Harmonogram realizacji projektu - pifs.org.pl

1 Harmonogram realizacji projektu Harmonogram to jedna z najwa niejszych cz ci projektu , przynajmniej z punktu widzenia jego realizacji . Pozwala nie tylko na w a ciwe zaplanowanie dzia a , ale mo e by tak e narz dziem kontroli poprawnej realizacji projektu . Dobrze zaplanowany Harmonogram pozwoli nie tylko roz o y dzia ania w czasie, ale tak e w a ciwie oszacowa bud et projektu . Nie wolno zatem da si zwie formie wniosku, gdzie Harmonogram zosta . umieszczony na ko cu projektu tu za g wnym bud etem. Oszacowanie czasu realizacji projektu i podzia poszczeg lnych zada musi odby si jeszcze przed planowaniem koszt w, gdy te b d zale a y w a nie od czasu realizacji poszczeg lnych dzia a.

2 Generator wniosk w aplikacyjnych ka e zwr ci uwag na ten fakt, wymagaj c w pierwszej cz ci wype nienia okresu realizacji projektu . Warto si zatem dobrze zastanowi nad tym, jak d ugo i w jakich etapach projekt mo e by realizowany. A wp yw b dzie mia o na to kilka czynnik w. Prawid owe przygotowanie harmonogramu zdecydowanie nie powinno ogranicza si do wype nienia tabeli zawartej w generatorze wniosk w. Jest wiele technik tworzenia Harmonogram w. W odniesieniu do funduszy unijnych przyjmuje si zazwyczaj wykres Gantta, pokazuj cy etapy realizacji projektu w odniesieniu do jednostek czasu. Klasyczny wykres obejmuje tak e wskazanie na stanowiska, czyli osoby odpowiedzialne za realizacj poszczeg lnych zada.

3 Co wi cej, wykres powinien by na bie co konfrontowany z rzeczywistym przebiegiem projektu . Taki komfort nie jest niestety dany beneficjentom realizuj cym projekty wsp finansowane ze rodk w EFS. Zmiany w harmonogramie musz by bowiem konsultowane z instytucj . nadzoruj c realizacj projektu , ale nie oznacza to jednak, e wykres Gantta nie mo e stanowi pomocnego narz dzia. Dla projektodawcy najwa niejsze jest uzyskanie jak najwi kszej ilo ci informacji o czynnikach mog cych wp ywa na czas realizacji projektu , przy jednoczesnym uwzgl dnieniu zasad wynikaj cych z dokument w programowych oraz wytycznych instytucji og aszaj cej konkurs. Daty p atno ci Znajomo zasad wynikaj cych z dokument w jest niezb dna do prawid owego zaplanowania czasu trwania projektu , co nie oznacza, e okres ten b dzie w a ciwy dla przygotowanych w projekcie dzia a.

4 Wskazania, co do okresu realizacji projektu , np. minimum rok lub maksimum dwa lata, s zawarte zwykle w kryteriach wyboru projekt w dost pnych jeszcze przed og oszeniem konkurs w w ,,Planach dzia ania'', dlatego te warto wzi je pod uwag . Strona 1 z 3. na pocz tku pracy z projektem. Okre laj c pocz tkow i ko cow dat okresu realizacji projektu nale y pami ta o okresie kwalifikowalno ci koszt w dla wszystkich projekt w w ramach PO KL ( ), ale tak e o konieczno ci uj cia w okresie realizacji projektu wszystkich planowanych wydatk w, gdy tylko wydatki uj te w okresie realizacji projektu mog stanowi wydatki kwalifikowane. Wyj tek stanowi koszty odnosz ce si bezpo rednio do realizacji projektu , ponoszone przed z o eniem ko cowego wniosku o p atno , takie jak cho by pochodne od wynagrodze lub te rachunki za rozmowy telefoniczne.

5 Warto zatem wzi pod uwag przewidywane daty dokonywania p atno ci: na przyk ad przyj cie za pocz tkow i ko cow dat pe nych miesi cy pozwala na unikni cie cz ciowego wyp acania wynagrodze personelu projektu . Dodatkowo w planowaniu konieczne jest uwzgl dnienie czasu potrzebnego na ocen projektu i podpisanie umowy. Zgodnie z najnowszymi zasadami dokonywania wyboru projekt w (sierpie 2009 r.) czas trwania oceny wniosku mo na mniej wi cej oszacowa , niemniej jednak praktyka pokazuje, e i od tej zasady zdarzaj si odst pstwa. Oczywi cie bardzo cz sto instytucje nie ingeruj c w pocz tkow dat okresu realizacji projektu dopuszczaj . realizacj projektu przed podpisaniem umowy, jednak w wczas projekt realizowany jest na ryzyko projektodawcy, co w praktyce oznacza, e nie jest realizowany wcale, a ewentualnie po otrzymaniu decyzji o dofinansowaniu szybko nadrabiane s stracone miesi ce, cho to nie zawsze jest mo liwe lub dokonywana jest zmiana okresu realizacji .

6 Odpowiednie zaplanowanie pocz tku okresu realizacji ma znaczenie zw aszcza w przypadku projekt w powy ej 10 milion w z , kiedy opr cz weksla in blanco wymagana jest druga forma zabezpieczenia prawid owej realizacji projektu , zwykle s ono p atna. Wtedy je li instytucja nie postanowi inaczej koszt zabezpieczenia musi by ponoszony w trakcie trwania projektu , a jednocze nie zabezpieczenie musi zosta wniesione najp niej do siedmiu dni po podpisaniu umowy, co wymaga od beneficjent w nie lada ekwilibrystyki w planowaniu, bo czas trwania oceny projekt w mo e ulega zmianie, a i zbyt wczesna realizacja projektu na w asne ryzyko nie jest sensowna. cie ka krytyczna Planowanie czasu realizacji projektu to jednak nie tylko zasady, kt re wymagane s na poziomie dokumentacji konkursowej czy innych wytycznych.

7 Poprawn realizacj projektu gwarantuje przede wszystkim umiej tno zaplanowania dzia a w odniesieniu do czynnik w zewn trznych i wewn trznych, kt re mog wp ywa na dynamik wdra ania poszczeg lnych zada . Do czynnik w zewn trznych mo na zaliczy mi dzy innymi konieczno . podporz dkowania si terminom narzucanym przez instytucj nadzoruj c realizacj projektu , Strona 2 z 3. zwykle niekorzystnych dla beneficjenta, bo daj cych mu ma o czasu na dostarczanie dokument w, a wyd u aj cych czas reakcji instytucji na owe dokumenty. Absolutn . konieczno ci jest ponadto rozstrzygni cie na etapie przygotowania wniosku, czy beneficjent b dzie zmuszony stosowa Prawo zam wie publicznych lub zasad konkurencyjno ci, co powoduje w zale no ci od kategorii koszt w, istotne wyd u enie czasu dokonywania zakup w czy zlecania zada.

8 Je li w gr wchodzi organizacja przetargu, dokonanie zakupu chocia by materia w promocyjnych mo e trwa nawet oko o 3 miesi cy, a bywa e i d u ej. Opr cz uwarunkowa prawnych nale y tak e wzi pod uwag czas dostaw, czas realizacji zam wie , itp. R wnie wa ne s tak e wi ta. Planuj c Harmonogram trzeba wzi pod uwag , e nie ka dy miesi c to dwadzie cia dni roboczych. Zw aszcza w maju i grudniu le zaplanowany Harmonogram szczeg lnie doskwiera beneficjentom, bo zwyczajnie brakuje czasu na wykonanie zaplanowanych zada , a nie ka dy pracownik projektu zdecyduje si na prac w wi ta. Wa na jest r wnie kultura organizacji, bo je li proces decyzyjny w organizacji przebiega na linii kilku lub nawet kilkunastu os b, podejmowanie decyzji zwykle trwa na tyle d ugo, e szybka reakcja jest niemo liwa.

9 Warto w takiej sytuacji pomy le o odpowiednich pe nomocnictwach, podziale zada i ograniczeniu sytuacji, w kt rej brak jednego prze o onego b dzie parali owa prac instytucji. Planuj c Harmonogram trzeba tak e wzi . pod uwag zasoby. Niekt re z graficznych wzor w Harmonogram w proponuj zawieranie w wykresach tak e zasob w potrzebnych do realizacji poszczeg lnych etap w, co pozwala na atwe szacowanie ewentualnych brak w kadrowych, lokalowych lub innych. Do tego s u y tak e tak zwana cie ka krytyczna, kt ra poprzez pokazanie poszczeg lnych etap w wraz z ich przewidywanym czasem realizacji pozwala na wykrycie ewentualnych miejsc nak adania si na siebie termin w.

10 Nie jest ona jednak powszechnie stosowana w planowaniu projekt w w ramach PO KL. Najwi kszy grzech jaki pope niany jest przez beneficjent w przy tworzeniu harmonogramu dotyczy planowania w kr tkim czasie zbyt du ej ilo ci zada , nie bior c pod uwag chocia by faktu, e pracownicy cz sto wykonuj zadania zwi zane z projektem jako dodatkowe. Trzeba r wnie pami ta , e przygotowanie harmonogramu wi e si tak e z analiz ryzyka. Im dok adniej zdefiniowane zostan elementy mog ce negatywnie wp ywa na projekt, tym wi ksza szansa na jego powodzenie. I jeszcze jeden grzech, kt rego dla w asnego dobra warto nie pope nia Harmonogram nie jest tylko tabelk . na ko cu wniosku, warto zaj si nim wcze niej i nieco troskliwiej ni wskazywa by na to wz r wniosku.