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1 REPOBIKAN I MADAGASIKARA Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana CONTEXTE .. 2 INTRODUCTION .. 2 I. QUELQUES DEFINITIONS ET CONCEPTS .. 2 Qu est ce que les archives ? .. 2 Pourquoi archiver ? .. 2 Qui assure l archivage ? .. 2 Qu est ce qu un fonds d archives ? .. 2 Quel est le calendrier de conservation des archives ? .. 3 II. COMMENT TRAITER LES ARCHIVES ? .. 3 Pr archivage .. 3 Classement des archives .. 3 Enregistrement .. 4 III. QUELLES SONT LES CONDITIONS DE CONSERVATION DES ARCHIVES ? ..4 Temp rature et humidit relative .. 4 clairage ..4 Qualit de l'air ..4 Protection contre les d g ts caus s par l'eau, les incendies et les agents biologiques .. 4 Nettoyage des archives .. 5 Conditionnement .. 5 IV : QUELLES PIECES FAUT-IL ARCHIVER ?

2 5 Triage .. 5 Liste des pi ces .. 5 RECOMMANDATIONS .. 8 CONTEXTE La mise en application du code des march s publics requiert aussi une bonne organisation des archives qui vise aussi bien la pr servation des documents pour des probables utilisations futures, ou pour simple documentation ; mais d un autre point de vue elle vise aussi d all ger et de faciliter toutes activit s de contr le. INTRODUCTION Ce guide consiste de ce fait, d finir les archives, d limiter les droits et obligations des diff rents intervenants dans la cha ne d archivage, d crire les modalit s se rapportant, la dur e de conservation, l limination et la communication des archives physiques et num riques dans les bureaux des Unit s de Gestion des Passations de March s (UGPM). I. QUELQUES DEFINITIONS ET CONCEPTS Qu est ce que les archives ?

3 De point de vue g n ral, les archives sont l ensemble de documents concernant les activit s ant rieures et pouvant tre n cessaires pour la continuit des activit s, quel que soient leur date, leur forme et leur support mat riel, produits ou re us dans l exercice d une activit , d o l utilit d une organisation efficace de sa conservation afin de faciliter et d optimiser leur utilisation futures. Pourquoi archiver ? Tous documents doivent tre archiv s dans un lieu de stockage et class s par nature de march s pour chaque ann e afin de pouvoir garantir leurs disponibilit s ou restauration effectives tout moment. L archivage s effectue aussi bien sur les supports papiers que sur ceux qui sont en versions lectroniques ; afin de constituer un fond d archives complet. En d autres termes, c est la collection et classification de toutes les pi ces constitutives des d penses ou de celles contenant la tra abilit du processus dict par une loi ou texte r glementaire qui serviront de supports aux contr les a posteriori.

4 Qui assure l archivage ? Toutes les tapes d archivage sont assur es par un responsable titulaire assist d un ou plusieurs suppl ants, qui sont pr pos s la sauvegarde, la conservation ainsi qu la mise disposition effective des archives en cas de besoins exprim s par les personnes habilit s; et sont garant du bon fonctionnement du centre de stockage. De pr f rence, ces responsables doivent avoir une bonne connaissance en march s publics et en technique de gestion documentaire, membres de l Unit de Gestion de la Passation des March s. Afin de mener bien leurs attributions et missions en terme d archivage, chaque structure d archivage doit tre imp rativement pourvu au minimum de : - D un local sec, non humide, spacieux, propre et maintenu p riodiquement le quel est dot de : - Une table ordinateur - Un ordinateur avec graveur de CD - Des CD - Des classeurs - Des armoires index es comprenant des casiers pouvant chacun contenir 10 classeurs.

5 Chaque armoire est num rot e ainsi que chaque casier. Ainsi, il sera facile de trouver Armoire n 2 Casier n 12. - Des tables et chaises de bureau par agent - Divers consommables de bureau (stylos, marker, cahier de registre, chiffon de nettoyage, ) - Des tag res Qu est ce qu un fond d archives ? Un fonds d archives consiste en la classification des archives selon leur utilit et/ou chronologie d entr e qui peuvent se repartir comme suit : Archives courantes Les archives courantes sont les documents administratifs d utilisation fr quente dans l activit des unit s administratives et sont, g n ralement, conserv es dans les locaux d exercice de fonction. Archives interm diaires Ces archives sont les documents qui ont perdu de leur utilit courante mais qui peuvent, en raison de leur valeur administrative et/ou juridique, tre consult es des intervalles loign s dans le temps.

6 Elles sont g n ralement class es proximit du bureau. Archives d finitives Les archives d finitives sont les documents qui ont cess d avoir l utilit courante et l utilit interm diaire, et n cessitent par contre une conservation permanente dans les d p ts d archives. Quel est le calendrier de conservation des archives ? Le calendrier de conservation est un instrument de gestion des documents administratifs qui regroupe les d lais de conservation et d limination des documents archiv s. (Annexe 1) II. COMMENT TRAITER LES ARCHIVES ? Pr archivage Le pr archivage consiste traiter les documents produits par l administration entre le stade o ils ne sont plus fr quemment consult s et celui o ils sont d finitivement class s dans les d p ts d archives. De ce fait les documents ayant atteint la date limite de conservation dans les locaux, fix e dans le calendrier de conservation, doivent tre pr archiv s.

7 Cette tape facilitera le versement des documents, vers le d p t d archives d finitives. Classement des archives Le classement est la mise en ordre intellectuelle et physique des documents. Il consiste ordonner selon des crit res pr d finis les documents l int rieur des dossiers et les dossiers entre eux : Les documents sont regroup s en dossiers homog nes traitant du m me sujet (par type, par financement, par seuil ..) A l int rieur de chaque dossier, les pi ces se classent par ordre chronologique d croissant. Apr s le choix du classement suivre, il s av re utile de ranger les bo tes contenant les dossiers class s dans des armoires pour une conservation optimale des dossiers. Enregistrement La proc dure de classement conduit l tablissement d un r pertoire ou registre des fiches des documents archiver, correspondant la m thode de classification retenue par l entit concern e.

8 Ces pi ces administratives doivent dans la mesure du possible tre archiv es en version papier et en version num rique, pour minimiser les risques de perte des documents. Archivage physique des documents - Les deux codes des dossiers constitueront les cl s aussi bien de l archivage physiques que logiques des dossiers et doivent tre bien gard s: o Code de liaison donn par ARMP/CNM - Audit o Code du March formul par l entit (interne). Ce code doit indiquer clairement les march s relatifs au budget d investissement et ceux relatifs au budget de fonctionnement. - A l issue de toutes les proc dures, chaque dossier doit tre archiv . Pour cela, tous les documents aff rents doivent tre rang s dans un seul et m me classeur, portant les informations suivantes au dos : o Code de liaison o Code du March o Objet du March Pour rendre facile la consultation il faut veiller la lisibilit de ces informations.

9 Le classeur sera rang dans un casier d une armoire dont le num ro sera inform dans le fichier de classement. - Un fichier Excel nomm ayant le format ci-apr s sera inform dans l ordinateur : CODE LIAISON CODE DU MARCHE OBJET DU MARCHE NUMERO DE L ARMOIRE NUMERO DU CASIER DATE DE RANGEMENT o o o o o o o o o o o o Archivage logique des documents - Les deux codes des dossiers constitueront les cl s aussi bien de l archivage physiques que logiques des dossiers et doivent tre bien gard s: o Pour le Code de liaison donn par ARMP/CNM - Audit o Pour le Code du March formul par l entit (interne). - Pendant la dur e des transactions, les fichiers de chaque dossier doivent tre bien rang s dans l ordinateur. Pour cela, tous les documents aff rents doivent tre plac s dans un seul et m me r pertoire (dossier), dont le nom est compos comme suit: CODE LIAISON+CODE MARCHE.

10 - Une sauvegarde de tous les r pertoires des dossiers de passation doit tre faite p riodiquement sur CD : o Une fois par semaine sur un CD r inscriptible o Une fois par mois sur un CD non r inscriptible. Ce CD portera le nom compos comme suit : ANNEE+MOIS+ENTITE En particulier, le fichier doit tre inclus dans ces CD. - Les CD seront rang s dans un emplacement sp cifique pr vu pour les CD (sans humidit , ferm cl ..). III. QUELLES SONT LES CONDITIONS DE CONSERVATION DES ARCHIVES ? La conservation d signe l ensemble des proc dures visant pr server l int grit des documents. Elle couvre tous les aspects de stockage, les techniques et les m thodes de pr servation des fonds d archives. En d autres termes, elle vise retarder le ph nom ne de vieillissement des documents et emp cher leur d t rioration. Ainsi les mesures qu il faut prendre en consid ration concernent : Temp rature et humidit relative Ouvrir les portes des lieux d'entreposage le moins souvent possible afin d viter les fluctuations de la temp rature et du degr d'humidit relative.