Arbeits- und steuerrechtliche Aspekte von ...

1 Fachbeitr ge _ articles sp cialis s Andreas Schorno Rechtsanwalt/dipl. Steuerexperte, KPMG, M hlemattstrasse 58, 5000 Aarau, Mitglied des Aargauer Steuerrekursgerichtes Arbeits- und steuerrechtliche Aspekte von Spesenverg tungen und Spesenreglementen Verg tungen, die unter der Bezeichnung Spesenentsch digung fliessen, waren von jeher im Fokus steuerrechtlicher Abgrenzungsfragen. Diese Fragen gewinnen nunmehr mit der Einf hrung des neuen Lohnausweises erneut an Aktualit t, insbesondere beim Pr fen von Spesenreglementen, von fr heren Abreden oder auch von geduldeten Verh ltnissen. I. Arbeitsrechtliche Bestimmungen Pauschalspesenverg tungen k nnen verabre- weg ausgerichtet werden. Hier erh lt der Arbeit- zur Spesenverg tung det werden, soweit sie effektiv die entstande- nehmer einen geldwerten Vorteil, der zu sei- nen Auslagen decken. Zudem m ssen sie nem Einkommen z Gem ss den Bestimmungen des Arbeitsver- schriftlich im Rahmen des Einzelarbeits- Im Fokus der Abgrenzung zwischen Auslagen- tragsrechts sind dem Arbeitnehmer alle durch vertrages (EAV), GAV oder NAV geregelt ersatz und Lohnbestandteil stehen insbesonde- die Ausf hrung der Arbeit notwendig entstan- Ob das Erfordernis der Deckung der effektiven re Einzelfallpauschalen und Pauschalverg - denen Auslagen zu Bei der Arbeit an Spesen erf llt ist, beurteilt sich anhand eines tungen.

2 Zweck solcher Verg tungsbemessun- ausw rtigen Arbeitsorten betrifft dies auch die Vergleichs ber eine repr sentative Zeitspanne gen ist gerade der, auf eine exakte Nachpr fung f r den Lebensunterhalt notwendigen Auf- hinweg. bzw. Belegsammlung zu verzichten. Deswegen F r die Benutzung von Motor- Spesenpauschalen, die regelm ssig ber den werden gewisse Abweichungen zwischen effek- fahrzeugen besteht eine besondere Regelung, effektiven Spesen liegen, werden arbeitsrecht- tiven Kosten und Pauschalen in Kauf genom- die zwischen dem Fall differenziert, wo der lich als Lohn betrachtet. Dies hat Konse- men. Immerhin m ssen Pauschalen den effek- Arbeitnehmer das Fahrzeug stellt, und dem quenzen auf die Lohnfortzahlung oder auf die tiven Spesen in etwa entsprechen bzw. d rfen Fall, wo ein Fahrzeug des Arbeitgebers benutzt nach den erw hnten arbeitsrechtlichen Regeln Das Zurverf gungstellen von eigenem nicht tiefer als die effektiven Spesen sein. Arbeitsmaterial f llt nicht unter den arbeits- rechtlichen Spesenbegriff.

3 Die das Arbeits- II. Steuerliche Behandlung von 2. Deklaration der Spesenverg tungen material betreffende Entsch digungspflicht ist Spesenverg tungen auf dem Lohnausweis dispositiv, , es sind abweichende Verein- Damit die Steuerbeh rden die Abgrenzung zwi- barungen m Der arbeitsrechtliche Spe- 1. Allgemeines schen Beitr gen an die Lebenshaltung und senbegriff ist insofern bedeutsam, als die Er- Spesenverg tungen bilden Auslagenersatz und Spesen pr fen k nnen, verlangen sie die An- satzpflicht des Arbeitgebers f r solche Aus- sind daher steuerneutral. Anders verh lt es gabe aller unter dem Titel Spesen ausgerichte- lagen zwingend Spesenregelungen m s- sich, wenn Verg tungen h her sind als die ten Verg tungen. In Bezug auf die Einzelheiten sen sich also an den engen rechtlichen Rah- effektiven Auslagen oder wenn Beitr ge an die der Spesendeklaration wird grunds tzlich zwi- men des Obligationenrechts halten. Berufskosten wie zum Beispiel f r den Arbeits- schen effektiven Spesen und Pauschalver- 224 TREX Der Treuhandexperte 4/2007.

4 Fachbeitr ge _ articles sp cialis s g tungen sowie Beitr gen an die Weiterbil- 3. Steuerliche Behandlung von Spesen bezahlten Parkhausgeb hren von CHF 20. dung9 unterschieden. Im Lohnausweisformular bei genehmigtem Spesenreglement Pauschalspesenregelungen werden in der werden effektive Spesen in Reise-, Verpfle- Arbeitgeber k nnen ihre in einem Reglement Regel f r Kaderpersonal und f r Personal im gungs-, bernachtungsspesen und in brige festgehaltene Spesenregelung von der rt- Aussendienst F r weitere Per- Spesen10 und Pauschalspesen in Repr senta- lichen Steuerbeh rde mit folgenden Wirkungen sonalkategorien d rften solche Regelungen tionsspesen-, Autospesen und brige Pau- genehmigen lassen: ebenfalls m glich sein, wenn bez glich Klein- schalspesen Im Lohnausweis wird in Ziffer 15 der Ge- spesen vergleichbare Verh ltnisse wie bei Als effektive Spesen gelten solche, die gegen nehmigungsvermerk angebracht. Kaderleuten vorliegen und deshalb eine Pau- Beleg oder in Form einer Einzelfallpauschale Bei effektiven Spesenverg tungen, die von schalabgeltung aus Gr nden einer rationellen verg tet werden.

5 Effektiv verg tete Reise-, den Richtlinien in der Wegleitung abwei- Abwicklung als sachgerecht erscheint. Auch bernachtungs- und Verpflegungsspesen chen, entf llt die Angabe des Betrages im der Grenzbetrag zwischen pauschaler und fall- m ssen nicht betragsm ssig offengelegt wer- Lohnausweis. weiser Abgeltung sollte im Einzelfall nach sach- den, sofern bestimmte Rahmenbedingungen Die im Reglement festgehaltenen Spesen- gerechten Kriterien bestimmt werden. eingehalten sind:12 verg tungen werden steuerlich als Aus- F r die Bemessung der H he der Pauschal- bernachtungsspesen werden gegen Beleg lagenersatz anerkannt. spesen stellen die Steuerbeh rden auf die zur ckerstattet. Die Anerkennung durch die kantonale Kriterien Lohnh he, F hrungsspanne, Verant- Die H he der effektiven Spesenverg tung Beh rde am Ort des Arbeitgebers gilt auch wortung und die Repr sentationsaufgaben ab. f r Mittag- oder Abendessen entspricht in f r die anderen Zum Teil orientieren sich die Steuerbeh rden der Regel einem Wert von maximal CHF 35 Der Verwendungsnachweis der Arbeitneh- an einer Quote des Lohnes (z.)

6 B. im Kanton bzw. die Pauschale f r eine Hauptmahlzeit mer f r die erhaltenen Pauschalverg tungen Z rich zwischen 3,5% bis 4,5%, mit einer betr gt maximal CHF 30. entf llt. absoluten Obergrenze um die CHF 24 000). Kundeneinladungen usw. werden gegen Die Ausgleichskassen sind zwar nicht for- Der Kanton Nidwalden hat gar eine Skala Originalbelege abgerechnet. mell an die Genehmigung gebunden, jedoch publiziert, wobei diese allerdings noch vor der Die Benutzung ffentlicher Transportmittel empfiehlt das BSV das Abstellen auf geneh- Einf hrung des neuen Lohnausweises (Bahn oder Flugzeug) erfolgt gegen Beleg. migte Rechtserheblich sind letztlich wiederum die F r die gesch ftliche Benutzung des Privat- Die Steuerbeh rden erachten das Genehmigen arbeitsrechtlichen Bestimmungen, wonach wagens werden maximal 70 Rappen pro von Spesenreglementen als freiwillige Dienst- Pauschalspesen mindestens die effektiven Kilometer verg tet. leistung. Daher wird teilweise f r die Genehmi- Auslagen decken m ssen.

7 Die Lohnprozente Kleinspesen werden, soweit m glich, gegen gung vorausgesetzt, dass der betreffende bilden eher eine Orientierungshilfe f r die Beleg oder in Form einer Tagespauschale Arbeitgeber mindestens 10 spesenberechtigte Pr fung der Plausibilit t von Pauschalen. von maximal CHF 20 verg tet. Personen besch ftigt. Dar ber hinaus wird Sind diese Erfordernisse nicht oder teilweise zum Teil verlangt, dass ein (erster) Jahres- b) Verg tung von Fahrspesen versus nicht erf llt, ist f r die Reise-, bernachtungs- abschluss vorliegt16, was ein Nachteil f r jene Gesch ftsfahrzeug und Verpflegungsspesen der Betrag im Lohn- Start-Ups sein kann, die von Anfang an eine Kosten von gesch ftlichen Fahrten k nnen ausweis anzugeben. Dies ist oft mit einem nicht Spesenregelung implementieren wollen. In vom Arbeitgeber getragen werden, indem er unbedeutenden administrativen Aufwand des materieller Hinsicht orientieren sich die den betreffenden Mitarbeitern ein Gesch fts- Arbeitgebers verbunden.

8 Der Arbeitnehmer Steuerbeh rden in der Regel am Musterregle- fahrzeug zur Verf gung stellt oder in dem er andererseits muss mit Nachpr fungen und ment der Schweizerischen Steuerkonferenz. den dienstlichen Gebrauch des Privatfahr- allenfalls mit Aufrechnungen rechnen. Gewisse Kantone setzen gar voraus, dass die zeugs entsch digt (Ansatz in der Regel mit 70. Pauschalspesen sind Verg tungen, die f r eine zu genehmigende Regelung diesem Muster bis 80 ). Bei h ufigem gesch ftlichem bestimmte Zeitperiode ausgerichtet werden entsprechen muss. Ein solches Erfordernis Gebrauch kann statt einer Verg tung der ge- und eine Vielzahl von Einzelf llen abdecken. erscheint jedoch als zu weit gehend: Das Sie sind betragsm ssig unter der daf r vorge- Musterreglement folgt hinsichtlich der effekti- sehenen Ziffer anzugeben, und zwar auch ven Spesenverg tungen der Wegleitung, und dann, wenn ein genehmigtes Spesenreglement die Genehmigung bezieht sich ja gerade auf Spesenregelungen, die davon abweichen.

9 Die vor der Einf hrung des neuen Lohnaus- weises genehmigten Reglemente bleiben grunds tzlich in Kraft mit den genannten Wirkungen, auch wenn sie nicht dem neuen Musterreglement entsprechen. 4. Einzelfragen a) Pauschalspesenverg tungen Pauschalspesen werden nicht fallbezogen, sondern f r einen Zeitabschnitt ausgerichtet. Gem ss Musterreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz gelten sie aufgelistete Klein- spesen bis zu CHF 50 pro Ereignis ab. Mit Ereignis ist die einzelne Auslage gemeint wie zum Beispiel die bei einem Kundenbesuch TREX L'expert fiduciaire 4/2007 225. fachbeitr ge _ articles sp cialis s sch ftlich gefahrenen Kilometer eine Pau- III. Zusammenfassung 9. Anzugeben ist der Betrag aller an den Arbeitnehmer in Geldform bezahlter Weiterbildungskosten und der schale ausgerichtet Die Pauschal- Betrag von an Dritte (Leistungserbringer) erfolgte verg tung kann Auswirkungen auf die Be- Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf die Ver- Verg tungen, wenn CHF 12 000 pro Einzelereignis und Jahr ( Semesterbeitr ge f r MBA-Kurse).

10 Rechnung der Berufsauslagen haben und zu g tung seiner f r dienstliche T tigkeiten erfor- berschritten werden Abkl rungen f hren, an wie vielen Tagen pro derlichen Auslagen. Spesenreglemente kon- 10. Als solche fallen bspw. die Verg tungen der besonde- ren ( erweiterten ) Berufskosten von Expatriates in Woche direkt zum Einsatzort bzw. direkt zum kretisieren die Verg tungsanspr che und die Betracht (Wegleitung Ziff. 57); ExpatV, SR Arbeitsort gefahren Modalit ten der Abrechnung. Sie bringen des- 11. Ziffer 13 des Lohnausweisformulares, Wegleitung der Bei der Variante Gesch ftsfahrzeug tr gt der halb f r beide Seiten administrative Verein- SSK zum neuen LA, Ziff. 49 ff. 12. Ziffer des Lohnausweisformulares, Weglei- Arbeitgeber die Anschaffungs- und in der fachungen und verdeutlichen die Grenz- tung, Ziff. 52, 56. 13. Regel auch die Betriebs- und Unterhaltskos- ziehung. Das Erlangen einer steuerlichen Ge- Wegleitung Ziff. 58 ff. 14. Eine Ausnahme gilt f r im Kt.