COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ... - …

1 como CLASSIFICAR E ORDENARDOCUMENTOS DE ARQUIVOJ anice Gon alves Reedi o com corre o S o Paulo 1998 como FAZER 2 - como CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVOGOVERNO DO ESTADO DE S O PAULOM RIO COVASGOVERNADORSECRETARIA DE ESTADO DA CULTURAMARCOS MENDON ASECRET RIODEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOSMARILDA SUYAMA TEGGDIRETORADIVIS O DE ARQUIVO DO ESTADOFAUSTO COUTO SOBRINHODIRETORDIVIS O DE ARQUIVO DO ESTADO DE S O PAULOR. Volunt rios da P tria, 596 - SantanaCEP: 02010-000 S o Paulo - SP - BrasilFones / Fax: (011) 6221-1924 / 6221-4785 como CLASSIFICAR E ORDENARDOCUMENTOS DE ARQUIVOJ anice Gon alvesOficina realizada no dia 08 de novembro de 1997 pela AAB/SP Associa o dos Arquivistas Brasileiros / N cleo Re-gional de S o Paulo, como resultado do Projeto ComoFazer.

2 Tvolume 2S o Paulo1998 como FAZER 2 - como CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVOASSOCIA O DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROSN CLEO REGIONAL DE S O PAULO - AAB/SPDiretoria:Ana Maria de Almeida Camargo (Diretora)Silvana Goulart Fran a Guimar es (Vice-Diretora)Rita de C ssia Martinez Lo Schiavo (Secret ria)Jo o Martins Rodrigues Neto (Tesoureiro)Comiss o de cursos:Viviane Tessitore (Coord.)Ana C lia Navarro de AndradeMaria Ang lica Campos ResendeSimone Silva FernandesDIVIS O DE ARQUIVO DO ESTADOC oordena o editorial: Lauro vila PereiraEditora respons vel: S lnia Nunes MartinsRevis o:Beatriz Cavalcanti de ArrudaTereza Regina Leme de Barros CordidoEquipe t cnica:Adriana Cristina ZambriniAndr Oliva Teixeira MendesAntonio Pedro Leme de BarrosD bora de Castro Ara joCO-EDI OIMESP - Imprensa Oficial do Estado de S o PauloAGRADECIMENTOSFUNDUNESP - Funda o para o Desenvolvimento da UNESPGon alves, CLASSIFICAR e ORDENAR DOCUMENTOS de arquivo / Janice Gon alves.

3 S o Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 37 p. : il. ; 23 cm. -- (Projeto como fazer; v. 2)ISBN stica - Classifica o. 2. Ordena o - Arquiv stica do Estado (S o Paulo). II. T tulo. III. S rieCDD - - rioApresenta o .. 7 Introdu o .. 9 Classifica o e ordena o de 11 Classifica o, identifica o dos DOCUMENTOS e an lise 15 Bibliografia 37 como FAZER 2 - como CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVOA presenta oA instala o do Arquivo do Estado de S o Paulo em pr diopr prio, na rua Volunt rios da P tria, 596, Santana, Capital, comdepend ncias apropriadas para abrigar seu rico acervo e pessoalt cnico em n mero suficiente para o desenvolvimento de suasatividades, permitiu-lhe assumir uma fei o muito mais din mica,passando a assumir o papel de relevo que lhe cabe historicamentena administra o p blica e entre seus cong nova fase da institui o manifesta-se, entre outros as-pectos.

4 Pela amplia o da gama dos servi os prestados na reacultural, dentre os quais destaca-se a publica o sistem tica deinstrumentos de pesquisa, e de manuais t cnicos que auxiliem noprocesso de forma o e aperfei oamento dos profissionais da reade Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, devaliosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com aImprensa Oficial do Estado e a Associa o dos ArquivistasBrasileiros AAB N cleo Regional de S o Paulo. A primeira de-las vem possibilitando o desenvolvimento de um extenso programade publica es (vinte e tr s previstas apenas para este ano), e asegunda tem resultado numa assessoria permanente tanto for-mal, quanto informal na rea da Arquiv stica, eis que a AAB/SPcongrega especialistas de renome internacional nesse campo deatua presente publica o , pois, o resultado do esfor o conju-gado das tr s institui es e integra o Projeto como Fazer , elabo-rado pela Comiss o de Cursos da AAB/SP.

5 Orientado, como o pr -prio nome indica, para aspectos pr ticos do dia a dia dos profissio-nais da rea, esse projeto prev uma s rie de outras publica es,sempre de autoria de professores com larga experi ncia na organi-za o de dire o e o corpo t cnico do Arquivo do Estado sentem-segratificados pelos excelentes frutos j colhidos desse prof cuo rela-cionamento, contando que o mesmo se perpetue e se intensifique,em benef cio da comunidade arquiv stica e da cultura em Fausto Couto SobrinhoDiretor T cnico do Arquivo do EstadoCOMO FAZER 2 - como CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO7 8 Introdu oO Projeto como Fazer compreende uma s rie de oficinasde trabalho que abordam temas espec ficos em profundidade, tan-to em seu aspecto te rico, quanto metodol gico e operacional, ca-pacitando o aluno a planejar e realizar as atividades inerentes aoaspecto da Arquiv stica em foco.

6 Visa o aperfei oamento t cnicode profissionais que j atuam na rea e que possuem, no m nimo, on vel m dio completo, bem como conhecimentos arquiv sticos b si-cos. como uma de suas marcas caracter sticas, para cada Oficina elaborado um Manual, de responsabilidade do Gon alves, autora deste como CLASSIFICAR e orde-nar DOCUMENTOS de arquivo , mestre em Hist ria Social pela Uni-versidade de S o Paulo, especialista em Arquivos P blicos e,atualmente, superintendente da Funda o Pr -Mem ria o de Cursos da AAB/SPCLASSIFICA O E ORDENA ODE DOCUMENTOSO TEMA E O MANUALO presente manual aborda privilegiadamente dois procedimentost cnicos arquiv sticos de fundamental import ncia: a classifica o e a orde-na o.

7 As reflex es aqui contidas s o, como de esperar, produto do contatocom a bibliografia da rea arquiv stica, do conv vio com profissionais da reae da experi ncia com o processamento t cnico de DOCUMENTOS de decorre que as posi es assumidas no manual, em rela o s diversasquest es abordadas, sejam, em muitos aspectos, amplamente compartilha-das, enquanto que em outros, n quest es tratadas est o integradas ao tecido vivo do debatearquiv stico e, portanto, sujeitas a questionamentos de maior ou menor pro-fundidade. Entendo que as diverg ncias mais significativas est o indicadas,mas, considerado o pr prio perfil de um manual, n o s o objeto de longasexplana es: apenas pontuam o texto, sugerindo ao leitor pausas de refle-x o para que ele matize, repense e reelabore a argumenta o , procurei fazer com que o manual, de forma breve e compacta, cum-prisse sua voca o, reunindo informa es e apresentando discuss es t c-nicas essenciais sobre o tema - servindo, enfim, como ferramenta de traba-lho dos profissionais da rea arquiv stica -, sem ser confundido, por m, como mero arrolamento de regras est O E ORDENA O:UMA PRIMEIRA APROXIMA OClassifica o ou arranjo?

8 INo meio arquiv stico brasileiro, foiconsagrada a distin o entre classifica o e arranjo . De acordo com tal distin o, a classifica o corresponderia s opera est cnicas destinadas a organizar a documen-ta o de car ter corrente, a partir an lisedas fun es e atividades do organismo pro-dutor de arquivos. Por seu turno, o arran-jo englobaria as opera es t cnicas desti-nadas a organizar a documenta o decar ter a classifica oquanto a ordena o est o a ser-vi o da organiza o dos docu-mentos. Do ponto de vistaarquiv stico, conv m que ambasestejam articuladas, para que aorganiza o possa resultar FAZER 2 - como CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO911 Classifica o ou arranjo? IIEm ambos os casos, po-r m, o procedimento b sico o mesmo: definir grandes clas-ses abstratas quecorrespondam, de forma coe-rente e articulada, s fun ese atividades do organismo amquest o, no per odo recobertopela documenta o a ser or-ganizada.

9 Ineg vel que as condi esem que o tratamento t cnicoda documenta o feito, emum e outro caso, s o bastan-te diferentes; no entanto,pode-se considerar o trabalhot cnico a ser realizado subs-tancialmente diverso, a pontode merecer outra denomina- o?O objetivo da classifica o , basicamente, dar visibilidade sfun es e s atividades do organismo produtor do arquivo, deixando cla-ras as liga es entre os DOCUMENTOS . Podemos entender que a classifi-ca o , antes de tudo, l gica: a partir da an lise do organismo produtorde DOCUMENTOS de arquivo, s o criadas categorias, classes gen ricas,que dizern respeito s fun es/atividades detectadas (estejam elas con-figuradas ou n o em estruturas espec ficas, como departamentos, divis6esetc.)

10 Exemplo: uma classe Adminis-tra o de Finan as , subdividida emquatro outras: Controle orgament6riogeral , Receita , Despesa , Movi-menta o banc ria . Outro exemplo:uma classe Departamento Financei-ro , subdividida em duas: Contabili-dade e Tesouraria . Nas subclasses,ser o inseridas as s ries tipol gicas:notas de empenho e comprovantesde pagamento, ligados s atividadesde despesa controladas pela rea deContabilidade; extratos banc rios, fo-lhas de concilia o banc ria, registrodi rio de caixa e bancos, todos liga-dos s atividades de controle da mo-vimenta o banc ria, de modo classifica o geralmentetraduzida em esquema no qual a hi-erarquia entre as classes esubclasses aparece representada es-pacialmente.