bonnes pratiques de - Microfinance Gateway - CGAP

1 Projet financ par l'Union Europ enne 10. bonnes pratiques de Transparence Financi re en Microfinance SOMMAIRE. INTRODUCTION M THODOLOGIE STRUCTURE 1. Faire de la transparence une valeur cl . de la culture de l'organisation 2. Produire des donn es fiables . 3. G rer LE SIG de maniere optimale 4. CONSOLIDER le contr le interne 5. Renforcer l'audit interne 6. Organiser l'audit externe 7. tre transparent pour les clients . 8. Analyser les donn es financi res pertinentes et les utiliser pour la prise de d cision 9. changer et publier l'information 10. Aligner les RH sur la transparence financi re R CAPITULATIF GLOSSAIRE ET NOTES 10. bonnes pratiques de Transparence Financi re en Microfinance Ce guide s'inscrit dans le cadre du projet de Promotion de la Transparence Financi re au sein des Syst mes Financiers D centralis s mergents en Afrique de l'Ouest , financ par l'Union Europ enne (UE) et par l'Agence Fran aise de D veloppement (AFD) sur la p riode 2010-2012.

2 Ce projet, mis en place dans quatre pays d'Afrique de l'Ouest - B nin, Burkina Faso, Mali, S n gal - participe au d veloppement de la finance inclusive et au financement accessible tous, en particulier en permettant un acc s durable aux services financiers pour les populations les plus pauvres. Dans ce but, le projet vise le d veloppement d'Institutions de Microfinance (IMF) saines, r gies par des syst mes de gestion interne appropri s et capables de mesurer leur performance tout en se comparant aux normes sectorielles. Ce guide a t r dig par Eliane Augareils, Knowledge Manager de PlaNet Finance, et par Yann Hirlimann, Coordinateur du projet Transparence Financi re, en lien avec l'ensemble de l' quipe projet. Toutes les IMF partenaires ont largement contribu l' laboration de ce guide. Diff rents acteurs de la Microfinance dans la sous-r gion ont galement t consult s.

3 Ce guide sera diffus l'ensemble des acteurs du secteur. IMF Partenaires du projet Au B nin : ALID , PAPME et RENACA. Au Burkina Faso : CVECA-BM, MUFEDE, URC-BAM. Au Mali : KONDO JIGIMA, JIGIYASO BA, SORO YIRIWASO. Au S n gal : CAURIE Microfinance . La Transparence Financi re consiste produire, tester, diss miner et utiliser les informations relatives aux r sultats financiers d'une IMF Consultative Group to Assist the Poor (CGAP). Selon le CGAP, le processus menant la transparence financi re M thodologie passe par diff rentes tapes et par plusieurs acteurs : L' laboration de ce guide a t participative et a inclus les t - moignages de tous les partenaires et de diff rents acteurs de ollecte et pr sentation d'informations exactes par l'IMF ;. C la Microfinance en Afrique de l'Ouest. V rification de ces donn es par l'audit interne puis Les premiers enseignements du projet ont t tir s par l' qui- externe ; pe technique de PlaNet Finance Afrique de l'Ouest en re- Analyse, comparaison et appr ciation de la performance prenant le bilan effectu mi-parcours par l'ensemble des par les agences de notation, les investisseurs, les r seaux partenaires et en analysant les r sultats des activit s de la et associations professionnelles, etc.

4 ; deuxi me moiti du projet. Ils ont t partag s et discut s Contr le des r sultats par les organismes de supervision. avec d'autres acteurs du secteur, via des entretiens indivi- duels, afin d'int grer cette capitalisation les exp riences v - La transparence financi re concerne toutes les parties cues lors d'autres projets et programmes similaires dans la prenantes de la Microfinance : les IMF elles-m mes, leurs sous-r gion. clients et leur communaut , les investisseurs et bailleurs, les r seaux et les organisations de support, les agences de nota- Les grandes lignes de ce guide ont ensuite t pr sen- tion et les firmes d'audit, les r gulateurs. t es lors du s minaire de cl ture du projet Transparence Financi re (TF) qui s'est tenu du 21 au 23 novembre 2011. La transparence financi re globale de la Microfinance exige Ouagadougou. Tous les partenaires du projet ont valid les une r gulation et une supervision adapt es et la participation dix bonnes pratiques propos es.

5 Ils les ont enrichies de t - active de chaque acteur. Nous cherchons ici mettre en avant moignages et d'exemples concrets de mise en place de ces les meilleures pratiques de transparence financi re au niveau recommandations. d'une IMF dans les champs d'actions qui la concernent. Ce guide est destin en premier lieu aux IMF souhaitant en Remerciements savoir davantage sur l'int r t et les implications de la trans- En plus des partenaires du projet, nous remercions chaleu- parence financi re et d sirant am liorer leurs pratiques par reusement pour leurs contributions toutes les personnes ren- l'application de recommandations simples et efficaces. Le contr es ou contact es dans le cadre de l' laboration de ce guide a galement vocation tre diffus plus largement aux guide : acteurs de la Microfinance en Afrique de l'Ouest afin de leur faire partager les acquis de notre exp rience en mati re de transparence financi re.

6 10 bonnes pratiques de Transparence Financi re EN Microfinance . Structure du guide Ces 10 bonnes pratiques contribuent la transparence financi re d'une IMF. Ce guide propose aux institutions des moyens de les mettre en uvre. Chaque fiche contient : Un paragraphe expliquant en quoi cette pratique constitue un l ment cl de la transparence financi re ;. Trois cinq facteurs cl s de succ s pour l'application de la bonne pratique ;. Une explication plus compl te des tapes ou des l ments de la mise en place de la bonne pratique ;. Des exemples et des t moignages d'IMF ou d'autres acteurs du secteur venant illustrer concr tement le sujet. Produire des donn es fiables Aligner les RH sur la transparence financi re 10 G rer le SIG de mani re optimale 2 Faire de la transparence une Echanger et publier l'information 9 3 valeur cl de la culture de l'organisation 8 1 4.

7 Analyser les donn es financi res pertinentes et les utiliser pour la prise de d cision Consolider le contr le interne 7 5. 6. Etre transparent pour les clients Renforcer l'audit interne Organiser au mieux l'audit externe 10 bonnes pratiques de Transparence Financi re EN Microfinance . Faire de la transparence une valeur 1. cl de la culture DE L'ORGANISATION. Pourquoi? L'application de principes de bonne gouvernance est pr pond rante pour la promotion en interne et en externe de L a culture organisationnelle est un atout strat gique pour la promotion d'une bonne gouvernance et d'une gestion transparente au sein de l'IMF. Elle influence les comportements l'image d'une organisation transparente. En effet, la transparence doit commencer par la structure m me de l'IMF et par ses organes de gouvernance : des employ s ainsi que leur performance. Elle s'appuie sur un ensemble de normes et sur un syst me de valeurs et de Les lus et dirigeants doivent observer des comportements comportements sociaux qui caract risent l'identit et surtout exemplaires, notamment en vitant les influences et les conflits d'int r t, afin de servir d' mulation pour toutes les personnes l'unit de l'institution.

8 Impliqu es dans la conduite des activit s de l'IMF. En effet, un leader doit tre honn te, comp tent, visionnaire et doit donner de l'inspiration ses quipes. Les personnes li es et apparent es des employ s ou des Facteurs cl s de succ s membres de la gouvernance doivent tre d clar es lors de leur aire de la transparence une valeur cl . D montrer son F recrutement. importance au quotidien par l'exemple Formaliser et am liorer la communication interne Pour assurer la transmission des valeurs l'ensemble du tous les niveaux personnel, d'autres l ments doivent tre mis en place : D finir clairement l'organigramme et les relations La conception et l'application d'un r glement int rieur ainsi que entre les parties d'un code de conduite devant tre sign s par tout le personnel Adopter des politiques et proc dures claires au moment de son entr e dans l'institution.

9 Et applicables par tous Parall lement, la sensibilisation sur la transparence doit tre Faire voluer le syst me de gouvernance en fonction incluse au programme d'int gration des nouveaux employ s. de la croissance de l'IMF Des sessions de rappel pour l'ensemble du personnel doivent tre organis es et peuvent int grer les nouvelles initiatives en cours dans le secteur de la Microfinance , afin que tous comprennent l'importance de ce sujet pour l'institution. Mise en uvre D es politiques et proc dures transparentes doivent tre La transparence financi re ne doit pas tre uniquement vis- - appliqu es par tous et applicables pour tous, notamment en vis des partenaires ou des r gulateurs, elle doit galement tre ce qui concerne le recrutement et la promotion des ressources une vidence en interne, et la transparence doit faire partie des humaines. valeurs de l'institution, tre totalement int gr e sa culture Les politiques de ressources humaines doivent galement organisationnelle.

10 Encourager la valorisation des employ s qui promeuvent la transparence leur niveau et au sein de leurs quipes. De m me, l'application de sanctions doit tre effective pour le personnel d faillant. En ce sens il est envisageable d'inclure le respect des valeurs de l'institution dans la grille d' valuation annuelle des employ s. L'instauration d'un cadre d' change formel pour le personnel peut galement faciliter la transparence et favoriser la remont e des plaintes du personnel: panneaux d'affichage, bo tes id es, r unions d' quipe r guli res sur des sujets RH etc. La mise en place d'un m canisme de bonne gouvernance implique galement l' tablissement de processus et de r glementations fixant la direction, l'administration et le contr le de l'organisation au sein de l'IMF : Un organigramme clair doit tre diffus , accompagn de la d finition des r les de chacun et des responsabilit s et flux inter-fonctionnels, notamment pour les relations entre les lus ou administrateurs et le management sur les prises de d cision strat giques.