1. CARTA ALIR PENGURUSAN PERKHIDMATAN - pdtmt.gov.my

1 MS ISO 9001 : 2015 PENGURUSAN PERKHIDMATAN PDTMT-PK(S)-21 Keluaran : 02 T arikh : Pindaan : T arikh : 1 daripada 5 Pengesahan Perjawatan 1. CARTA ALIR PENGURUSAN PERKHIDMATAN 1. Terima Arahan Serahan Ke SUK Analisis & Laporan Rekod Urusan Pegawai Baru Modul Pentadbiran Sistem Key In Data Dalam HRMIS Modul PERKHIDMATAN Pengesahan Berpencen Modul Data Peribadi Modul SKT & LNPT PENGURUSAN Persaraan Modul Isytihar Harta Terima Keputusan Perakuan Ketua Jabatan Catat Dalam Buku PERKHIDMATAN 1a 1b 1c 1d 2 3 4 5 6 6a 6b 6c 6d 6e 7 8 DOKUMEN TAK TERKAWAL MS ISO 9001 : 2015 PENGURUSAN PERKHIDMATAN PDTMT-PK(S)-21 Keluaran : 02 T arikh : Pindaan : T arikh : 2 daripada 5 2.

2 PROSES KERJA URUSAN PEGAWAI BARU, PENGESAHAN PERJAWATAN, PENGESAHAN BERPENCEN DAN PENGURUSAN PERSARAAN BIL. PENERANGAN PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB 1. URUSAN PEGAWAI BARU Pelantikan secara tetap oleh Suruhanjaya PERKHIDMATAN Awam Malaysia (SPA) dan menerima surat penempatan daripada Setiausaha Kerajaan Negeri Melaka. Pembantu Tadbir 2. PENGESAHAN PERJAWATAN Satu proses bagi mengesahkan PERKHIDMATAN seseorang pegawai yang telah memenuhi semua syarat yang telah dinyatakan dalam skim PERKHIDMATAN atau apa-apa syarat lain. Pembantu Tadbir / Penolong Pegawai Tadbir (T) / Pegawai Daerah 3.

3 PENGESAHAN BERPENCEN Satu proses bagi memberikan taraf berpencen kepada seseorang pegawai yang telah menolak Skim KWSP dan telah disahkan dalam PERKHIDMATAN setelah genap tempoh tiga (3) tahun. Pembantu Tadbir / Penolong Pegawai Tadbir (T) / Pegawai Daerah 4. PENGURUSAN PERSARAAN Satu proses melibatkan anggota yang akan berpencen mengikut had umur yang ditetapkan. Pembantu Tadbir / Pembantu Tadbir(T) / Ketua Penolong Pegawai Daerah (Khidmat PENGURUSAN ) 5. PERAKUAN KETUA JABATAN Ketua Jabatan akan memperakukan dokumen yang berkaitan. Pembantu Tadbir / Pegawai Daerah 6. SERAHAN KE SUK Segala bentuk dokumen melalui proses pegawai baru, pengesahan perjawatan, PENGURUSAN persaraan dan pengesahan berpencen akan dihantar ke Bahagian PENGURUSAN Sumber Manusia, Setiausaha Kerajaan Negeri Melaka untuk tindakan selanjutnya.

4 Pembantu Tadbir 7. TERIMA KEPUTUSAN Keputusan akan diterima daripada Bahagian PENGURUSAN Sumber Manusia, Setiausaha Kerajaan Negeri Melaka mengenai proses pegawai baru, pengesahan perjawatan dan pengesahan berpencen Pembantu Tadbir / Pembantu Tadbir (Kew) DOKUMEN TAK TERKAWAL MS ISO 9001 : 2015 PENGURUSAN PERKHIDMATAN PDTMT-PK(S)-21 Keluaran : 02 T arikh : Pindaan : T arikh : 3 daripada 5 8. CATAT DALAM BUKU PERKHIDMATAN Setelah keputusan diterima akan dicatatkan dalam Buku PERKHIDMATAN Pegawai dan akan ditandatangani oleh pegawai untuk tujuan pengesahan. Pembantu Tadbir / Penolong Pegawai Tadbir (T) 9.

5 KEY IN DATA DALAM HRMIS Keputusan yang diterima seperti Pengesahan Perjawatan, Pengesahan Berpencen akan di key in di dalam Sistem Hrmis mengikut modul yang berkaitan. Pembantu Tadbir/ Pembantu Tadbir (T) / Penolong Pegawai Tadbir (T) / Ketua Penolong Pegawai Daerah (Khidmat PENGURUSAN ) 10. ANALISA, PENILAIAN DAN LAPORAN Semua kerja yang diterima daripada arahan aktiviti PENGURUSAN PERKHIDMATAN akan dikumpulkan bagi mengenalpasti jumlah sebenar arahan yang diterima samada pelaksanaan kerja tersebut berjaya atau tidak mencapai keperluan yang ditetapkan. Contoh pengesahan perjawatan samada pegawai lulus atau tidak dalam pengesahan jawatan.

6 Pembantu Tadbir 11. REKOD Semua Pelaksanaan kerja yang dibuat akan disimpan dan direkodkan dengan jelas sebagai bukti pelaksanaan kerja dan rujukan kepada pihak-pihak yang berkaitan. Pembantu Tadbir 3. REKOD KUALITI BIL. JENIS REKOD LOKASI TEMPOH 1. Fail Peribadi Bilik Fail Unit Pentadbiran Sehingga Pegawai Bertukar / Bersara / Kematian 2. Fail Hrmis Bilik Fail Unit Pentadbiran Sehingga Pegawai Bertukar / Bersara DOKUMEN TAK TERKAWAL MS ISO 9001 : 2015 PENGURUSAN PERKHIDMATAN PDTMT-PK(S)-21 Keluaran : 02 T arikh : Pindaan : T arikh : 4 daripada 5 4. RUJUKAN PROSES KERJA : Pekeliling PERKHIDMATAN Arahan PERKHIDMATAN Perintah Am Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Am Surat Arahan Ketua Setiausaha Negara Pekeliling PERKHIDMATAN 12 Tahun 2005 versi terkini Peraturan-Peraturan Pegawai (Pelantikan, kenaikan pangkat dan Penamatan PERKHIDMATAN ) 2012 ( (A).)

7 1/2012) versi terkini 5. LAMPIRAN Jadual Ketiga (Perakuan Pengesahan Dalam PERKHIDMATAN ) Jadual Kelima (Borang Opsyen KWSP) Jadual Keenam (Perakuan Pemberian Taraf Berpencen) 6. OBJEKTIF KUALITI Memastikan urusan perlantikan, pengesahan jawatan kakitangan dan pengesahan berpencen serta persaraan kakitangan direkod dalam Buku Rekod PERKHIDMATAN / sistem HRMIS dengan kemaskini dan disahkan pada setiap 6 bulan sekali. 7. PENGETAHUAN ORGANISASI Pihak PENGURUSAN akan memastikan bahawa setiap proses kerja yang dibuat oleh kakitangan diketahui oleh kakitangan yang lain supaya pelaksanaan kerja yang dibuat berkesinambungan walaupun kakitangan tersebut bercuti, berhenti dan sebagainya.

8 Perkongsian pengetahuan ini dibuat adalah bertujuan supaya 1. Pelaksanaan kerja yang telah / sedang / yang akan datang akan dilaksanakan dengan mudah oleh kakitangan lain. 2. Pengetahuan yang dimiliki oleh kakitangan tersebut (pengalaman, kepakaran dan lain-lain) dapat dikongsi bersama supaya ianya dapat dimanfaatkan oleh kakitangan lain seperti : a) Perbincangan bersama b) Tunjuk ajar dari kakitangan lama c) Bengkel d) Lain-lain aktiviti (memo, email, rekod dan sebagainya) 8. ANALISA DATA DAN PENILAIAN Setiap tindakan yang dilaksanakan akan dinilai setiap bulan oleh pihak PENGURUSAN bagi mengetahui pencapaian kualiti yang telah ditetapkan melalui analisa data serta direkod dan diminitkan di dalam Mesyuarat PENGURUSAN .

9 MS ISO 9001 : 2015 PENGURUSAN PERKHIDMATAN PDTMT-PK(S)-21 Keluaran : 02 T arikh : Pindaan : T arikh : 5 daripada 5 9. PENGURUSAN RISIKO PENGURUSAN risiko adalah tindakan yang diambil bagi mengelak atau mengurangkan kemungkinan boleh terjadinya perkara negatif pada masa akan datang. Dalam konteks PDTMT, terdapat isu-isu dalaman dan luaran yang berkaitan dengan halatuju serta objektif penubuhan PDTMT. Input kepada PENGURUSAN risiko boleh dikenal pasti dari isu-isu dalaman dan luaran. No. Klausa 4 Klausa 6 Isu Dalaman Isu Luaran Risiko Miligasi (tindakan bagi elak/kurangkan risiko) Pengesahan (tindakan susulan pemantauan dan keberkesanan bukti) DOKUMEN TAK TERKAWAL