ASPECTOS MÁS RELEVANTES DEL NUEVO …

1 ASPECTOS M S RELEVANTES DEL NUEVO REGLAMENTO LOPD. EN VIGOR EL 25 DE MAYO DE (visi n t cnica de NOTIN). 1. Obtenci n del consentimiento para el tratamiento de datos. Uno de los principales cambios a los que tienen que hacer frente las empresas se basa en obtener consentimiento por parte de los usuarios para hacer uso de sus datos, algo que a partir de mayo va a cambiar de forma sustancial. En la actualidad se permite recibir un consentimiento t cito , mientras que la nueva legislaci n obliga a que el consentimiento sea expl cito por parte del usuario. Se entiende que debe de existir un consentimiento previo firmado por el cliente para que se puedan hacer uso de sus datos personales. Se puede entender que la advertencia en el documento autorizado puede suplir el consentimiento , si bien existe la posibilidad de que no se llegue a firmar el documento o de que no intervenga el sujeto pasivo y de cualquier forma ese consentimiento ser a nicamente para el documento en cuesti n.

2 En NOTIN es posible escanear y a adir al EXPEDIENTE DIGITAL del cliente el consentimiento de LOPD. firmado de su pu o y letra si deseamos controlar la protecci n de datos desde el inicio. Existen tambi n dispositivos electr nicos para obtener la firma digital del cliente directamente que evitan el manejo de papel. Pudiera ser una buena idea centralizar el escaneo de DNI conjuntamente con la firma del consentimiento (se pueden realizar en el mismo momento) en un lugar accesible de la Notar a y crear un flujo de trabajo que garantice que todos los clientes se encuentran que traspasan ese punto se encuentran identificados digitalmente y han consentido expl citamente. Ejemplo: Ficha alta cliente general 2. El deber de salvaguarda. Medidas t cnicas para garantizar la salvaguarda de los datos personales: a. Actualizaci n de ordenadores y dispositivos. b. Malware, sistema antivirus que garantice la seguridad ante el robo o destrucci n de los datos personales.

3 C. Cortafuegos: para evitar el acceso remoto a ordenadores que contengan el almacenamiento de datos personales. d. Cifrado de datos: M todo de encriptaci n de las copias de seguridad. e. Copias de seguridad: efectuar copias de seguridad peri dicamente. Estas medidas t cnicas se encuentran monitorizadas y revisadas peri dicamente en los equipos inform ticos en renting de NOTIN. Incluyen medidas adicionales a las estrictamente necesarias incluyendo sistemas antivirus/antispam, renovaci n peri dica de sistema inform ticos, copias de seguridad peri dicas desatendidas con encriptaci n de 256 bits en unidades de BACKUP internas y externas ( stas bajo demanda y con la colaboraci n del responsable de la Notar a). Distribuciones Notariales 3. CL USULA DE CONFIDENCIALIDAD DEL MAIL. Para incluir UN TEXTO FIJO en los mensajes de correo en Outlook (por ejemplo el de LOPD), acceda a [ARCHIVO-OPCIONES] y en la pesta a [CORREO] seleccione el bot n [FIRMAS].

4 Se le abrir un formulario para crear una nueva firma y editarla con el texto de la LOPD: Gracias por su colaboraci n. Ejemplos de cl usulas de confidencialidad para MAIL. Distribuciones Notariales 4. Si la Notar a dispone de P GINA WEB. Es necesario modificar el MODELO DE POL TICA DE. PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS DE CAR CTER PERSONAL. Ejemplo de pol tica de privacidad en p gina WEB. 5. Modificaci n de cl usula de LOPD en documentos. Disponemos generalmente del autotexto LOPD que incluimos en los modelos o llamamos directamente en el otorgamiento de los documentos. Modif quelo a su criterio. Un ejemplo: De conformidad con lo previsto en el Reglamento General de Protecci n de Datos (RGDP), se informa de que los datos personales de los intervinientes ser n tratados por el notario autorizante, cuyos datos de contacto figuran en el presente documento. Si se facilitan datos de personas distintas de los intervinientes, estos deber n haberles informado previamente de todo lo previsto en el art culo 14 del RGDP.

5 La finalidad del tratamiento es realizar las funciones propias de la actividad notarial y la facturaci n y gesti n de clientes, para lo cual se conservar n durante los plazos previstos en la normativa aplicable y, en cualquier caso, mientras se mantenga la relaci n con el interesado. La base del tratamiento es el desempe o de las funciones p blicas notariales, lo que obliga a que los datos sean facilitados al notario e impedir a su intervenci n en caso contrario. Se realizar n las comunicaciones previstas en la ley a las administraciones p blicas y, en su caso, al notario que suceda al actual en la plaza. Los intervinientes tienen derecho a solicitar el acceso a sus datos personales, su rectificaci n, su supresi n, su portabilidad y la limitaci n de su tratamiento, as . como oponerse a este. Frente a cualquier eventual vulneraci n de derechos, puede presentarse una reclamaci n ante la agencia espa ola de protecci n de datos.

6 La identidad del delegado de protecci n de datos est publicada en la notar a. 6. Modificaci n de la informaci n sobre LOPD en facturas. Si bien no es necesaria en el caso de que todos los clientes firmen el consentimiento expl cito, no est de m s y es imprescindible en el caso de que el sujeto pasivo no comparezca en la firma de la operaci n. Su factura ya dispone de un espacio en el pie para indicar la protecci n de datos. Si desea modificar la actual: desde el men principal de NOTIN, acceda a [Personalizar] y pulse [Personalizar Textos] en la ventana de la izquierda. Clicando 1115 sobre el bot n [C digo]. acceder al texto para la localizar el texto personalizado para protecci n de datos y podr . modificarlo a nuestro gusto (no use muchos puntos y aparte). Ejemplos de advertencias de confidencialidad en facturas Consultar NUEVO reglamento General de Protecci n de datos. Si desea contratarnos como asesor en protecci n de datos para su Notar a.

7 Hum@no Software, SL. Distribuciones Notariales