Checkliste Stellenbesetzung - herwig-lempp.de

1 Johannes Herwig-Lempp Checkliste Stellenbesetzung ver ffentlicht in: Socialmanagement 3/1993, S. 49-50. Soziale Einrichtungen haben oft keine eigene Personalabteilung. Die LeiterInnen sind gelernte SozialarbeiterInnen oder ErzieherInnen, die sich die die f r Leitung und F hrung einer Einrichtung notwendigen Kenntnisse selbst aneignen m ssen. Dies betrifft auch alles, was im Zusammenhang mit der Einrichtung und der (Neu-)Besetzung einer Stelle zusammenh ngt. Insbesondere kleinere Einrichtungen und im Aufbau befindliche Projekte, bei denen Stellenbesetzungen selten anfallen, stehen dann vor der Situation, sich die notwendigen Schritte jedesmal neu zusammensuchen zu m ssen. Hierbei soll die " Checkliste Stellenbesetzung " eine Hilfe bieten, die wichtigsten Punkte zu bedenken. Eine Checkliste kann dazu beitragen, rechtzeitig Fragen der Entscheidungskompetenzen, der Beteiligungen und des Verfahrensablaufs zu besprechen, zu kl ren und f r alle Seiten offen zu legen.

2 Damit lassen sich bestimmte Unsicherheiten, Verwirrung und daraus entstehende Konflikte rechtzeitig vermeiden. Allerdings l sst sich ein Bewerbungsverfahren nicht allein "technisch" l sen. Grunds tzlich sollte bedacht werden: Stellenbesetzungen haben weitreichende Folgen f r die Einrichtung: die neue StelleninhaberIn wird nicht nur unmittelbar ihren eigenen Arbeitsplatz ausf llen, sondern Wirkung und Einfluss haben auf ihre KollegInnen, die Klientinnen, kooperierende Einrichtungen, kurz: auf die Einrichtung und auf das Bild, das die Einrichtung nach au en vermittelt. Bewerbungsverfahren selbst sind immer auch ffentlichkeitsarbeit und zeigen weitreichend Wirkung. Beispielsweise in der Stellenausschreibung, die ja eine Selbstdarstellung ist. BewerberInnen haben einen Anspruch auf H flichkeit und Korrektheit. Ihre Bewerbungen sind nach innen und nach au en vertraulich zu behandeln. Auch abgelehnte BewerberInnen k nnen durch das Bewerbungsverfahren einen guten Eindruck von der Einrichtung bekommen - und weitergeben.

3 Sind Kompetenzen und Verfahrensablauf bei einer Stellenbesetzung klar und f r alle durchschaubar geregelt, wird es innerhalb der Einrichtung weniger Konflikte darum geben. Es ist daher sinnvoll und langfristig gesehen von Nutzen, bei der Besetzung einer Stelle ausreichend und in der Bedeutung angemessener Weise Sorgfalt, Zeit und Geld aufzubringen. Herwig-Lempp, Checkliste Stellenbesetzung 2. Checkliste Bedarfsfeststellung Kl rung des Bedarfs der Besetzung bzw. der Neueinrichtung einer Stelle. Erstellung eines Anforderungsprofils unter Ber cksichtigung von Besonderheiten (Berufsausbildung, Zusatzqualifikationen, Mann/Frau usw.). Berechnung der Kosten der Stelle (einschlie lich der Folgekosten wie Fortbildung, Supervision, Reisekosten o..), Kl rung der Finanzierung. Planung des Besetzungsverfahrens und Absprache aller Beteiligten Wer hat die Federf hrung (Organisation, Schriftverkehr etc.) f r das Bewerbungsverfahren? Wer ist am Auswahlverfahren in welchem Punkt beteiligt (Leitung, Vorgesetzte, zuk nftige Kollegen, Personalrat/Mitarbeitervertretung): AnsprechpartnerIn f r telefonische und schriftliche Anfragen Durchsicht der eingegangenen Bewerbungsunterlagen, Entscheidungen ber Einladung zu Vorstellungsgespr chen bzw.

4 Beteiligung daran sowie Vorschlags- und Vetorechte Teilnahme an Vorstellungsgespr chen Entscheidung ber Stellenbesetzung (Vetorecht). Beteiligungsrechte von Personalrat/Mitarbeitervertretung Einbeziehung der zuk nftigen KollegInnen/ des Teams Terminplanung: - vorgesehener Einstellungstermin - Erscheinungstermin der Stellenanzeige - Ende der Bewerbungsfrist - Termin f r Vorauswahl nach Unterlagen - Termine f r Bewerbungsgespr che - evtl. Termine 2. Runde Stellenausschreibung Wie viel kann und soll die Stellenausschreibung kosten? Wo und wie wird ausgeschrieben: In welchen regionalen und berregionalen Zeitungen/Zeitschriften? Mitteilungen ber zu besetzende Stelle auch an - Arbeitsamt - Hochschulen - Dachverband (interne Ausschreibungen). - MitarbeiterInnen der eigenen Einrichtung - kooperierende Einrichtungen? Inhalt der Stellenanzeige: Sie soll Informationen enthalten ber den Tr ger, - die zu besetzende Stelle, - Erwartungen und Anforderungen an die BewerberInnen, Herwig-Lempp, Checkliste Stellenbesetzung 3.

5 - Leistungen, die geboten werden, - Bewerbungsfrist, - evtl. Name und Telefonnummer einer AnsprechpartnerIn - Adresse. Eingang der Bewerbungen Notate ber telefonische Anfragen und erste Eindr cke. Eintrag der eingegangenen Bewerbungen in eine Liste. Best tigung des Eingangs mit - Dank f r die Bewerbung vom .. (Datum). - Bitte um Verst ndnis f r Dauer der Bearbeitung - Hinweis, baldm glichst oder innerhalb von .. wieder von der Einrichtung zu h ren - Bitte um Sicherstellung, da BewerberIn kurzfristig zu erreichen ist (auch bei Urlaub etc.). Anlegen als Akte (oben Anschreiben, darunter die eigenen Schreiben, den Lebenslauf, Zeugnisse). Keine Besch digung (Lochen, Beschriften etc.) der eingereichten Unterlagen Gesammelte Ablage aller eingegangenen Bewerbungen an einem Ort, obenauf eine aktuelle Liste aller eingegangenen Bewerbungen Datenschutz: Sichere Aufbewahrung und grunds tzlich Vertraulichkeit und Verschwiegenheit sowohl innerhalb der Einrichtung als auch nach au en.

6 Bewerbungen, die nach Abschluss der Frist eingehen, je nach Absprache und Bedarf noch aufnehmen oder zur ckschicken, evtl. nur vorl ufig zur ckstellen f r den Fall, da unter den fristgerecht eingegangenen Bewerbungen nicht genug geeignete BewerberInnen sind (dies im Brief mit der Eingangsbest tigung mitteilen). Vorauswahl Nach Abschluss der Frist Durchsicht der Unterlagen erfolgt die Auswahl von einzuladenden BewerberInnen, evtl. noch unterscheiden zwischen absolut nicht in Frage kommenden BewerberInnen und solchen, die evtl. in einer zweiten Runde zum Zuge kommen Festsetzung von Reihenfolge und Termin(en) der Vorstellungsgespr che Die Unterlagen derer, die absehbar nicht f r die Stelle in Betracht kommen, m glicherweise sofort mit einem kurzen Schreiben versehen zur ckschicken. Einladung zum Gespr ch Die ausgew hlten BewerberInnen erhalten einen Brief mit - Hinweis auf Vorauswahl unter den Bewerbungen - der Einladung zu einem pers nlichen Gespr ch - Datum, Zeit, Ort, evtl.

7 Wegbeschreibung - evtl. Informationen ber die voraussichtliche Dauer - Hinweis auf (keine/ begrenzte) Fahrtkostenerstattung - evtl. bereits Informationen ber Tr ger, Einrichtung und Stelle - der Bitte um telefonische Best tigung des Termins bis zum .. Herwig-Lempp, Checkliste Stellenbesetzung 4. Vorbereitung und Planung der Vorstellungsgespr che Evtl. Zusammenstellung der wichtigsten Unterlagen (Anschreiben und Lebenslauf der BewerberIn) der BewerberInnen f r alle am Gespr ch Beteiligten. Termingestaltung mit ausreichend Zeit f r - die einzelnen Vorstellungsgespr che, - zwischen den Gespr chen zur Beratung, - nach Abschluss der Vorstellungsrunde zur Beratung und Entscheidungsfindung Vorbereitung des Raumes (Sitzordnung), evtl. Bereitstellung von Getr nken etc. Verst ndigung ber evtl. Verwendung von Anforderungsprofilen und Bewertungsskalen Absprache ber Punkte, die mit den BewerberInnen angesprochen werden m ssen Kl rung der Gespr chsf hrung und wer sich wann wie am Gespr ch beteiligen darf/ soll Sicherstellung von ausreichend Zeit im Anschluss an die Gespr che (ein bis drei Stunden), um die Ideen und Vorstellungen ausreichend ventilieren zu k nnen.

8 Bei gr eren Gruppen: evtl. Namensschildchen (und Funktion) zur Orientierung der BewerberInnen Das Vorstellungsgespr ch Begr ung, alle setzen sich, erst dann Vorstellung der Anwesenden einschl. ihrer Funktionen Kontextkl rung: Bezug auf Vorauswahl aus schriftlichen Bewerbungen. Ziel des Gespr chs ist Kennenlernen und gegenseitige Information als Entscheidungsgrundlage ber Stellenbesetzung f r beide Seiten berblick ber den zeitlichen Rahmen und die Vorstellung von der Gliederung des Gespr chs M gliche Fragen an die BewerberInnen k nnen sein: - "Was interessiert und reizt Sie an der ausgeschriebenen Stelle?". - "Welche besonderen Kenntnisse, F higkeiten und Erfahrungen bringen Sie f r diese Stelle mit? Wo liegen Ihre St rken?". - "Was haben Sie f r Erwartungen an den Arbeitsgeber?". - "Wie w rden Sie die Aufgabe angehen, welche konkreten Vorstellungen haben Sie, wie Sie die Stelle ausf llen w rden?". - "Wo wollen Sie ihre Vorstellungen einbringen, wie sie umsetzen?

9 ". - "Wo sehen Sie ihre m glichen Schw chen? Wo k nnten Sie evtl. Unterst tzung w nschen?". Informationen ber die zu besetzende Stelle, die Einrichtung, den Tr ger etc. Den BewerberInnen ausreichend Gelegenheit geben, selbst Fragen zu stellen und sich zu informieren: hier k nnen sie zeigen, wieweit sie sich bereits Gedanken zu der Stelle gemacht haben. Gehaltsvorstellungen, Eingruppierung Entwicklungsm glichkeiten f r die StelleninhaberIn Besondere Arbeitsbedingungen (F hrerschein, PKW, Flexibilit t in der Arbeitszeit etc.). ansprechen M glichen Einstellungstermin kl ren, Verpflichtungen gegen ber bisherigen Arbeitgeber ansprechen Erstattung der Fahrtkosten f r das Vorstellungsgespr ch Herwig-Lempp, Checkliste Stellenbesetzung 5. Termin absprechen, bis wann eine Benachrichtigung ber die Entscheidung mitgeteilt wird (ausreichend Zeit auch f r unerwartete Beratungen, Kl rungsprozesses mit anderen Bewerbern etc. einkalkulieren, d. h. mind. 14 Tage). Bitte um Benachrichtigung dar ber, wenn die BewerberIn kein Interesse mehr an der Stelle hat.

10 Dank f r das Gespr ch. Beratung und Entscheidung F r den Beratungs- und Entscheidungsproze sollten ausreichend Zeit, Getr nke, Nahrungsmittel und Frischluft, insbesondere wenn er unmittelbar nach der Vorstellungsrunde stattfindet, zur Verf gung stehen. Entscheidungskompetenzen (auch Veto- und Mitspracherechte) sollten vorher gekl rt sein, ebenso, ob eine Konsensentscheidung angestrebt wird oder nicht. Die Entscheidung selbst sollte m glicherweise nochmals berschlafen werden. Best tigung Personalrat/Mitarbeitervertretung informieren und das Verfahren entsprechend den Beteiligungsrechten auf Korrektheit berpr fen lassen. Der BewerberIn die Entscheidung m ndlich oder schriftlich mitteilen. Evtl. Frist zur Annahme einr umen. Dienstvertrag vorbereiten, der Personalrat/Mitarbeitervertretung zur Kenntnis geben, von der Stellenanw rterIn unterschreiben lassen Erst dann Absage an die anderen BewerberInnen mit - Hinweis, da die Stelle besetzt werden konnte, - evtl.