L’AVIS DE CONVOCATION - radiorfa.com

1 L AVIS DE CONVOCATION D FINITION : L avis de CONVOCATION (ou simplement la CONVOCATION , dans un contexte moins officiel) a pour but d aviser des personnes, par crit, de la tenue d une r union ou d une assembl e laquelle elles sont convi POURQUOI UN AVIS DE CONVOCATION ? Diff rentes situations exigeront que vous r digiez un avis de CONVOCATION . Ce pourrait tre une r union des employ s et des b n voles ; une session de travail d un comit ; une s ance extraordinaire du conseil d administration ; l assembl e g n rale annuelle, etc. QUOI RESSEMBLE UN AVIS DE CONVOCATION ? L avis de CONVOCATION doit tre la fois bref, clair et pr cis, et ce, peu importe la r union. Il peut s agir d une lettre personnalis e ou encore d une note avec les renseignements suivants : - qui convoque la r union ; - le genre de r union (session de travail, assembl e g n rale annuelle, etc.) ; - la date, le jour, l heure et le lieu de la r union ; - la raison de la r union.

2 On trouvera en annexe A, un avis de CONVOCATION fictif. QUE PEUT-ON Y METTRE EN PLUS ? En g n ral, on joint un projet d ordre du jour ou, si la rencontre est moins formelle, simplement l num ration des sujets dont on discutera. Cela permet aux participants de mieux se pr parer. On peut fournir ces renseignements dans le texte de la CONVOCATION ou, quand l ordre du jour est plus long, l exp dier en pi ce jointe comme document s par . Important ! Sachez que l ordre du jour propos ne devient officiel qu une fois adopt en d but de s ance par les participants. Encore plus important ! On ne peut inclure de projet d ordre du jour un avis de CONVOCATION pour une r union extraordinaire, mais seulement un ordre du jour d finitif tant donn que le contenu ne peut tre modifi . Quelquefois, on peut demander aux participants de sugg rer des points ajouter l ordre du jour ou la liste des sujets. 1 Office qu b cois de la langue fran aise, Banque de d pannage linguistique / La r daction et la communication QUELS AUTRES DOCUMENTS SONT PERTINENTS ?

3 En plus de l ordre du jour, on peut aussi joindre l avis de CONVOCATION d autres documents, tels que les tats financiers, le proc s-verbal de la derni re r union, ou quelque autre document dont les participants devraient prendre connaissance avant la r union. On les pr cise sous la mention pi ce(s) jointe(s) (ou p. j.) au bas de la CONVOCATION . COMMENT TERMINER L AVIS DE CONVOCATION ? En g n ral, on compl te l avis de CONVOCATION en invitant la personne assister la r union. Si l avis de CONVOCATION est r dig sous la forme d une lettre personnelle, on termine par une formule de salutation compl te ; s il s agit d une note, la formule de salutation se termine plus simplement par une courte conclusion. La CONVOCATION doit tre sign e par la personne qui organise la r union ou par celle qui agit titre de secr taire. Id alement, on l exp die au minimum une semaine avant la tenue de la r union, ce qui donne le temps aux participants de se pr parer.

4 Hyperliens externes Hormis l Annexe A la page suivante, on trouvera quelques exemples d avis de CONVOCATION en cliquant sur ces hyperliens : Exemple d'avis de CONVOCATION (1), Exemple d'avis de CONVOCATION (2), Exemple d'avis de CONVOCATION (3), Exemple d'avis de CONVOCATION (4) et Exemple d'avis de CONVOCATION (5). ANNEXE A Notre-Ville, le 22 mai 2012 AVIS DE CONVOCATION Notre Organisation Inc. vous invite prendre part son Assembl e g n rale annuelle (AGA), Le 2 juin 2012 l H tel Principal, 1234, rue Principale, Notre-Ville (Province) Cher membre, En tant que membre en r gle de Notre Organisation Inc., vous tes cordialement invit prendre part l'Assembl e g n rale annuelle (AGA) qui se d roulera samedi, le 2 juin 2012, l'H tel Principal, 1234, rue Principale, Notre-Ville (Province). ORDRE DU JOUR PROPOS Samedi, le 2 juin de 10h30 12h00 1. Ouverture de l'Assembl e g n rale annuelle ; 2.

5 Lection d'un(e) pr sident(e) d'assembl e ; 3. lection d'un(e) secr taire d'assembl e ; 4. Adoption de l'ordre du jour propos ; 5. Adoption du proc s-verbal de l'Assembl e g n rale annuelle 2011 ; 6. Pr sentation des membres du conseil d'administration ; 7. Rapport du pr sident du conseil d administration de Notre Organisation Inc. ; 8. Rapport du directeur g n ral de Notre Organisation Inc. ; 9. Pr sentation des tats financiers v rifi s ; 10. Choix d'un(e) firme d audit des tats financiers. 11. Affaires nouvelles : A) Ratification des r solutions du bureau de direction et du conseil d'administration de Notre Organisation Inc. ; B) Ratification de la liste des membres de Notre Organisation Inc. ; 12. Adoption des pr visions budg taires 2012-2013 ; 13. Varia ; 13. Lev e de l'assembl e. En esp rant vous compter parmi nous le samedi 2 juin prochain pour cette Assembl e g n rale annuelle, je vous prie d accepter, cher membre, mes salutations distingu es.

6 Nom Pr nom, Pr sident de Notre Organisation Inc. p. j. Proc s-verbal de l Assembl e g n rale annuelle 2011