Guide plan de formation - OPCA AGEFOS PME …

1 AGEFOS PME Bretagne 1 Guide pour aider laborer et mettre en uvre le Plan de formation Pourquoi aider l entreprise laborer et mettre en uvre son plan de formation ? L aide l laboration du Plan de formation de l entreprise constitue une des prestations de conseil de base offertes par l AGEFOS PME ses clients. Pour que ce service soit r ellement un service de qualit , c est dire qu il permette de faire progresser l entreprise dans sa r flexion sur ses besoins de comp tences, il est n cessaire que le conseiller d tienne une m thodologie. Le plan de formation est entendu ici dans le sens d'un plan d'actions au service d'une politique, ce qui inclut une dimension pr visionnelle et de programmation.

2 Il s'agit d'aider l'entreprise r fl chir aux incidences de sa strat gie sur les contenus d emplois et des comp tences qui leur sont associ es, et d tudier avec elle en quoi la formation peut constituer une r ponse pertinente aux besoins, en compl mentarit avec d autres moyens d action envisager. Cette d marche permet d accompagner l entreprise dans la formalisation de sa politique de formation (en termes de contribution attendue de la formation ) et de l aider traduire cette politique dans un plan de formation . Ce plan de formation doit ob ir aux dispositions r glementaires en vigueur. Concr tement les actions de formation peuvent r pondre diff rents types d objectifs1, : - adapter les salari s aux exigences des postes - accompagner les volutions d emplois et favoriser le maintien dans l emploi des salari s - d velopper les comp tences des salari s et participer l volution de leur qualification.

3 Enfin, dans la continuit de cette d marche, le conseiller peut utilement guider l entreprise dans la mise en uvre de son plan de formation , en lui proposant des rep res et un outil de suivi. 1 Cl Accord du 20 septembre 2003 relatif l acc s des salari s la formation tout au long de la vie professionnelle AGEFOS PME Bretagne 2 Qui labore le plan de formation ? Le conseiller de l' AGEFOS -PME est l pour guider la d marche de construction du plan avec le chef d'entreprise ou le responsable charg du plan. Les d cisions sont prises par l'entreprise ; le conseiller propose une d marche, une m thode qui va aider d terminer les besoins, faire des choix, fixer des priorit s.

4 A partir des informations recueillies et des changes, le conseiller formalise le plan et le fait valider par le chef d'entreprise. Pour cette prestation de conseil l'interlocuteur doit tre n cessairement le chef d'entreprise ou un responsable susceptible de prendre en compte les axes strat giques. Compte tenu de la r flexion qui doit tre men e pour aboutir au plan de formation , ce ne peut- tre en aucun cas le seul gestionnaire du plan. Comment laborer le Plan de formation ? Ce travail est r alis partir des l ments apport s par le chef d'entreprise au cours d un entretien approfondi, et la prise en compte de documents remis par l entreprise. Il n cessite une pr paration, la mise en oeuvre d'une d marche et l'utilisation d'outils de recueil d'informations par le conseiller.

5 Les outils " Guide pour mener une approche globale de l entreprise " et " Guide pour aider produire un diagnostic RH " constituent des outils pr cieux pour mener l'investigation pr alable la construction du plan. A quel moment laborer le Plan de formation ? La pratique habituelle veut que la construction du plan se d roule au cours des mois de septembre novembre pour l ann e suivante. Mais les jalons doivent tre pos s dans l entreprise tout au long de l'ann e pour alimenter la construction du plan de formation : entretiens annuels, phases d' valuation, gestion des comp tences au quotidien, axes strat giques, d veloppement de nouveaux Le plan est la conclusion d'un travail fait tout au long de l'ann e. Par cons quent le Conseiller de l AGEFOS -PME, dans le cadre de son suivi des entreprises, doit tre attentif tous les v nements et projets susceptibles d avoir des incidences en mati re de besoins d volution des comp tences.

6 AGEFOS PME Bretagne 3 Plan du Guide Cet outil est compos de 4 volets : Volet 1 La d marche d laboration du plan de formation Volet 2 La formalisation du Plan de formation Volet 3 La mise en uvre du plan de formation Volet 4 : Annexes . Analyser les activit s et les comp tences . Les obligations de l entreprise concernant le plan de formation AGEFOS PME Bretagne 4 Volet 1 La d marche d laboration du plan de formation Les diff rentes situations possibles : L interlocuteur du conseiller doit toujours tre soit le chef d entreprise soit le responsable RH charg du plan de formation . La phase d laboration du plan peut se d rouler de fa on diff rente car le conseiller peut se retrouver devant plusieurs cas de figure : 1) l entreprise a construit un plan de d veloppement des comp tences : Dans ce cas tout le travail en amont est normalement d j effectu et le conseiller aura seulement d velopper le plan d actions concernant la formation 2) le conseiller dispose d informations suffisantes sur la situation globale de l entreprise et a conduit un diagnostic RH Au cours de la pr sentation du diagnostic, il aura fait valider ou aura identifi avec son interlocuteurs des objectifs en termes de besoins de comp tences, et des solutions formation auront probablement t envisag es.

7 Le Conseiller peut donc repartir de l soit pour proposer une s ance de travail en vue d laborer le plan de formation soit pour pr senter au chef d entreprise une premi re bauche de plan (si la r flexion est d j bien avanc e). Dans ce cas une seule rencontre avec le chef d entreprise ou le responsable RH, doit suffire pour prendre les d cisions sur le contenu du plan. Les aller et retour pour la finalisation du document pourront alors tre conduits distance. 3) le Conseiller a men un entretien approche globale de l entreprise : La pr sentation du compte-rendu l entreprise ( l aide des tableaux figurant au volet 3 du Guide pour mener une approche globale de l entreprise) aura permis de mettre en lumi re et de faire valider les principaux l ments de sa situation, d identifier ses projets et de d gager des pistes de r flexion concernant des points am liorer.

8 Des actions, notamment en mati re de formation , auront probablement d j t voqu es. Le Conseiller qui a conduit ce travail, a des l ments en main pour relancer l entreprise et lui proposer de l aider formaliser son plan de formation . Il lui faudra pr parer sa rencontre avec l entreprise : se remettre en m moire les informations recueillies, les pistes d actions voqu es avec le chef d entreprise, et proposer une trame pour rendre la s ance de travail plus efficace. 4) l entreprise n est pass e par aucune de ces tapes et le conseiller ne dispose AGEFOS PME Bretagne 5 pas d informations sur la situation actuelle de l entreprise et ses projets Le Conseiller se doit alors de commencer la d marche d laboration du plan de formation par un entretien approfondi avec le chef d entreprise, ou son responsable RH.

9 Il s aidera pour cela des trames d entretien figurant aux volets 1 et 2 du Guide pour mener une approche globale de l entreprise . Puis, apr s avoir trait les informations recueillies, reprendre contact avec l entreprise en vue de la construction du plan de formation . Conduite de la s ance de travail avec l entreprise : Phase de pr paration - apr s avoir conduit un entretien de type approche globale de l entreprise , le conseiller s aidera des tableaux figurant au volet 3 du Guide correspondant pour mettre en lumi re les principaux constats concernant la situation, les projets envisag s, et d gager des pistes de r flexion. - ou bien, s il a conduit un diagnostic RH, il reprendra les axes de progr s (volet 3 du Guide pour aider produire une diagnostic RH) ainsi que les pistes d actions envisag es au moment de la restitution au chef d entreprise.

10 Par ailleurs le conseiller a tout int r t bien se remettre en m moire les apports dont il a pu b n ficier sur la notion de comp tences (formations suivies, d marche gestion par les comp tences ..). Sinon, il lui sera utile de se reporter au document annexe figurant au volet 4 de ce Guide . A partir de cette base de pr paration, la r flexion sur la construction du plan avec le chef d entreprise, ou son responsable RH, devrait s organiser autour des points suivants : Trame de questionnement pour la construction du plan : . Identifier les cons quences des projets et changements pr vus : - sur les secteurs (ateliers, services) concern s - sur les contenus des emplois (en termes d activit s nouvelles ou d velopper) - sur les comp tences qui seront requises pour la tenue des postes de travail Sur ces diff rents points, il sera judicieux de conseiller au chef d entreprise de consulter ou de r unir son encadrement pour avoir des l ments plus pr cis sur l impact des changements sur les activit s et comp tences.