de las Cuentas por Pagar - IMEF

1 NUM. 13 / 2005 Por Victor Araiza Mart nezDETESORER ACOMIT T CNICONACIONALC uentasporPagar son las Cuentas por Objetivos de An An lisis de la Planificaci n y el , Pol ticas y I. RESUMEN Cuentas por Pagar son las obligaciones pre-sentes de un ente econ mico, cuyo vencimientoy pago requiere la utilizaci n del capital de tra-bajo. Por esta raz n, se deben tomar en cuentatres aspectos para una administraci n efectivade las mismas: el an lisis de la liquidez, la pla-nificaci n y control de las obligaciones, y elestablecimiento de un sistema de gesti n efi-ciente de los pagos .Por la falta de una aten-ci n adecuada a estos factores, se generan cos-tos adicionales, los que algunas veces represen-tan riegos de liquidez nde las2 COMIT T CNICO NACIONAL DE TESORER ACONSEJO DIRECTIVO NACIONAL Ricardo Ancona S Eduardo Vargas PriegoPresidente del Consejo T cnicoIQ MBA Juan Carlos Erdoz in RiveraSecretario CDN y Director General IMEFCOMIT T CNICO NACIONALDE TESORER Jos AntonioHern ndez Ram V ctor Araiza Mart Gabriel Bello Hern ndezLic.

2 Federico Jos Buiter H ctor Cabello Alarc nLic. Salvador Diego Fern ndez SoteloLic. Francisco Esquivel ReyesAct. Roberto Galv n PallachAct. Ileana Mar a Gutierrez Alfonso Salvador Gomez Salim A. Hamue Armando Mendoza Gonz lezLic. Carlos Ram rez Fco. Javier Santos Jos Rogelio Velasco Jorge Zu iga Jos Antonio Hern ndezHern ndezCoordinador del Comit T cnico Nacional de Tesorer aLa importancia de un correcto manejo de las Cuentas por pagarse deriva de la necesidad de administrar apropiadamente el efec-tivo con que cuentan las empresas. Todas las empresas quierenoperar de la forma mas eficiente (utilizaci n ptima de los recur-sos) y m s rentable (generaci n de valor) posible.

3 Cuando un pro-ceso operativo se vuelve ineficiente, los costos aumentan tam-bi n. Aun cuando los costos visibles permanecen igual, talescomo los sueldos del personal encargado, existen otros costosque aumentan a medida que el proceso es m s ineficiente, comopor ejemplo, los costos por duplicidad de tareas, pagos duplica-dos, perdida de descuentos o rebajas de proveedores, penaliza-ciones por retraso de pago, tiempo dedicado a la atenci n dereclamaciones, mala imagen, etc tera. Por otra parte, el hecho de no contar con informaci n oportunay veraz impide la toma de decisiones adecuada que permitaaprovechar oportunidades e identificar riesgos.

4 La medici n deldesempe o de la organizaci n con relaci n al plan presupuesta-do no se podr realizar eficazmente, generando un enorme ries-go operativo, que en las condiciones actuales, en las que la pre-ocupaci n por los riesgos operativos se est extendiendo en lamayor parte del mundo, debido a las nuevas obligaciones nor-mativas que incrementan la atenci n sobre la forma en que segestionan todas las formas de riesgo, especialmente en lasgrandes empresas (ejemplo, Sarbanes-Oxley Act), podr a generardesconfianza hacia las empresas y finalmente QUE SON LAS Cuentas POR Pagar ?Las Cuentas por pagarse pueden definir como el conjunto de lasobligaciones presentes de una entidad, virtualmente ineludibles,de transferir activos o proporcionar servicios en el futuro a otrasentidades, y cuyo vencimiento se producir dentro del ciclo nor-mal de operaciones, lo cual ocurre generalmente dentro delmismo a o y por lo tanto, requiere de la utilizaci n del capital importante clasificar las Cuentas por Pagar para poder identi-ficar sus caracter sticas comunes ya que requieren enfoques dis-tintos en cuanto al plazo y los medios de pago adecuados.

5 Losprincipales rubros que integran las Cuentas por Pagar son lossiguientes:II. T CNICO NACIONAL DE TESORER (materia prima, energ a, servi-cios, seguros, publicidad etc.) diversos (royalties, licencias, dere-chos, rentas, honorarios ) al personal (salarios, comisiones,bonos, compensaciones) fiscales y de seguridad social( , , IMSS, ISSSTE, IINFONAVIT SARAFORES.) a entidades financieras (intereses, lea-sing, comisiones, amortizaci n de pr stamos)La clasificaci n de las Cuentas por Pagar permi-tir al administrador planificar, programar y con-trolar los pagos de las Cuentas por Pagar deacuerdo a su grado de exigibilidad y a su formade TRES OBJETIVOS DE AN un manejo adecuado de las Cuentas porpagar, el administrador debe tomar en cuentalos siguientes con una apropiada liquidezque lespermita cubrir con sus obligaciones finan-cieras, y por otra parte, dado que el dinerotiene un valor en el tiempo, tambi n requiereminimizar los costos financieros de mantenerel dinero en disponibilidad.

6 En este puntodebemos recurrir al proceso de la Admi-nistraci n Financiera del capital y y controlarlos pagos de la com-pa a, a fin de contar con informaci n quepermita salvaguardar los activos y evitar sali-das de recursos financieros de las empresas,y est relacionado con el proceso de sistemas, pol ticas y procedimien-tosadecuados que permitan gestionar lospagos eficazmente. Esto implica la selecci nadecuada del proveedor, contar con elsoporte de la operaci n, alargar el momentodel pago de forma negociada y utilizar elmedio de pago que m s convenga. Se logra apartir de un buen manejo del control EL AN LISIS DE LA Cuentas por Pagar se analizan conjunta-mente con las Cuentas por cobrar, en un proce-so que se ha denominado "ciclo de conversi ndel efectivo".

7 Este ciclo representa el tiempoque transcurre entre el pago de Cuentas porpagar y el recibo de efectivo proveniente decuentas por ndose de empresas transformadoras, elefectivo queda atado desde la compra de inven-tarios hasta que se efect a la , tiene que asumir diversas obliga-ciones de pago, a fin de poder realizar su proce-so productivo. El periodo que transcurre desdeel pago a proveedores hasta que la compa arecupere el efectivo mediante la cobranza, re-presenta este ciclo de conversi n del efectivo( ).Es necesario que las empresas realicen el an lisisde este ciclo de conversi n del efectivo aplicadoa su caso particular.

8 En el caso del sistemafinanciero, la problem tica no es contar con laliquidez suficiente para Pagar sus Cuentas , sinoc mo evitar el costo de oportunidad mantenien-do nicamente el dinero necesario y el restanteocuparlo en inversiones T CNICO NACIONAL DE TESORER A Periodo de aplazamiento de Cuentas por Pagar (20 d as) Periodo de conversi n de inventarios (50 d as) Periodo de cobro de Cuentas por cobrar (30 d as) Compra de Inventarios Ventas a cr dito Cobro de Cuentas por cobrar Ciclo de conversi n de efectivo (60 d as) 0 20 50 80 Pago de Cuentas por Pagar Fig. 1 Ciclo de conversi n de Financieras para el Ciclo de Conversi n del de conversi nde efectivoPeriodo deconversi n deInventariosPeriodo decobro decuentas por cobrarPeriodo deaplazamiento decuentas por pagarPeriodo deconversi n deInventariosInventariosCosto de ventas/365 Cuentas por cobrarVentas/365 Periodo de cobro decuentas por cobrar 365 Rotaci n deInventarios365 Rotaci n de cuentaspor cobrarPeriodo de aplazamientode Cuentas por pagarCuentas por Pagar + Salarios, prestaciones e impuestos sobre n mina(Costo de ventas, Gastos de Venta, Generales y Administrativos)

9 /365===+-==De esta situaci n se derivan varias tesis sobre loque debe ser un apropiado manejo del efectivo,de las Cuentas por cobrar y de las Cuentas porpagar, tomando en cuenta el grado de riesgo yrentabilidad que los Tesoreros de las empresasquieran asumir. Se deben tomar en cuenta losmotivos de la compa a para mantener efectivo,que se pueden resumir en tres b prop sitos de transacci la necesidadde efectivo para efectuar los pagos del volumen de transacciones y delos tiempos de entradas y salidas de efectivo,entre m s coincidan, menor ser la necesidadde mantener efectivo con este prop sitos de precauci el margende seguridad requerido para satisfacer lasnecesidades T CNICO NACIONAL DE TESORER prop sitos de especulaci basa enel deseo de aprovechar oportunidades renta-bles inesperadas que requieren efectivo.

10 En elcaso de que existan inversiones f cilmenteconvertibles en efectivo, la necesidad de con-tar con un margen de maniobra con esteprop sito ser conocer la cantidad ptima de efectivo quese debe mantener en disponibilidad, existenprincipalmente dos modelos, uno es determin s-tico y el otro probabil stico, por lo que el segun-do refleja mejor el comportamiento y las necesi-dades reales de efectivo de las compa as. Modelo trata de un modelo quesupone que la compa a puede predecir concerteza sus necesidades de efectivo futuras, losdesembolsos de efectivo se distribuyen uniforme-mente en el periodo y la tasa de inter s y los cos-tos de transacci n son fijos, por lo que puede ser til a la hora de efectuar el presupuesto de efec-tivo, con base en los datos presupuestados de lascuentas por Pagar y las Cuentas por *= Dep sito ptimo que se debe efectuar (pesos)b= Costo de efectuar cada transacci n (pesos)T= Volumen anual de transacciones (pesos)