2.2.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN …

1 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE gesti N DOCUMENTAL. La Ley 594 de 2000 en su Art culo 22. PROCESOS Archiv sticos. Establece que la gesti n de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende PROCESOS tales como la producci n o recepci n, la distribuci n, la consulta, la organizaci n, la recuperaci n y la disposici n final de los documentos. Para efectos de la conceptualizaci n de un PROGRAMA de gesti n documental, se determinan los siguientes PROCESOS que estar n interrelacionados entre s y se desarrollar n en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de gesti n, Archivo Central y Archivo Hist rico): 1. Producci n, 2. Recepci n, 3. Distribuci n, 4. Tr mite, 5. Organizaci n, 6. Consulta, 7. Conservaci n, y 8. Disposici n final de documentos. PRODUCCI N DOCUMENTAL. DEFINICI N: Generaci n de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

2 (GRGA). MARCO NORMATIVO DEL PROCESO. Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de 1999. Art culo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. C digo Penal Art culos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificaci n de los documentos p blicos. Art culo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. C digo de Procedimiento Penal Art culo 261. Sobre el valor probatorio de documento p blico. Art culos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado. C digo de Comercio Art culo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para el asiento de operaciones Art culo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Art culo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

3 Art culo 123. Soportes contables Decreto 1584 de 1994 Documentaci n indispensable Registro proponentes C maras de Comercio Decreto 2150 de 1995. Art culos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos nicos. Acuerdo AGN 060 de 2001. Art culos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administraci n de comunicaciones oficiales en las entidades p blicas y privadas que cumplen funciones p blicas. Circular Interna AGN de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta h meda . NTC 1673 Papel y cart n: papel para escribir e imprimir . NTC 2223:1986 Equipos y tiles de oficina. Tinta l quida para escribir . NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90 mm. ( pulgadas), caracter sticas dimensionales, f sicas y magn ticas . NTC 3393. Elaboraci n documentos comerciales. NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad.

4 ACTIVIDADES. La Producci n Documental comprende los aspectos de origen, creaci n y dise o de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. En el Anexo 1, Producci n Documental, se orientan los formatos que son de uso com n a la administraci n, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones espec ficas. ? Creaci n y dise o de documentos. ? Medios y t cnicas de producci n y de impresi n (m quinas de escribir y procesadores de texto). ? Determinaci n y selecci n de soportes documentales (cintas magn ticas, CD-ROM, discos pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). ? Determinaci n de tama os , calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. ? Instructivos para el diligenciamiento de formularios. ? Determinaci n de uso y finalidad de los documentos.

5 ? Diplom tica en t rminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, caracter sticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. ? Adecuado uso de la reprograf a. 2. Normalizaci n de la producci n documental ? Identificaci n de dependencias productoras. ? Definici n de tipolog as documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de PROCESOS y procedimientos e identificados en la TRD. ? Directrices relacionadas con el n mero de copias. ? Control de la producci n de nuevos documentos. ? Determinaci n de la periodicidad de la producci n documental. RECEPCI N DE DOCUMENTOS. DEFINICI N: Conjunto de operaciones de verificaci n y control que una instituci n debe realizar para la admisi n de los documentos que son remitidos por una persona natural o jur dica. (GRGA). MARCO NORMATIVO DEL PROCESO. Constituci n Pol tica Art culo 15. P rrafo 3: La correspondencia y dem s formas de comunicaci n privada son inviolables.

6 S lo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003. Decreto 2150 de 1995. Art culos 1, 11 y 32. Supresi n de autenticaci n de documentos originales y uso de sellos, ventanilla nica. Acuerdo AGN 060 de 2001. Art culos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicaci n y control de las comunicaciones recibidas y enviadas. ACTIVIDADES. Recepci n de documentos: se debe verificar que est n completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicaci n y registro con el prop sito de dar inicio a los tr mites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a trav s de diferentes medios tales como: mensajer a, correo tradicional, fax, correo electr nico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnol gicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

7 En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: ? Identificaci n de medios de recepci n: mensajer a, fax, correo tradicional, correo electr nico, p gina web, otros. ? Recibo de documentos oficiales. ? Verificaci n y confrontaci n de folios, copias, anexos, firmas. ? Constancia de recibo (sello, reloj radicador). 1. Radicaci n de documentos ? Asignaci n de un n mero consecutivo a los documentos en los t rminos establecidos en el art culo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de env o. ? Impresi n de r tulo de la radicaci n. ? Registro impreso de planillas de radicaci n y control. 2. Registro de documentos ? Recibo de documentos oficiales. ? Verificaci n y confrontaci n de folios, copias, anexos, firmas. ? Constancia de recibo. ? Asignaci n de datos conforme al art culo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o c digo de la(s) Dependencia(s) competente(s), N mero de radicaci n, Nombre del funcionario responsable del tr mite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

8 ? Conformaci n del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. ? Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelaci n de documentos recibidos y enviados. DISTRIBUCI N DE DOCUMENTOS. DEFINICI N: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA). MARCO NORMATIVO DEL PROCESO. Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de 1995. Art culo 25. Utilizaci n del correo para el env o de informaci n. Acuerdo 060 de 2001. Art culo 3. Centralizaci n de los servicios de distribuci n de las comunicaciones oficiales. ACTIVIDADES. La distribuci n se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribuci n de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificaci n de recepci n y env o de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 1.

9 Distribuci n de documentos externos ? Identificaci n de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. ? Clasificaci n de las comunicaciones. ? Organizaci n de documentos en buzones o casilleros. ? Enrutamiento de documentos a dependencia competente. ? Reasignaci n de documentos mal direccionados. ? Registro de control de entrega de documentos recibidos. 2. Distribuci n de documentos internos ? Identificaci n de dependencias. ? Enrutamiento de documentos a dependencia competente. ? Registro de control de entrega de documentos internos. 3. Distribuci n de documentos enviados ? Definici n de medios de distribuci n: personal, fax, correo tradicional, correo electr nico, apartado a reo, tr mite en l nea, p gina web, otros. ? Control del cumplimiento de requisitos del documento. ? M todos de empaque y embalaje. ? Peso y porteo de documentos. ? gesti n del correo tradicional: Normal, certificado, especial.

10 ? Control y firma de gu as y planillas de entrega. ? Control de devoluciones. ? Organizaci n mensajer a externa. ? Registro de control de env o de documentos. TR MITE DE DOCUMENTOS. DEFINICI N: Curso del documento desde su producci n o recepci n hasta el cumplimiento de su funci n administrativa. (GRGA). MARCO NORMATIVO DEL PROCESO. Constituci n Pol tica. Art culo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de inter s general o particular y a obtener pronta resoluci n. El legislador podr reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Ley 58 de 1982. Reglamentaci n tr mite peticiones . Decreto 01 de 1984 C digo Contencioso Administrativo. Derecho de petici n. Decreto 2150 de 1995. Art culos 6, 16, 17, 22. Art culo 25. Establece que las entidades de la Administraci n P blica deber n facilitar la recepci n y env o de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.