CONTROL INTERNO DE EFECTIVO INTRODUCCIÓN

1 CONTROL INTERNO DE EFECTIVO INTRODUCCI N El CONTROL INTERNO ha sido preocupaci n de las entidades, en mayor o menor grado, este se implanta con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviaci n respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos por la empresa. Dichos controles permiten a la direcci n hacer frente a la r pida evoluci n del entorno econ mico y competitivo, as como a las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su estructura para asegurar el crecimiento futuro. En el presente trabajo se aborda acerca del CONTROL INTERNO , sus elementos, principios, objetivos, clasificaci n y el CONTROL INTERNO aplicado al EFECTIVO . CONTROL INTERNO Plan de organizaci n entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa p blica, privada o mixta, para obtener informaci n confiable, salvaguardar bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesi n a su pol tica administrativa.

2 Una segunda definici n definir a al CONTROL INTERNO como el sistema conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre s , tienen por objetivo proteger los activos de la organizaci n. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO a) Organizaci n: Establecimiento de relaciones de conducta entre trabajo, funciones, niveles y actividades de empleados para lograr su m xima eficiencia. b) Cat logo de cuentas: Relaci n del rubro de cuentas de activo, pasivo y capital, costos, resultados y de orden, agrupados de conformidad con un esquema de clasificaci n estructuralmente adaptado a las necesidades de una empresa determinada, para el registro de sus operaciones.

3 C) Sistema de contabilidad: d) Estados financieros: Documentos que muestran la situaci n financiera de la empresa, la capacidad de pago de la misma, a una fecha determinada, pasada o futura o bien el resultado de operaciones obtenidas en un per odo o ejercicio, pasado o futuro en situaciones normales o especiales. e) Presupuestos y pron sticos f) Entrenamiento, eficiencia y moralidad del personal: Elemento del CONTROL INTERNO que tiene por objeto que todos los empleados lleguen a poseer preparaci n, conocimientos y experiencia para alcanzar las metas y objetivos de la empresa p blica, privada o mixta. g) Supervisi n y vigilancia: Para la obtenci n de la m xima eficiencia del sistema de CONTROL INTERNO es necesaria su vigilancia peri dica y met dica por parte de: gerente general, contralor, comisarios, consejo de vigilancia, auditores internos, auditores externos, etc tera.

4 PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO Responsabilidad delimitada Se deben establecer por escrito las responsabilidades de cada cargo y hacerlas conocer a los interesados. Por ejemplo: la responsabilidad de autorizar los pagos recaer en una sola persona, quien tenga conocimiento de ella. Separaci n de funciones de car cter incompatible D e b e e x i s t i r una adecuada segregaci n de funciones y deberes, de modo que una sola persona no controle todo el proceso de una operaci n. Por ejemplo: el cajero no debe ser correntista, ni tenedor de libros, que son funciones incompatibles y deben ser desempe adas por distintas personas. Servidores h biles y capacitados Se debe seleccionar y capacitar adecuadamente a los empleados, para aumentar la eficiencia y econom a en sus labores.

5 Por ejemplo: el cargo de contador debe ser desempe ado por una p e r s o n a q u e p o s e a t t u l o p r o f e s i o n a l y la e x p e r i e n c i a c o r r e s p o n d i e n t e a su nivel de responsabilidad. Aplicaci n de pruebas continuas de exactitud Consiste en la verificaci n peri dica y sorpresiva de las operaciones; deben aplicarse para asegurar la correcci n en las operaciones. Por ejemplo: comparar con otra persona el total cobrado diario con el total depositado en bancos. Movimiento de personal Llevar a cabo un movimiento de personal hasta donde sea posible y exigir que los empleados de confianza disfruten de sus vacaciones, en especial aquellos empleados que d e s e m p e a n c a r g o s de responsabilidad sobre recursos financieros o materiales.

6 Esta medida permitir entre otras cosas: capacitar a los empleados en otras labores de la a d m i n i s t r a c i n ; e r r a d i c a r la i d e a de q u e hay e m p l e a d o s indispensables y descubrir errores y fraudes, cuando se hayan cometido. Fianzas Los empleados que manejan recursos financieros, valores o materiales, deber n estar afianzados, a fin de permitir a la entidad, resarcirse adecuadamente de una p rdida o de un fraude efectuado por ellos mismos. Por ejemplo: el cajero, los cobradores, los pagadores, el bodeguero, etc. Instrucciones por escrito Las instrucciones al personal para el desempe o de sus funciones deber n darse por escrito, en forma de descripci n de cargos. Esto contribuye a que los empleados cumplan m s eficientemente con su trabajo, por cuanto las rdenes o instrucciones impartidas verbalmente pueden olvidarse o malinterpretarse.

7 Uso de formas pre numeradas: Deber n utilizarse formas pre numerado e impresas para la documentaci n importante. Por ejemplo: recibos, rdenes de compra, facturas, comprobantes de caja chica, entradas y salidas de almac n, etc. Asimismo, se mantendr un CONTROL f sico sobre el uso y las existencias de dichas formas, las cuales deber n conservarse en estricto orden num rico. Evitar el uso de dinero en EFECTIVO : El uso de dinero en EFECTIVO se debe limitar solo para compras menores por medio del fondo fijo de caja chica. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO Entre los principales objetivos del CONTROL INTERNO est n los siguientes. Proteger los activos de la organizaci n evitando p rdidas por fraudes o negligencias. Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la direcci n para la toma de decisiones.

8 Promover la eficiencia de la explotaci n. Estimular el seguimiento de las pr cticas ordenadas por la gerencia. Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua. CLASIFICACI N DEL CONTROL INTERNO El CONTROL INTERNO incluye controles que pueden ser catalogados como contables o administrativos, esta clasificaci n var a de acuerdo a las circunstancias individuales. CONTROL administrativo En el CONTROL Administrativo se involucran el plan de organizaci n y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos que orientan la autorizaci n de transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observaci n de pol ticas establecidas en todas las reas de la organizaci n.

9 CONTROL contable Los controles contables comprenden el plan de organizaci n y todos los m todos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros que est n dise ados para suministrar seguridad razonable de que: 1. Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones generales o especificas de la administraci n. 2. Aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operaci n y custodia de activos y auditor a interna. 3. El acceso a los activos solo se permitir con autorizaci n de la administraci n de la empresa. CONTROL INTERNO DE EFECTIVO - Separaci n de funciones de autorizaci n, ejecuci n, custodia y registro de caja y bancos.

10 - En cada operaci n de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas. - Ninguna persona que interviene en caja y bancos debe de tener acceso a los registros contables que controle su actividad. - El trabajo de empleados de caja y bancos ser de complemento no de revisi n. - La funci n de registro de operaciones de caja y bancos ser exclusiva del departamento de contabilidad. Objetivos del CONTROL INTERNO de caja: - Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos. - Promover la eficiencia del personal de caja y bancos. - Proteger y salvaguardar el EFECTIVO en caja y bancos. - Descubrir malversaciones. - Localizar errores de caja y bancos. - Detectar desperdicios y filtraciones de caja. - Obtener informaci n administrativa contable oportuna de caja y bancos.