Formation SharePoint - Bases

1 Formation SharePoint - Bases Heig-VD Centre de Comp tences SharePoint RESUME Ce document fait partie int grante de la Formation propos e par le centre de comp tences SharePoint de la Heig-VD. 2/62 | Formation de base Historique de version Date Qui Remarque 21 avril 2009 J. Freyre Cr ation du document R. Grossman Ajout de chapitres et corrections Seydoux Ajout de commentaires et corrections 9 juin 209 J. Freyre Ajout de chapitres 11 juin L. Vallat Test de la Formation et Remarques 15 juin 2009 J. Freyre et R. Grosman Correction des remarques et Relecture 30 juillet 2009 Seydoux Quelques ajouts, mise en page 04 janvier 2010 J. Freyre Quelques ajouts et corrections Table des mati res 1. Contexte Enonc du probl me .. 4 2. Infrastructure disposition .. 5 Authentification .. 5 Administration centrale .. 5 Collection de site .. 5 Comment d marrer .. 6 3. SharePoint en quelques lignes .. 7 WSS & MOSS .. 7 Fonctionnalit s propos es par 7 Fonctionnalit s propos es par MOSS.

2 7 Conseils d utilisation .. 7 Architecture .. 8 4. Premier pas sur SharePoint .. 9 Page d accueil web .. 9 Acc der aux actions du site .. 9 Lister le contenu d un site .. 10 5. Cr ation de listes .. 12 Agenda .. 13 T ches .. 14 Blog .. 16 Cr ation d un blog .. 17 Administration d un blog .. 18 Liste personnalis e .. 25 Cr ation d un affichage .. 27 6. Content type (PV) .. 29 Cas d utilisation .. 29 | Formation de base 3/62 Cr ation du type de contenu .. 29 Mod le de document .. 30 Utilisation du type de contenu .. 31 7. Les WebParts .. 32 8. Gestion des workflows .. 34 SharePoint Designer .. 34 D finition du workflow .. 35 Ouvrir un site avec SharePoint Designer .. 36 Cr er un flux de travail .. 36 Etape 1 Informer .. 38 Etape 2 Collecter et Assigner .. 41 Etape 3 Avertir le chef de projet .. 45 Etape 4 Terminer le flux .. 47 9. InfoPath .. 48 10. Gestion des droits .. 56 Exemple pratique .. 57 11.

3 Liens .. 60 12. Table des figures .. 60 4/62 | Formation de base 1. Contexte Enonc du probl me La soci t NoProblemo SA d sire mettre en place un outil collaboratif pour ses collaborateurs. Elle fait appel vos services pour mettre en place un site SharePoint qui r ponde au mieux ses besoins. Apr s tude des besoins, le directeur et son quipe IT ont d termin que l outil devra permettre de: - Poss der un agenda global et permettre son int gration dans Outlook - Poss der un blog pour les discussions li es aux projets de l entreprise - Permettre de g rer diverses t ches - Regrouper les proc s verbaux des s ances - Proposer aux quipes de projets des sous sites propres leur projet - Organiser la cr ation de ces sites via un flux de travail automatis - Proposer un formulaire de d fraiement li aux v hicules On notera le fait que l installation de la ferme ne fait pas partie de votre mandat et a t effectu e par une autre entreprise sp cialis e dans ce domaine.

4 | Formation de base 5/62 2. Infrastructure disposition Afin de r aliser toutes les manipulations pr sent es dans ce document, une machine virtuelle est mise disposition. Le but de ce chapitre est de d crire cette machine. Celle-ci est utilisable par tous les collaborateurs, professeurs, assistants et tudiants de la HEIG-VD. Si vous tes amen ne plus collaborer avec la HEIG-VD, il est de votre responsabilit de la supprimer. Si tel n est pas le cas, vous tes passible de poursuites judiciaires. Afin de vous connecter sur la machine virtuelle, plusieurs comptes ont t cr s. Chaque compte un r le bien pr cis. Le tableau ci-dessous pr sente les diff rents comptes ainsi que leurs mots de passe. Identifiant Mot de passe Description SPAdmin spadmin Administrateur local (Central Admin) Webmaster webmaster Administrateur de la collection de site Collaborateur collaborateur Utilisateur sans pouvoirs pour le moment Visiteur visiteur Utilisateur sans pouvoirs pour le moment Administrator mos_moss2007 Administrateur local de la machine Le cours est pr vu pour l utilisateur webmaster , les autres comptes ne sont l qu des fins de tests ou pour des gens d sirant aller plus loin dans SharePoint .

5 Centrale L administration centrale (Central administration) est le c ur de SharePoint . Les collections de site y sont cr es, ainsi que toute la gestion des applications. Cette partie du logiciel ne sera pas abord e, et les utilisateurs de SharePoint n y sont pas confront s. Toutefois, il est possible d y acc der avec l utilisateur SPAdmin de site Lorsque vous vous authentifiez sur le serveur en tant que Webmaster , vous trouvez un raccourci sur votre bureau qui vous envoie la racine de la collection de sites pr sente sur le serveur comme le montre la figure ci-dessous. Figure 1 - Sites pr sent dans la collection Home 6/62 | Formation de base Site racine ; vous y trouverez de la documentation concernant le cours en g n ral. Cours Site vierge ; c est ici que vous r aliserez l atelier. SandBox Bac sable ; vous pouvez y faire des essais sans vous soucier des cons quences sur les autres sites. Objectif final Site pr sentant l objectif final du cours ; ce quoi vous arriverez la fin du cours.

6 Etapes Site contenant les tats interm diaires du site que vous allez cr er durant le cours. Si vous n arrivez pas r aliser une tape, vous pouvez passer la suivante en partant de ces sites. d marrer Afin de pouvoir visualiser sur votre machine ce qui est pr sent dans le chapitre suivant, vous pouvez vous authentifier en tant que Webmaster , et utiliser le lien sharepoint_home , pr sent sur votre bureau pour acc der la racine de la collection de site. | Formation de base 7/62 3. SharePoint en quelques lignes & MOSS WSS (Windows SharePoint Services) est une fonctionnalit disponible avec Windows 2003 Server qui doit tre activ e. MOSS (Microsoft Office SharePoint Server) est quant elle une extension de WSS et est payante. Elle propose un grand nombre de fonctionnalit s suppl mentaires principalement li es aux donn es m tiers. Fonctionnalit s propos es par WSS Nombre illimit de sites web d' quipe/de portails Gestion documentaire avec possibilit s de collaboration (Check-in/Check-out, workflow, m tadonn es, m'avertir, ) Gestion des t ches et des calendriers au niveau du groupe Gestion centrale des notifications (probl mes, plaintes, helpdesk.)

7 La collecte d'information/de sondages l'aide de formulaires d'enqu te Moteur de recherche tendu dans chaque site Possibilit s de workflow (par exemple demande de cong , notes de frais, ..) Tableaux de bord num riques Fonctionnalit s propos es par MOSS Consolidation de tous les sites d' quipe de l'entreprise Enterprise search : Consulter diff rentes sources au sein de l'entreprise partir d'une interface unique (portails, e-mail, ERP, CRM ..) Base de donn es personnel centralis e avec possibilit s de recherche tendue ventuellement coupl e la gestion interne du personnel. Catalogue de Donn es M tier (BDC) Liaison standard avec des syst mes externes (Exemple: CRM/ERP) Centre de rapportage : point central de gestion de tous les rapports, de toutes les connexions data. Excel Services : offre les fonctionnalit s Excel dans l'explorateur web. Confection de formulaires lectroniques, accessibles partir de l'explorateur web.

8 Note : Les deux listes ci-dessus sont tir es de : d utilisation Afin de profiter pleinement des fonctionnalit s de SharePoint , nous conseillons d utiliser les outils 100% Microsoft comme Internet Explorer ou la suite Microsoft Office. Bien entendu, il est possible d utiliser SharePoint avec des outils tels que Safari, Firefox ou la suite Office 2008 pour Mac si l on est conscient de ne pas pouvoir profiter de toutes les fonctionnalit s offertes et int gr es aux outils Microsoft. 8/62 | Formation de base SharePoint fonctionne d une mani re tr s hi rarchique. Au premier niveau, on trouve la ferme qui va permettre d h berger une ou plusieurs Web Applications1. Ces Web Applications vont contenir une ou plusieurs Site Collection qui sont elles-m mes compos es d un ou plusieurs sites. Finalement, ces sites seront les parents d un ou plusieurs listes/sites tant eux m me les parents d autres listes ou sites. Figure 2 - Architecture dans SharePoint 1 Une Web Application correspond un site sur le serveur IIS (Internet Information Service) | Formation de base 9/62 4.

9 Premier pas sur SharePoint d accueil web La page d accueil contient 4 zones principales: - La premi re zone est li e l utilisateur connect . - La seconde zone repr sente une s rie d onglets permettant d acc der certaines parties du site (d une mani re globale). Ces onglets sont g r s par l administrateur. - La zone III repr sente les liens internes au site courant. Il est possible de modifier cette navigation au travers de l interface d administration - La zone IV va repr senter le contenu Figure 3 - Page d'accueil de SharePoint Lors du premier lancement, il se peut que le chargement soit relativement lent. Cela est tout fait normal car SharePoint doit r cup rer et initialiser tout le contenu. der aux actions du site Afin de pouvoir atteindre la partie de gestion d un site SharePoint , il faut tout d abord poss der les droits sur ce site (nous verrons comment d finir les droits au sein d un site dans le chapitre. Dans la seconde zone, il suffit de cliquer sur le bouton Actions du site puis sur Param tres du site.)

10 10/62 | Formation de base Figure 4 - Acc der au param tres du site Figure 5- Param tres du site le contenu d un site Le menu de gauche nous pr sente un certain nombre d l ments en rapports avec le site courant. Toutefois, il est possible que certains l ments ne soient pas affich s par d faut ou alors qu ils aient t cach s par l administrateur. Pour afficher tout le contenu d un site, il suffit de cliquer sur le bouton Afficher tout le contenu du site . La page affich e pr sentera alors tous les l ments du site. On constate galement qu ils sont regroup s en fonction de leur type (liste, biblioth que, espace de travail). | Formation de base 11/62 Figure 6 - Menu du site Figure 7 - Contenu d'un site SharePoint 12/62 | Formation de base 5. Cr ation de listes Pour ajouter une liste au sein du site, il suffit de lister tout le contenu du site (voir chapitre Lister le contenu d un site) et de cliquer sur le bouton Cr er qui se trouve en haut gauche de la zone de contenu.