Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de …

1 Initiation AUX principes fondamentaux . DE LA gestion DE projet . Bureau des technologies d'apprentissage D veloppement des ressources humaines Canada (DRHC). 2003. gestion de projet L' lan, l'empressement et la dynamique d'un nouveau projet nous incitent tout naturellement foncer. Bien que votre enthousiasme et votre imagination soient essentiels la r alisation des objectifs de votre projet , ils ne suffisent pas eux seuls. La r ussite d'un projet est aussi fonction d'une gestion efficace. En pr parant une demande de financement au BTA, vous avez d j effectu une bonne part du travail n cessaire la saine gestion d'un projet et vous pourrez maintenant r colter les fruits de votre travail assidu. Un peu de planification additionnelle avant d'amorcer le projet pilote vous permettra d'en assurer le succ s. Le pr sent module d'apprentissage a pour but de vous initier aux principes fondamentaux de la gestion de projet .

2 Les sous-sections pr sentent la terminologie de base de la gestion de projet , d crivent les particularit s des projets r ussis et offrent des conseils pratiques pour la cr ation d'un plan de gestion simple et utile, la r alisation de votre projet pilote d'apprentissage communautaire. Nous esp rons qu'il vous sera utile. Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 2. Qu'est-ce qu'un projet ? Selon le Project Management Institute (PMI), un projet est toute activit r alis e une seule fois, dot d'un d but et d'une fin d termin e et qui vise cr er un produit ou un savoir unique. Il peut n cessiter la participation d'une seule ou de milliers de personnes. Sa dur e peut tre de quelques jours ou de plusieurs ann es. Il peut tre entrepris par une seule organisation ou par un groupe d'organismes int ress s. Il peut s'agir de quelque chose d'aussi simple que l'organisation d'un v nement d'une journ e ou d'aussi complexe que la construction d'un barrage sur une rivi re.

3 Qu'est-ce que la gestion de projet ? La gestion de projet est l'utilisation d'un savoir, d'habilet s, d'outils et de techniques dans le cadre des activit s d'un projet , en vue de satisfaire ou de d passer les exigences et les attentes des parties prenantes l' gard d'un projet . Le gestionnaire de projet , parfois appel . coordonnateur ou chef de projet , en administre les d tails, au jour le jour. Il s'agit l d'un d fi constant qui demande une compr hension du contexte plus g n ral du projet et la capacit . de concilier des exigences contradictoires telles que : les ressources disponibles et les attentes;. les priorit s diff rentes des parties prenantes;. les besoins d finis et la port e du projet ;. la qualit et la quantit . Heureusement, nombre d'outils et de techniques de gestion de projet ont t mis au point cette fin. Les pages suivantes pr sentent quelques-unes des techniques qui, s'ajoutant votre cr ativit et vos efforts, serviront de fondement un projet d'apprentissage r ussi.

4 Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 3. Caract ristiques des projets r ussis Dans le cadre de la pr sentation de votre demande de financement, vous avez d fini clairement les objectifs de votre projet , recherch des partenariats avec des organismes ayant des objectifs semblables et mis au point un plan d'action d taill pour sa r alisation. De ce fait, vous avez jet les fondations de la r ussite. Examinez les particularit s suivantes des projets r ussis : 1. Des objectifs pr cis Les projets les plus r ussis ont des objectifs d finis clairement d s le d part. 2. Un plan de projet bien tabli Un plan con u avec minutie est utile pour deux raisons. D'abord, il permet chaque participant de comprendre et de contribuer au projet . Il pr cise les responsabilit s de chacun et value combien d'argent, de personnes, de mat riel et de temps sont n cessaires l'ach vement du projet .

5 Ensuite, il sert d'outil de suivi et vous permet d'adopter des mesures correctives t t dans le processus si les choses tournent mal. 3. La communication, encore la communication Votre projet repose sur la collaboration entre toutes les personnes qui y prennent part. Une communication r elle et continue doit s' tablir entre les parties, si elles veulent uvrer ensemble . la r ussite du projet . 4. Une envergure ma tris e Tout au long du projet , vous ferez face plusieurs situations qui ne contribuent pas toutes vos objectifs. Il importe que vous portiez attention vos priorit s, avec une perte minimale de temps et de concentration. 5. Le soutien des intervenants D'ordinaire, les projets sont le fait de plusieurs parties prenantes. Il importe que celles-ci vous accordent leur soutien pour toute la dur e du projet de fa on ce que l' quipe atteigne ses objectifs.

6 Combien de ces caract ristiques votre projet pr sente-t-il? Comment l'am liorer? Les outils et techniques propos s tout au long du pr sent module sont con us pour contribuer ce que votre projet comporte les cinq caract ristiques pr c dentes. Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 4. La planification du projet Chaque projet a un cycle de vie compos d' tapes franchir du d but la fin. Les grandes tapes d'un projet financ par le Bureau des technologies d'apprentissage sont les suivantes : 1. L' laboration du concept, des buts et des objectifs d'un projet qui a recours la technologie pour faciliter l'apprentissage et l'acquisition de comp tences. 2. La pr sentation d'une demande de financement au BTA. 3. La r alisation de la phase initiale ( tablissement de partenariats, valuation des besoins, inventaire des ressources d'apprentissage dans la communaut ).

7 4. La r alisation du projet pilote. 5. La r daction du rapport final et la diffusion des r sultats. Les techniques pr sent es dans le pr sent module vous aideront r aliser la quatri me tape, celle de la r alisation de votre projet pilote d'apprentissage communautaire. L' laboration du projet et la pr sentation d'une demande de financement vous ont permis de franchir plusieurs tapes dans la planification de votre projet : vous avez trouv des partenaires et d termin la composition de l' quipe, r parti la responsabilit de chaque t che, mis au point un plan d'action, pr par un budget des ressources et mis au point une strat gie de promotion et labor un plan d' valuation. Ces l ments constituent le fondement d'un plan de projet . Le plan de projet tablit les r gles de base et les nonce de fa on claire. C'est une tape particuli rement importante puisque les projets du BTA mettent habituellement en jeu plusieurs partenaires et intervenants ayant des int r ts et des points de vue diff rents.

8 Plusieurs probl mes rencontr s lors de certains projets auraient pu tre vit s ou minimis s si, d s le d part, un plan de projet d taill avait t mis au point. Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 5. La planification? Pourquoi? En premier lieu, il est essentiel que tous les partenaires comprennent et acceptent les r gles fondamentales qui r giront le projet . Il faut veiller ce que les objectifs soient formul s clairement de fa on viter tout d saccord ult rieur. En second lieu, le plan de mise en oeuvre d'un projet contribue la ma trise et la mesure de son progr s. Maintenant que la constitution de l' quipe et les possibilit s de financement sont d termin es, vous devriez passer en revue votre plan et y ajouter les d tails particuliers qui faciliteront une gestion r ussie. Troisi mement, le plan de projet vous aidera faire face aux changements susceptibles de survenir ou, plut t, qui surviendront in vitablement.

9 Que se passera-t-il, par exemple, si l'un des intervenants ajoute un nouvel objectif au projet ? Un plan de projet d taill vous aide affronter ce type de situation et vous en tenir aux objectifs g n raux du projet . Enfin, le plan d'ex cution d'un projet contribue consolider le soutien des parties prenantes au cours des mois ou des ann es que durera le projet . Encore une fois, ce fait est particuli rement important parce que vous aurez besoin du soutien de personnes appartenant divers organismes et sur lesquelles vous ne pourrez exercer aucune autorit directe. Pr voyez suffisamment de temps pour obtenir l'accord des divers repr sentants des parties prenantes, particuli rement s'ils ont des horaires qui ne concordent pas avec les v tres. Ne sous-estimez pas le temps requis pour parvenir une entente. Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 6.

10 Qu'est-ce qui constitue un plan de projet ? Puisqu'il n'y a pas deux projets pareils, il n'existe pas non plus deux plans de projet qui soient identiques. Pour qu'il soit d'une utilit maximum, votre plan de projet doit tre pertinent, compr hensible et tenir compte de l'importance et de la complexit de votre projet unique. Votre plan de projet devrait inclure les l ments suivants : 1. le mandat de projet ;. 2. le calendrier d'activit s;. 3. l'horaire de travail;. 4. la matrice de responsabilit s;. 5. le budget de plan de projet ;. 6. les tapes importantes, avec les dates cibles;. 7. la strat gie de gestion du risque. Le plan de projet devrait tre remis au gestionnaire de projet , au promoteur, chaque partenaire et tous les principaux membres du personnel du projet . Il s'agit d'un outil de grande valeur qui peut permettre d' viter la confusion quant la port e du projet et les malentendus sur les responsabilit s, les ch anciers ou la gestion des ressources.