNDIC charge de l'association des copropri taires par l'interm diaire du compte de r sidence, il doit tre d montr suffisance qu'il est justifi . Par cons quent : aucun paiement ne sera effectu , moins d' tre fond sur une pi ce justificative; pour chaque immeuble, le SYNDIC num rotera et classera chronologiquement tous ces documents (factures, comptes, notes de frais, etc.); le SYNDIC n'effectuera aucun paiement pour des livraisons/travaux pour lesquels il n' tait pas commettant; - 4/6 - toute commande/mission manant d'un copropri taire individuel qui se serait av r e n cessaire en cas d'extr me urgence (parce qu'il n'a pas pu contacter son SYNDIC ) sera communiqu e dans le plus bref d lai au SYNDIC et confirm e par ce dernier; le SYNDIC effectuera galement tout paiement auquel il est tenu en vertu d'une d cision judiciaire.

10 D compte des CHARGES d'exploitation, de consommation et d'investissement : Tout d compte des CHARGES contiendra les l ments suivants : 1. Le relev des CHARGES , qui constitue bien videmment la base de tout d compte, comporte les indications suivantes : le nom et le num ro d entreprise de la r sidence; la p riode de d compte vis e; le num ro d'ordre du d compte; toutes les CHARGES , tant d'exploitation, de consommation que d'investissement, r partir et ce, par cl de r partition, type de CHARGES et pi ce justificative; le num ro d'ordre des pi ces justificatives; le montant total r partir par cl de r partition; le montant total du d compte global r partir. 2. Les CHARGES , telles que mentionn es dans le relev des CHARGES , tant des comptes trimestriels qu'annuels, seront imput es par immeuble et par cl de r partition au moyen d'un tableau de r partition.