Comment classer mes documents - Arch

1 110 Archives g n rales du Royaume et Archives de l tat dans les ProvincesSection Surveillance, avis et coordination de la collecte et de la s lectionComment classer mes documents ?Brochures de recommandations et de conseilVersion d cembre 2011 R gles de base et recommandations pour le classement des documents au sein de votre organisationComment classer mes documents ? R gles de base et recommandations pour le classement des documents au sein de votre organisation2 SOMMAIREINTRODUCTION ..5LE classement , C EST QUOI ? ..6 POURQUOI classer ? ..7 1. Obligation(s) l gale(s) ..7 2. N cessit vitale ..7 QUAND classer ? ..8 1. Le cycle de vie d un document ..8 Les documents dynamiques et semi-dynamiques ..9 Les documents statiques ..9 2. classer rapidement ..9 Comment classer ?

2 10 1. Les niveaux de classement ..10 documents isol s (ou pi ces) ..10 Dossiers ..10 S ries ..10 Fonds d 2. Comment classer les documents ? ..12 3. Comment classer les dossiers en s ries ? ..13 4. Quel ordre tablir l int rieur d un dossier ? ..14 Comment LABORER SON PLAN DE classement ? ..15 1. D finition et int r t ..15 2. Exigences d un plan de classement ..15 Une structure logique ..16 Une exhaustivit ..16 3. Les types de plans de classement ..17 Selon les fonctions : plan de classement de type Selon l organisation : le plan de classement de type structurel ..18 Selon l objet : le plan de classement th matique ou syst matique ..183 Comment CHOISIR UN TYPE DE PLAN ? ..19 1. Pr f rence pour un classement fonctionnel.

3 19 2. Combinaison de m thodes ..19 3. Un mod le de plan de classement ..20 Comment IDENTIFIER CHAQUE DOSSIER OU DOCUMENT AU SEIN DU PLAN DE classement ? ..22 1. La codification ..22 2. La cotation ..22 3. L index ..23 QUELQUES ASTUCES pour R USSIR SON classement ..24 1. Comment laborer un plan de classement ? ..24 2. Comment introduire et maintenir un plan de classement au sein d une administration ? .. 25 3. Faut-il appliquer le plan de classement aux archives ant rieures ? ..26 4. Qu en est-il des documents lectroniques ? ..27 5. Derni re tape : le rangement ..29 LISTE D ADRESSES ..325 INTRODUCTIONDans tout organisme, le personnel est confront la probl matique du classement et de l archivage. Il doit pouvoir retrouver les documents re us et produits quand il en a besoin.

4 Le classement doit donc tre vu comme un outil et non une contrainte abstraite, pour un organisme et ses membres. Il donne une structure logique et hi rarchique qui permet de classer tous les documents , sur tous les supports, que les organismes produisent ou qu ils re oivent dans le cadre de leurs activit op rations qui participent au classement des documents sont tr s souvent per ues comme contraingnantes et rel gu es au second plan, le classement est cependant une t che essentielle au sein de tout organisme car sa bonne int gration et son utilisation ad quate d termineront la qualit des services rendus. Reporter plus tard le classement n est pas une solution durable. L exp rience montre d ailleurs que chaque agent consacre une part importante (parfois excessive) de son temps de travail retrouver des documents mal class s (dossiers incomplets, classement parall le, etc.)

5 Autant d exemples qui conduiront in vitablement une d gradation de l environnement de travail pouvant engendrer de mauvaises prises de d cision. Les constats actuels montrent l urgence d une prise en consid ration : manque d uniformit , de m thode et de continuit . Manque de temps et manque de moyens (humains et logistiques) sont des causes tr s souvent avanc es. Mais on peut retorquer que le temps perdu lors de recherches ult rieures est souvent plus important : une demie-heure de classement aujourd hui, c est une heure de gagn e cette optique, il est utile de rappeler quelques r gles de base et des recommandations pratiques peuvent vous aider dans la mise en place d un syst me de classement simple et efficace au sein de votre organisation. Cette brochure est une premi re tape vers une meilleure gestion courante de vos documents .

6 pour de plus amples renseignements, veuillez prendre contact avec les Archives generales du Royaume et Archives de l Etat dans les Provinces (coordonn es sur le site internet ) ou envoyez un e-mail Vos suggestions et vos remarques en rapport avec la pr sente brochure sont les classement , C EST QUOI ?Le classement consiste g rer de mani re organis e et structur e des documents . En d autres mots, il consiste mettre dans un certain ordre un ensemble d l ments des documents par exemple - ou les mettre leur place (par exemple : classer des lettres dans un dossier, classer des dossiers dans une rubrique d un classement ).Dans la pratique, le classement s effectue en deux temps : tout d abord, cr er un cadre g n ral de classement sous forme de cat gories structur es : c est l tape qui d finira une place pour chaque type de document / de dossier ; ensuite, placer dans chacune des cat gories d finies dans un classement les documents qui sont cr s : c est l tape o chaque document est class dans une cat terme classement est souvent confondu avec le terme rangement !

7 L e classement des documents est la mise en ordre intellectuelle des documents , leur organisation logique et rationnelle le rangement est l op ration mat rielle consistant placer des documents d une mani re ordonn e dans du mat riel de conditionnement ou dans du mobilier de rangementIl n est possible de ranger efficacement des documents que si l on a mis pr alablement en place un syst me de classement !7 POURQUOI classer ?1. Obligation(s) l gale(s) Le classement des archives est une obligation l gale pour les administrations publiques. Celles-ci doivent non seulement conserver leurs documents , mais les conserver en bon tat, ordonn es et accessibles (cf. article 1, 1 de la Loi sur les archives du 24 juin 1955, modifi e par la Loi du 6 mai 2009).

8 Cette r gle de base doit tre respect e par toute institution ayant l obligation l gale de verser ses archives dans un des d p ts des Archives de l tat. Les documents d archives quels que soient leur forme ou leur support en d sordre ou livr s en vrac sont refus s tant que les institutions productrices d archives ne les ont pas, leurs frais, identifi s et reclass s correctement. Une autre disposition l gale impose aux organismes publics de rendre leurs documents accessibles au citoyen. Il s agit de la loi relative la publicit de l administration (Loi du 11 avril 1994). Malgr le fait que cette loi n impose rien sur la mani re de conserver les documents , il est n anmoins plus ais pour une administration de mettre en place des r gles et des proc dures de classement uniformes afin de se conformer aux dispositions l gales en la mati N cessit vitale Le classement des archives est une obligation l gale, mais c est d abord et avant tout une n cessit vitale pour toute organisation qu elle soit publique ou priv e.

9 On ne classe pas un document uniquement la cl ture d un dossier mais aussi et surtout pour le retrouver ult rieurement et donc le rendre accessible. Besoin d un avis ou d un Archives de l tat et leur section Surveillance & Avis sont votre service pour vous aider laborer votre classement de document/d archive. Consultez r guli rement les informations disponibles et mises jour sur le site web ou envoyez votre demande Les principaux avantages d un classement rigoureux garantir la transparence et le droit d acc s aux documents (en conformit avec la loi sur la publicit des actes administratifs). am liorer l efficacit de la gestion et de la conservation de l information et des connaissances (gain de temps, qualit du travail, partage de l information, continuit du service, archivage) faciliter la prise de d cision assurer la protection de l information sensible et classifi e (gestion du risque)8 QUAND classer ?

10 Il importe tout d abord de pr ciser que le classement des archives peut intervenir tout instant, d s la phase de production d un document jusqu sa phase de conservation d finitive. Il est vident que plus le classement est assur t t, mieux les documents seront g r s et conserv s efficacement. En principe, une administration ne classe pas ses documents / ses archives afin de faciliter la consultation ult rieure des chercheurs mais davantage pour elle-m me, en vue de l ex cution de ses t ches. Le classement des documents courants (archives dynamiques et semi-dynamiques) par le producteur d archives est fondamental. On parle de classement originel. Ce classement originel pour autant qu il existe et qu il soit coh rent doit tre conserv tout au long du cycle de vie car il est le reflet des activit s (processus de travail) du producteur d Le cycle de vie d un document Dois-je classer tous mes documents (papier et lectronique) ?