Capítulo 4 del Módulo 2 Formulación y ... - …

1 Subdirecci n de Capacitaci n del OSCE Cap tulo 4 del M dulo 2 Formulaci n y aprobaci n de Bases Docente H ctor Marin Inga Huam n Jefe de la Oficina de Asesor a Jur dica Subdirecci n de Capacitaci n del OSCE NDICE I. Ubicaci n de las Bases dentro del esquema de un proceso de contrataci n. II. Definici n de las Bases. III. Estandarizaci n de las Bases. IV. Requisitos para la elaboraci n de las Bases. V. Contenido general de las Bases. VI. Contenido m nimo de las Bases exigido por la normativa. 1. Los mecanismos que fomenten la m s amplia participaci n de proveedores. 2. El detalle de las caracter sticas t cnicas de las prestaciones a contratar. 3. Plazos y mecanismos de publicidad. 4. El valor referencial. 5. Las f rmulas de reajuste. 6. Sistemas de contrataci n. 7. Modalidades. A. Modalidades de selecci n. B. Modalidades de ejecuci n contractual.

2 8. El m todo de evaluaci n y calificaci n de propuestas. VII. rganos que intervienen en la elaboraci n de las Bases. VIII. Modificaci n de las Bases durante el proceso de selecci n. Subdirecci n de Capacitaci n del OSCE Introducci n Cada Entidad P blica que conforma el Estado tiene a su cargo una serie de competencias, las cuales se encuentran dirigidas a la satisfacci n de determinadas necesidades de la sociedad. Estas necesidades muchas veces s lo podr n satisfacerse por medio de la obtenci n de prestaciones, ya sea bienes, servicios u obras, que son brindadas por agentes del mercado. En estos casos, las Entidades P blicas deben exteriorizar su voluntad de contratar, para lo cual deben utilizar los procedimientos establecidos en la normativa de contrataci n p blica. En ese sentido, resulta necesario que las Entidades comuniquen, adem s de sus necesidades, las reglas a las que se someter n los agentes del mercado interesados en contratar con ellas.

3 Para ello, las Entidades deben elaborar las Bases de los procedimientos de contrataci n p blica, que tienen como finalidad dar a conocer las condiciones que deben cumplir los agentes del mercado para participar, postular, competir y contratar con las Entidades P blicas. Siendo las Bases el documento que guiar el comportamiento de todos intervinientes (directos o indirectos) en el procedimiento de contrataci n, su elaboraci n adquiere especial relevancia; pues en la claridad, precisi n y objetividad de sus disposiciones, recaer buena parte del xito de la contrataci n. El objetivo de este cap tulo es fin delinear las pautas generales en la preparaci n de las Bases, que regir n los procesos de selecci n bajo el mbito de aplicaci n del Decreto Legislativo N 1017, Ley de Contrataciones del Estado , y de su Reglamento, aprobado por el Decreto Supremo N 184 2008 EF.

4 Subdirecci n de Capacitaci n del OSCE I. Ubicaci n de las Bases dentro del esquema de un proceso de contrataci n Para el inicio de un proceso de contrataci n espec fico, la Entidad requiere programar previamente sus contrataciones. Esta actividad la realiza elaborando su Plan Anual de Contrataciones, en adelante el PAC, que debe constituir el instrumento de gesti n que le permita a cada Entidad programar las contrataciones de bienes, servicios y obras durante un ejercicio presupuestal. Esto es lo que se denominan los actos programaci n de las contrataciones. Cuando llega el momento de ejecutar las contrataciones de acuerdo a la programaci n efectuada en el PAC, el rea usuaria formula su requerimiento1 con lo que se da inicio al proceso de contrataci n propiamente dicho. Una vez formulado el requerimiento y previa revisi n del mismo, el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, en adelante el OEC, procede a efectuar el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, lo que le permitir saber en qu condiciones se oferta en el mercado el bien, servicio u obra que se pretende contratar.

5 Este estudio le permitir a la Entidad determinar el valor referencial2, la existencia de pluralidad de marcas o potenciales postores, la factibilidad de ser ajustado el requerimiento original, es decir, modificar algunas caracter sticas o condiciones del objeto contractual, identificar algunos factores de evaluaci n, determinar la necesidad de distribuir la Buena Pro3 o cualquier otro aspecto relevante para la contrataci n. De igual forma, ello le permitir definir el sistema de contrataci n4, modalidades de selecci n5, modalidades de ejecuci n contractual, f rmulas de reajuste, entre otros aspectos. Luego, definir el tipo de proceso de selecci n (licitaci n p blica, concurso p blico, adjudicaci n directa o adjudicaci n de menor cuant a) y solicitar internamente la disponibilidad presupuestal, esto es, qu recursos presupuestales se destinar n a esa contrataci n. Adicionalmente, en base a la informaci n obtenida del referido estudio, la Entidad deber determinar el sistema de contrataci n aplicable, la modalidad de selecci n o 1 Al requerimiento se debe adjuntar las especificaciones t cnicas (bienes), t rminos de referencia (servicios o el expediente t cnico (obras), documentos en los que se detalla las caracter sticas, cantidad y dem s condiciones en que se requiere el bien, servicio u obra.)

6 2 El monto determinado por el OEC que incluir todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y, de ser el caso, los costos laborales respectivos conforme a la legislaci n vigente, as como cualquier otro concepto que le sea aplicable y que pueda incidir sobre el valor del bien, servicio u obra a contratar. 3 Esto se da cuando el mercado nos informa que no existe en el mercado un proveedor que pueda atender todo el requerimiento, por lo que se prev la posibilidad de otorgar la Buena Pro a m s de uno. 4 Suma alzada o precios unitarios tarifas o porcentajes. 5 Subasta Inversa y Convenio Marco. Subdirecci n de Capacitaci n del OSCE ejecuci n contractual, si es necesario incorporar alguna regla de reajuste de precios, etc. Concluido el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el OEC deber elaborar un informe de dicho estudio, el cual se servir de base para luego elaborar el Resumen Ejecutivo.

7 Dicho documento deber publicarse en el SEACE junto con las Bases cuando se convoque el proceso de selecci n. Luego de reunida toda esa informaci n, se eleva a la autoridad competente para que apruebe el Expediente de Contrataci n y designe el rgano que conducir el proceso de selecci n. Lo primero que debe hacer el Comit Especial, luego de revisado el Expediente de Contrataci n, es elaborar las Bases que regir n el proceso de selecci n que convocar . Tal como se aprecia, la ubicaci n de las Bases dentro de un procedimiento de contrataci n es en la fase de actos preparatorios. II. Definici n de las Bases Las Bases est n constituidas por un conjunto de disposiciones elaboradas al interior de la Entidad y que tienen como objetivo dar a conocer las reglas que orientar n el procedimiento de selecci n; desde el inicio del tr mite, pasando por sus diferentes etapas, las formalidades requeridas para cada una de ellas, as como el establecimiento de las principales obligaciones contractuales que se originar n con el proveedor seleccionado.

8 Cada una de las Entidades del Estado, para alcanzar las metas y objetivos que anualmente se traza, requiere realizar un conjunto de actos a los que se denomina proceso de contrataci n. La obtenci n de las prestaciones que cubrir n las necesidades de las Entidades P blicas debe pasar por un proceso de selecci n. Este tiene por objeto individualizar de un conjunto de agentes de mercado (potenciales proveedores del Estado) a la mejor oferta a los fines de la Entidad; para tal efecto elabora el documento denominado por nuestra legislaci n como Bases . Las Bases son instrumentos de car cter p blico, toda vez que es necesario que su contenido sea conocido por una mayor cantidad de potenciales proveedores existentes en el mercado, y de esta manera, incentivar su participaci n en el procedimiento de contrataci n p blica. Si ello ocurre, las Entidades pueden llegar a obtener muchas posibilidades para seleccionar al proveedor que cubrir su necesidad.

9 Subdirecci n de Capacitaci n del OSCE Asimismo, el car cter p blico de las Bases comprende el conocimiento que debe tener de stas la sociedad civil en general, interesada en informarse sobre el manejo y gasto de los recursos provenientes del tesoro p blico. Las Bases se convierten de esta manera en un instrumento que trasciende el procedimiento de selecci n, dada su capacidad de medir la gesti n de los funcionarios a cargo de realizar estos procedimientos. De otro lado, las Bases deben reflejar las necesidades que deben ser cubiertas por las Entidades de acuerdo sus competencias, as como las disposiciones fijadas por la legislaci n. De esta manera podemos distinguir en las Bases dos tipos de disposiciones: las generales y las especiales. Las disposiciones generales contienen reglas comunes a todos los procedimientos de selecci n de un mismo tipo, y al contrato que se suscribir producto de este6.

10 Las disposiciones espec ficas en cambio, contienen las reglas que ata en directamente a la prestaci n que es objeto del procedimiento, como por ejemplo, las caracter sticas t cnicas y la metodolog a de evaluaci n, entre otros aspectos; disposiciones que a su vez reflejaran las particularidades del procedimiento de selecci n. III. Estandarizaci n de las Bases Conforme a lo dispuesto en el art culo 26 de la Ley, el OSCE, mediante Directivas, aprobar las Bases Estandarizadas, cuyo uso ser obligatorio por parte de las Entidades. Esta disposici n es concordante con el art culo 38 del Reglamento, que dispone la aprobaci n como m nimo de 16 Bases est ndar. Mediante la Directiva N 002 2010 OSCE/DS, se aprob las Disposiciones sobre contenido de las Bases Estandarizadas que las Entidades del Estado utilizar n obligatoriamente en los procesos de selecci n que convoquen.