Fiche méthodologique Rédiger un cahier des charges

1 Fiche m thodologique R diger un cahier des charges Plan de la Fiche : 1 : Pr sentation de la Fiche 2 : Introduction : les grands principes 3 : Contenu, 1 : positionnement et objectifs du projet 4 : Contenu, 2 : sp cifications applicatives 5 : Contenu, 3 : sp cifications techniques 6 : Contenu, 4 : sp cifications de r alisation 7 : Contenu, 5 : sp cifications administratives 8 : Contenu, 6 : sp cifications d' valuation 9 : Evaluation des r ponses 1 - Pr sentation de la Fiche La r daction d'un cahier des charges n'est pas une chose ais e, surtout pour les PME, dont les ressources, humaines et mat rielles, sont limit es. Cette Fiche reprend la liste des principaux composants d'un cahier de charges pour la d finition et la r alisation d'un projet de commerce lectronique.

2 Cette liste doit tre compl t e et d taill e par l'entreprise en fonction de ses besoins, de ses sp cificit s et exigences particuli res de chaque projet. Elle peut galement servir de moyen de communication, de pense-b te et d'outil de planification. 2 - Introduction : les grands principes Place du cahier des charges dans le projet Tout d'abord, il convient de rappeler que la r ussite d'un projet passera imp rativement par la d finition crite, d taill e, pr cise, exhaustive et valuable: des objectifs (mesurables) atteindre; des ressources requises; de la planification de la mise en uvre; des outils d' valuation; des m thodes de contr le. Dans le cadre de la r alisation d'un projet, le cahier des charges n'est qu'une tape dans le processus suivant: nomination d'un responsable du projet; exploration des possibilit s techniques et de l' tat de l'art en la mati re; obtention d'un consensus sur le projet au sein de l'entreprise; r daction du cahier de charges et de la m thodologie d' valuation des offres; mission du cahier des charges et la pr sentation formelle de celui-ci aux soumissionnaires potentiels; analyse des offres; n gociation et signature du contrat de mise en uvre; mise en uvre, suivi et valuation des r sultats du projet.

3 Choisir entre 2 approches 2 points de vue diff rents peuvent tre envisag s: imposer une solution, des sp cifications d taill es, un outil ou un produit; d crire uniquement les fonctionnalit s souhait es en laissant le choix de la solution adopter. Dans la pratique, le cahier de charges sera souvent un m lange de ces deux approches, le choix s'effectuant selon les besoins, l' tat de connaissance des solutions potentielles, le niveau et la quantit de comp tences disponibles dans l'entreprise pour le r diger et analyser les offres. Quelques r gles respecter: une question doit tre pr cise et se terminer par un point d'interrogation; une question ne doit tre pos e que si on peut en utiliser la r ponse dans le processus d' valuation; les questions doivent tre formul es de fa on obtenir le maximum de r ponses quantifi es, ce qui simplifie l' valuation; la quantit de questions et de r ponses doit tre facilement manipulable et g rable (l'utilisation de formulaires informatiques pr tablis par le demandeur est un must); le processus d' valuation doit si possible tre informatis.

4 Le cas de l'appel d'offres Dans le cadre d'un appel d'offre, le cahier de charges comprend deux sections: une section distribu e aux soumissionnaires contenant: ola description et le contexte du projet, oles sp cifications applicatives, techniques, de r alisation et de suivi du projet, oles sp cifications administratives et contractuelles, oles formulaires de r ponses; une section non distribu e comprenant: ola m thodologie d'analyse des offres, ole d tail des crit res de s lection. 3 - Contenu, 1 : positionnement et objectifs du projet Dans quel contexte le cahier des charges est-il tabli et quels sont ces objectifs. La r ponse ces questions essentielles passera par la d finition des l ments suivants: Description g n rale du projet objectifs poursuivis par l'entreprise; positionnement du projet dans l'entreprise par rapport son fonctionnement actuel; importance strat gique et conomique.

5 Objet du march la description non quivoque et la quantification du march (fourniture mat riel informatique et/ou de logiciels, services de d veloppement, gestion de r seau, info-gestion,..); les l ments auxquels une r ponse obligatoire est requise sous peine que l'offre ne soit pas prise en consid ration; la possibilit pour le soumissionnaire de proposer toutes les options qu'il estimera susceptible d'am liorer son offre ( valu es en utilisant les m mes crit res que pour la partie obligatoire). Description des processus informatiques et non informatiques Les processus informatiques et non informatiques existants, ainsi que les processus interfacer seront d crits: organisation de l'entreprise; applications et d partements de l'entreprise impliqu s (par exemple par un changement du mode de travail dans les services); syst mes informatiques existants en relation avec ou impact s par le projet.

6 4 - Contenu, 2 : sp cifications applicatives Ces sp cifications d criront notamment: le contenu des crans de l'utilisateur final ( informations affich es ou introduire); le contenu des bases de donn es cr er ou existantes et utiliser; les diff rentes transactions informatiques et leur cheminement entre les utilisateurs et les bases de donn es; les traitements effectuer pour chaque transaction; les liaisons avec les applications existantes (stock, facturation,..); l'interface utilisateur (par exemple, le choix du navigateur Internet, l'emploi des langues, l'ergonomie,..). 5 - Contenu, 3 : sp cifications techniques Ces sp cifications d finiront ou pr ciseront les choix suivants: localisation des terminaux utilisateurs et des serveurs informatiques; localisation des applications et des bases de donn es (lieux d'h bergement, r partition des processus applicatifs entre serveurs et utilisateurs); volumes (nombre et fr quence des transactions entre les utilisateurs et les applications r sidant dans les serveurs); r seau reliant les utilisateurs et les serveurs (type, vitesse et performance des liaisons, disponibilit , support); architecture et fonctionnalit s des serveurs: ode pages web, od'applications, ode bases de donn es.

7 Plate-forme e-commerce : d velopp e sur mesure ou choisie parmi les solutions du march ; solution de paiement (paiement lectronique en ligne ou paiement traditionnel apr s r ception de l'achat); h bergement des serveurs: dans l'entreprise ou chez un fournisseur de services (ISP): ochez un ISP : crit res de choix de l'ISP (projets d j r alis s, qualit des services, techniques de s curit , support aux utilisateurs, outils de mesure de performances et de statistiques, possibilit s d'acc s, co t, ..), odans l'entreprise : comp tences techniques sp cifiques requises (s curit , service op rationnel 24 heures sur 24, ..); outils de s curisation des transactions et des serveurs en fonction du choix du mode d'h bergement des serveurs (encryption, certificats, authentification par cl s, mots de passe, proxy, firewall, programmes anti virus.)

8 ; quipements additionnels et/ou quipements mettre jour (terminaux, serveurs, r seaux locaux ,..); proc dures, outils et ressources pour assurer la gestion et la maintenance : du r seau, du mat riel, des logiciels, des acc s, de l'usage, des co ts, de la facturation, du support utilisateur (help desk), de la performance,.. migration du syst me actuel vers le nouveau (aspects techniques, organisationnels, humains, ..); performances que le syst me doit supporter dans 90 % des cas: temps de r ponse utilisateur, temps de panne tol r , outils de mesure des performances, disponibilit requise,..); volutivit de la solution (possibilit s et co ts); plan de formation des utilisateurs et des gestionnaires; documentation requise; impact sur l'organisation actuelle; facteurs de qualit : mesure ou appr ciation.

9 6 - Contenu, 4 : sp cifications de r alisation Les contraintes du demandeur Cette partie concerne tout d'abord la liste des contraintes impos es par le demandeur. Il peut s'agir de: standards techniques (hardware, interfaces, protocoles, langages de d veloppement, format de fichiers, change de donn es, interface graphique pour les utilisateurs, interface avec les bases de donn es,..); standards propres l'entreprise : documentation, m thode d'analyse, outils de gestion de projets, de maintenance des applications, logiciels utilis s,..; ressources : accessibilit des locaux, disponibilit du personnel, r utilisation du c blage, de mat riel existant,.. Les points d finir Par ailleurs, les points suivants seront clairement d finis: maquette ou d monstration fonctionnelle: objectifs, repr sentativit par rapport au projet complet, configuration, plan de travail, ressources, crit res d'acceptation avant de poursuivre les travaux; calendrier des prestations : d but, fin, phases, check-points; planning de disponibilit des ressources (quantit , qualification , dates, lieux ) mises disposition du prestataire par l'entreprise; planning de migration de la situation actuelle vers le nouveau syst me; contenu et calendrier des r ceptions provisoires et d finitives du projet.

10 On pr cisera la m thodologie, le plan et les outils requis pour effectuer les tests: ofonctionnels, de performance et de qualit , ode mont e en charge du r seau et des applications, d'ergonomie, odes fonctions de sauvegarde et de reprise; outils utilis s pour mesurer le bilan fonctionnel, technique et budg taire, pendant la vie du projet. 7 - Contenu, 5 : sp cifications administratives Les sp cifications administratives permettent de pr ciser les points suivants: solution compl te : elle doit r pondre au cahier des charges et former une entit compl te, fonctionnelle, performante, utilisable et de qualit (selon l' tat de l'art en la mati re); d tail des co ts : oinvestissement (hardware, software, personnel de d veloppement.)